Choisir un Progiciel de Gestion Intégré : Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?

Par: GURUS Solutions

Avant de choisir un Progiciel de Gestion Intégré comme solution pour son entreprise, il est important d’en connaître les caractéristiques essentielles et son fonctionnement.

 

Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) ou encore parfois appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un outil de gestion permettant la gestion et le suivi quotidiens des informations et services dans une entreprise.

 

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Choisir un Progiciel de Gestion Intégré ou logiciel ERP

 

Émanant  d’un éditeur unique, le Progiciel de Gestion Intégré, comme Oracle NetSuite, est un outil de gestion adapté à tout type d’entreprise et de secteur d’activité. Il traite l’ensemble des informations qui y sont insérées avec une mise à jour en temps réel, pour l’ensemble des utilisateurs (dans le cas de plusieurs modules).

Faire le choix
Choisir un Progiciel de Gestion Intégré global

Le progiciel de gestion intégré peut couvrir :

  • L’ensemble du système informatique d’une entreprise
  • Seulement une partie du système informatique de l'entreprise

 

L’entreprise, dans un premier temps, ou par besoin, peut faire le choix de n'implémenter que certains modules, on parle ici plutôt de logiciel ERP. Comme on en rencontre souvent en gestion commerciale.

Il peut couvrir l’ensemble du Système d’Information (SI) de l’entreprise (sauf si l’entreprise ne choisit dans un premier temps d’implémenter que certains modules de l’ERP). De cette manière, l’outil de gestion implémenté est synonyme de souplesse pour l’entreprise.

Pourquoi choisir un logiciel ERP ou Progiciel de Gestion Intégrée (PGI) ?

 

Premièrement, le progiciel n’a qu’une seule base de données, il est donc la garantie de l’unicité des informations contenues et partagées.Car il dispose d’une base de données unique et partagée par tous. Il permet l’utilisation de données communes par l’ensemble des services de la société.
 
Ainsi, c’est également un outil de gestion qui est utile pour un audit: il permet de trouver aisément l’origine de toute information ou modification de la base de données.
 
Enfin, c’est un outil de gestion évolutif : il peut s’adapter aux besoins des différents types d’entreprises et de secteurs. Et il comprend des modules permettant de développer des projets.

Choisir un Progiciel de Gestion Intégré et adapté

Choisir un Progiciel de Gestion Intégré adapté suppose de connaître ses besoins en gestion.

Car l’ERP peut couvrir et homogénéiser de nombreux domaines et services dans une structure. Et ce, quel que soit sa taille ou son secteur d’activité.

Exemples de domaines couverts par un logiciel ERP

 

Le périmètre de gestion d’un logiciel ERP est donc large. Voici quelques exemples de services qui sont concernés de manière indépendante ou mutuelle par le choix d’un Progiciel de Gestion Intégré.

 

L’administration des ventes : gestion commerciale, force de vente, back-office
Le service comptabilité : comptabilité fournisseur, comptabilité client, finances, gestion, budgets
Le service logistique : gestion des stocks ( entrées et sorties de stock), le transport et la logistique (amont, aval, sur site)
La direction commerciale : statistiques sur les ventes ou les achats, prévisionnels...

 

Chaque module peut donc être implémenté de manière indépendante avec un outil de gestion couvrant un périmètre délimité ou bien de manière globale.

Comment fonctionne un PGI?

Le progiciel de gestion intégré est un système qui gère une base de données d'informations liées aux processus métier, des ressources humaines à la gestion de la relation client. Mais c'est bien plus qu'une simple base de données : la plupart des ERP permettent l'automatisation et l'intégration des processus métier. Réduisant ainsi la quantité de travail manuel que votre équipe doit effectuer. En résumé, un système de planification des ressources d'entreprise est une suite d'applications intégrées permettant de gérer, d'automatiser et de connecter les principaux processus d'entreprise.

Aujourd'hui, le cloud computing domine le modèle de fourniture des progiciels de gestion intégrés. Les applications mobiles permettent aux utilisateurs de tirer parti des capacités du système en déplacement.
 
En général, la planification des ressources de l'entreprise utilise une base de données centralisée pour divers processus commerciaux afin de réduire le travail manuel et de simplifier les flux de travail existants. Un système ERP contient généralement des tableaux de bord où les utilisateurs peuvent consulter en temps réel les données recueillies dans toute l'entreprise pour mesurer la productivité et la rentabilité.
 
