Les 3 principales choses à savoir sur le fonctionnement de l'ERP en nuage

Avec la popularité croissante du cloud pour toutes les entreprises, il est tout à fait naturel que les entreprises en croissance cherchent à se mettre à niveau avec les dernières technologies. La première étape consiste à renforcer l'ossature financière de votre entreprise avec un ERP en nuage. Avant de vous asseoir avec votre conseil d'administration pour en discuter, vous avez probablement quelques questions en tête, notamment sur la façon dont l'ERP fonctionne avec le cloud, pourquoi vous entendez toujours parler d'Oracle + NetSuite lorsqu'il est question de "Enterprise Resource Planning", et pourquoi choisir une solution plutôt qu'une autre. Commençons par les bases :

1. Qu'est-ce qu'une solution ERP en nuage ?

Le logiciel de planification des ressources de l'entreprise - ou ERP - est à la fois une greffe de cœur et une opération de la colonne vertébrale pour le corps de votre entreprise. Imaginez que vous intégrez tous les départements et toutes les fonctions de votre entreprise dans un système unique qui a la capacité multifonctionnelle de rationaliser et de sauvegarder vos processus dans le nuage pour une sécurité extrême et une accessibilité en tout temps et en tout lieu. En d'autres termes, considérez un système ERP comme un cœur sain et puissant qui pompe le sang dans tout votre corps pour vous permettre de fonctionner au mieux de vos capacités. Mais c'est aussi la colonne vertébrale qui aide à structurer votre corps.

Demander à un seul système de prendre en charge une part aussi importante du soutien nécessaire à la gestion d'une entreprise en pleine croissance est une tâche ardue. Vous voulez un logiciel moderne et robuste, capable de faciliter et de rationaliser les opérations de votre équipe financière. Ensuite, il y a les ressources humaines, la gestion de la relation client, la gestion des stocks et bien d'autres choses encore dont il faut se préoccuper. L'avantage d'un ERP performant, c'est qu'une fois qu'il a été mis en œuvre, vous n'avez plus à vous inquiéter. Ce nouveau système intègre essentiellement tous vos départements dans une seule base de données pour une vue d'ensemble à 360 degrés de toutes les opérations de l'entreprise, un partage rapide et facile de l'information entre toute votre équipe et une infrastructure flexible qui est complètement évolutive pour s'adapter à la croissance continue de votre entreprise.

2. Comment l'ERP en nuage peut-il améliorer les performances quotidiennes de votre entreprise ?

Un logiciel ERP en nuage aide votre équipe à s'affranchir de la nécessité de communiquer entre plusieurs systèmes existants afin d'exécuter ses processus quotidiens. Avec ce nouveau système, tous vos systèmes seront intégrés en une seule source - où vous pourrez trouver toutes les informations dont vous avez besoin. Une seule vérité pour toutes les données et opérations, qu'elles soient locales ou mondiales. Les entreprises des secteurs de la finance, de la fabrication, de l'entreposage et des sciences de la vie conservent leurs propres logiciels spécialisés, mais tous leurs processus sont désormais reliés entre eux afin que la communication entre les départements soit aussi fluide que possible.

Dans ce contexte, vous pouvez considérer un ERP comme un avion à réaction qui se déplace à une vitesse fulgurante, comparé à vos processus financiers précédents, qui ressemblaient davantage à une camionnette déglinguée que vous aviez héritée de votre oncle. Par exemple, l'une de ses plus grandes forces est de rationaliser l'opération par laquelle votre entreprise prend les commandes des clients et les traite pour les transformer en factures et en revenus. Il s'agit du processus d'exécution des commandes, qui peut être soit long et fastidieux, soit rapide et efficace. Un PGI joue le rôle de back-office et veille à ce que ces processus se déroulent le mieux possible, afin d'éviter tout problème inutile.

Votre progiciel de gestion intégré prend une nouvelle commande d'un client et décrit le processus à chaque nouvelle étape, fournissant ainsi une ressource facilement accessible pour suivre son évolution. Tous les services de l'entreprise peuvent suivre les progrès des uns et des autres grâce à des données en temps réel et à une vue d'ensemble de vos informations d'inventaire. Lorsqu'un service a terminé une commande, celle-ci est automatiquement acheminée via votre logiciel ERP et transmise au service suivant. Vous ne tâtonnez jamais dans l'obscurité, ni ne vous débattez avec des retards que vous ne savez pas comment résoudre. La solution est toujours à portée de main. Mais il ne s'agit là que d'un exemple, et un PGI offrira un monde d'utilisations bien plus vaste - pensez à la gestion des avantages sociaux, aux rapports sur les commissions, aux transactions multidevises, à la planification financière internationale et aux rapports financiers, pour n'en citer que quelques-uns.

3. Une solution ERP s'adaptera-t-elle à mes méthodes de travail ?

Comment évaluer les solutions ERP en nuage en fonction des besoins de votre entreprise ? Lorsque vous envisagez d'acquérir un progiciel de gestion intégré, il est recommandé de prendre quelques mesures pour vous assurer de faire le bon choix :

1. Recherche. La recherche. Recherche. Examinez différents modèles de logiciels ERP, comparez les concurrents à l'aide de témoignages et de références croisées. Certains systèmes ERP disposent de fonctions spécifiques à un secteur et d'autres offrent des possibilités de mise en œuvre rapide spécialisées pour les entreprises à croissance rapide. Par exemple, NetSuite propose SuiteSuccess aux entreprises qui souhaitent être opérationnelles en 100 jours avec un nouveau back-office basé sur l'informatique dématérialisée. Il y a tellement d'options à choisir !
2. Asseyez-vous avec votre équipe de direction et discutez des processus actuels de votre entreprise. Qu'est-ce qui doit être amélioré, qu'est-ce qui doit rester inchangé, etc. Si vous choisissez un PGI têtu, vous vous retrouverez à modifier votre entreprise pour l'adapter, et non l'inverse. Assurez-vous que votre ERP est évolutif, de manière à ce qu'il s'adapte à votre mode de fonctionnement actuel, ainsi qu'à vos projets de croissance future. Cette étape est cruciale pour garantir une mise en œuvre sans heurts.
3. Choisissez le partenaire de mise en œuvre qui convient le mieux à votre entreprise. Certains partenaires se contenteront de se lancer dans la mise en œuvre ou ne seront pas aussi coopératifs. Ce que vous recherchez, c'est un partenaire qui enverra une équipe de spécialistes sur place pour rencontrer vos cadres et travailler main dans la main avec votre équipe, en veillant à ce que chaque étape de la mise en œuvre corresponde à l'infrastructure de votre entreprise. Si vous disposez d'un canal de communication solide, ce sont vos spécialistes de la mise en œuvre qui veilleront à ce que votre nouveau système s'adapte à votre façon de travailler.

Si vous tenez compte de ces étapes et que vous les suivez scrupuleusement, vous pourrez vous assurer que votre nouveau système s'adapte le mieux possible à vos stratégies et processus d'entreprise actuels.