Par exemple, un logiciel ERP pour la chaîne d'approvisionnement logistique peut recevoir une commande d'un client et envoyer automatiquement cette information au centre de distribution le mieux placé pour exécuter la commande en temps voulu. Selon la solution que vous choisissez, votre ERP peut être en mesure d'examiner les niveaux de stock, les délais d'expédition et d'autres facteurs pour décider quel centre de distribution serait le plus productif et le plus rentable pour exécuter une commande.

Sans logiciel ERP, les données sont généralement cloisonnées par département et il peut être difficile d'y accéder dans toute l'entreprise. En utilisant un logiciel ERP, les données de plusieurs départements peuvent être facilement partagées et visualisées dans toute l'entreprise. Cette richesse d'informations et cette simplification peuvent contribuer à l'élaboration d'objectifs commerciaux et réduire le temps que vos employés consacrent à des tâches qui pourraient être automatisées.
 

Valeur commerciale du PGI

 

Les progiciels de gestion intégrés ont beaucoup à offrir en matière de valeur commerciale. Vous pouvez vous attendre à ces avantages lorsque vous utilisez un système ERP :

Concentration des coûts informatiques
Visibilité totale à travers l'organisation
Amélioration des rapports et de la planification                    
Modularité flexible
Amélioration de l'efficacité
Service à la clientèle
Sécurité et qualité des données
Collaboration et flux de travail améliorés
Processus d'entreprise normalisés
Conformité réglementaire facilitée
Amélioration de la gestion de la chaîne d'approvisionnement
Évolutivité supérieure

Qui utilise le logiciel ERP ?

 

Les petites entreprises comme les méga-corporations utilisent l'ERP pour rationaliser leurs flux de travail. Les solutions de ressources d'entreprise sont également utilisées dans divers secteurs. Voici quelques-uns des secteurs où les petites et grandes entreprises utilisent couramment l'ERP :

 

  • Vente au détail
  • Commerce de gros
  • Fabrication
  • Produits pharmaceutiques
  • Distribution
  • Technologie
  • Hôtellerie et restauration
  • Construction
  • Aérospatiale et défense

 

Selon le fournisseur, le logiciel peut être personnalisé ou configuré en fonction des besoins spécifiques de votre secteur. Par exemple, de nombreuses entreprises pharmaceutiques qui utilisent un ERP sont en mesure de suivre les réglementations légales grâce à leur système de planification des ressources de l'entreprise, ce qui leur permet de mettre à jour leur flux de travail en conséquence.
 
En fonction de votre secteur d'activité, il se peut qu'une solution de planification des ressources d'entreprise spécifique soit développée pour répondre à vos besoins. Par exemple, les logiciels de distribution et les logiciels de fabrication font partie de la suite ERP. L'avantage d'utiliser ces solutions spécifiques pour les entreprises de distribution ou de fabrication est que l'utilisation de ce système spécialisé nécessite moins de personnalisation ou de configuration pour que le système soit opérationnel.

Principales fonctionnalités d’un
Progiciel de Gestion Intégré

 

L'un des principaux arguments de vente d'un ERP est la grande variété de fonctionnalités disponibles dans les différents systèmes. Étant donné que la principale prémisse d'un ERP est la façon dont ces différents modules interagissent les uns avec les autres pour générer des informations exploitables et exécuter des fonctions commerciales, il est important de vérifier si un fournisseur inclut les fonctions de base et spécialisées dont vous avez besoin pour aider à rationaliser vos opérations commerciales.

Outre les fonctions généralement incluses dans un progiciel de gestion intégré "prêt à l'emploi", il existe de nombreux modules complémentaires qui peuvent être mis en œuvre en fonction des besoins de votre entreprise. Par ailleurs, certains fournisseurs proposent un système modulaire, ce qui signifie que vous n'avez jamais à choisir une solution dotée de fonctionnalités "de base" dont vous n'avez pas besoin. La modularité de l'ERP est une tendance majeure dans l'industrie de l'ERP et permet aux utilisateurs de configurer des solutions qui les aident dans leurs opérations quotidiennes pour leur entreprise spécifique.

Comptabilité

Le module de comptabilité peut vous aider à réduire le temps que vos comptables consacrent à des tâches fastidieuses telles que la saisie manuelle des informations relatives aux reçus des notes de frais. Avec un système de comptabilité automatisé et intégré, vous pouvez effectuer des actions telles que l'envoi automatique de factures aux clients ayant des soldes impayés. Dans cet exemple, la solution intégrée s'appuie sur l'historique des clients pour récupérer automatiquement les coordonnées et le montant dû avant d'envoyer une facture au client. Ce module est particulièrement utile car il peut examiner les coûts d'exploitation réels pour déterminer la rentabilité et prévoir la croissance potentielle des revenus. L'intégration au logiciel de paie est couramment utilisée dans les solutions comptables pour gérer la paie des employés.

Ressources humaines

Un module de ressources humaines peut vous aider à suivre les candidatures, les congés payés des employés et l'attribution des primes, entre autres tâches.

Fabrication/Production

L'ERP est incroyablement utile aux entreprises de fabrication et de distribution. Ces outils ont de multiples facettes et peuvent aider à rationaliser de nombreux aspects du processus de fabrication. Par exemple, un outil de gestion pourrait être en mesure de déterminer le point de réapprovisionnement des matériaux nécessaires à la production de biens. Ce point pourrait être mesuré en fonction de facteurs tels que la popularité de l'article, la quantité de la ressource actuellement disponible en stock et le temps prévu pour l'expédition.

Gestion de la relation client

Les outils de gestion de la relation client (CRM) sont parfaits pour renforcer la relation entre un client et votre entreprise et faire en sorte que son expérience soit irréprochable. La gestion de la relation client peut analyser l'historique de navigation et d'achat des clients pour leur envoyer des publicités ciblées sur les produits susceptibles de les intéresser. Elle peut également tenir les clients informés de l'état d'avancement de l'expédition de leur commande. Pensez à l'écran de certains commerces qui indique exactement où en est votre commande dans le processus de traitement (en cours, expédition, livraison). Les acheteurs apprécient les mises à jour sur l'état de leurs achats, car cela indique une légitimité et un souci du client.

Gestion des stocks

Le suivi automatisé des stocks est un module ERP couramment demandé. Cet outil peut prédire quand un article sera en rupture de stock et réorganiser automatiquement les produits en fonction de cette estimation. Il peut également fournir des recommandations quant aux articles à placer les uns à côté des autres en fonction des habitudes d'achat des clients, afin de rationaliser le processus de distribution.

En dehors de ces fonctionnalités de base des progiciels de gestion intégrés, il existe aujourd'hui un large éventail de modules et d'options supplémentaires. Les fonctions spécialisées peuvent offrir des fonctionnalités spécifiques à un secteur d'activité, et les modules complémentaires proposent généralement des technologies avancées et spécialisées. Par exemple, une entreprise de fabrication peut souhaiter disposer de capacités de gestion des commandes.

Déploiement d’un PGI dans votre entreprise

Un progiciel de gestion intégré peut être obtenu soit par une installation sur site, soit par une solution en nuage, soit par une combinaison des deux. Certains fournisseurs proposent les deux méthodes d'installation, voire un déploiement hybride, mais de nombreux fournisseurs commencent à orienter leurs solutions vers un système basé uniquement sur le cloud. Il s'agit d'une réponse aux tendances des acheteurs - la demande d'ERP en nuage, ou ERP SaaS, ne cesse de croitre. En outre, les logiciels se déplacent en général vers le cloud.

L'ERP sur site est installé directement sur les serveurs de votre entreprise.

L'ERP dans le nuage est déployé sur le web, ce qui permet aux utilisateurs d'accéder au système dès qu'ils disposent d'une connexion Internet. En général, un fournisseur basé sur le cloud distribue les mises à jour et s'occupe de la maintenance du système. Il existe toute une série d'options de déploiement et d'hébergement basée sur le cloud.

L'ERP hybride offre une combinaison de services de déploiement et d'hébergement, vous permettant de dicter votre propre expérience ERP.
 
Un système ERP en nuage présente plusieurs avantages.Tout d'abord, les utilisateurs peuvent accéder au système dès qu'ils disposent d'une connexion Internet et une infrastructure limitée est nécessaire. En outre, les fournisseurs de cloud distribuent régulièrement des mises à jour et des correctifs de maintenance, de sorte que le système est toujours à jour. Par conséquent, les utilisateurs d'ERP en nuage gagnent du temps et de l'argent grâce à ces systèmes faciles à utiliser.

Il est fort probable que votre entreprise utilise déjà un logiciel dans ses opérations quotidiennes, pour la comptabilité ou pour la gestion commerciale. L'intégration ERP vous permet d'appliquer votre logiciel actuel à votre nouvel ERP afin que les fonctionnalités puissent fonctionner ensemble de manière holistique.

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