Optimisation de l'organisation - Comment faire ?

Par: GURUS Solutions

Quoi qu'il en soit, les processus doivent toujours fonctionner au maximum de leur efficacité. Car l'efficacité de l’organisation a un impact direct sur la productivité des employés.

Les entreprises n'ont pas forcément la liberté ou le choix de remettre totalement en cause leur organisation ou de repartir de zéro. Surtout si seulement des aspects de leur organisation sont problématiques. L'option la plus simple et la meilleure consiste alors à optimiser leur organisation et leurs processus en permanence.

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Qu'est-ce que l'optimisation de l’organisation ?

 

L'optimisation d’une organisation est la discipline qui consiste à ajuster un processus afin d'optimiser un ensemble spécifié de paramètres sans violer quelques contraintes. Avec pour objectifs principaux : la minimisation des coûts, la maximisation de l'efficacité et la sécurité. De fait, l’optimisation de l’organisation peut devenir un facteur de décision et de pilotage d’une entreprise.

Qu'est-ce que l'optimisation des processus d'entreprise ?

L'optimisation des processus métier est la pratique consistant à accroître l'efficacité organisationnelle en améliorant les processus. Elle fait partie de la discipline de la gestion des processus métier (BPM). Des processus optimisés conduisent à une organisation optimale et des objectifs commerciaux optimisés.

Les avantages de l'optimisation en entreprise

 

Votre organisation est en concurrence constante et doit faire face à :

 

  • La menace d'autres entreprises
  • Des technologies nouvelles 
  • L’évolution des normes

 

L'optimisation des processus d'entreprise offre de nombreux avantages qui peuvent aider les entreprises dans un tel contexte, notamment concernant :

 

  • La conformité au marché
  • La rationalisation des opérations
  • La réduction des risques
  • Des ressources bien utilisées
  • La cohérence des processus
  • Une qualité garantie
  • Une visibilité de bout en bout

Quelques exemples d’objectifs d'optimisation de l’organisation d’une entreprise:

  • Éliminer les redondances
  • Rationalisation des flux de travail
  • Améliorer la communication
  • Prévision des changements

Étapes de la mise en œuvre de l'optimisation

 

La planification est essentielle pour tirer le meilleur parti de votre effort d'optimisation. Voici un petit guide étape par étape pour vous aider à réaliser un plan d'optimisation des processus.

Identifier

Choisissez un processus problématique que vous souhaitez optimiser. Définissez l'objectif et les buts.

Analyser

Le processus atteint-il les objectifs souhaités ? Y a-t-il un gaspillage excessif que vous devez réduire ?

Mise en œuvre

Une fois que vous vous êtes débarrassé des éléments inutiles, automatisez le processus révisé dans sa nouvelle forme.

Contrôle

Examinez les performances des processus et ajustez-les jusqu'à ce que vous obteniez les résultats souhaités.

À quoi ressemble l'optimisation de l’organisation dans une entreprise ?

 

L'optimisation en entreprise étant l'une des étapes de l'application plus large du BPM, elle est souvent confondue avec d'autres concepts tels que l'amélioration ou l'automatisation des processus d'entreprise.

Voici quelques exemples concrets de la manière dont l'optimisation de l’organisation d’une d'entreprise peut accroître son efficacité.

Bons de commande

De multiples bons de commande encombrent le service des achats. Le département estime que ce problème est dû aux approbations par courriel. Pour rationaliser les demandes, le département déploie un système de gestion des flux de travail dédié. Le système de workflow permet aux employés de choisir l'article et de l'envoyer automatiquement pour approbation.

Remboursement des frais

Le service financier commet fréquemment des erreurs lors du remboursement des dépenses. Comme l'ensemble du processus se fait sur papier, les employés se trompent dans les chiffres et remboursent le mauvais montant. Pour remédier à ce problème, le service est passé à un système numérique où les employés remplissent le montant des frais dans des champs de formulaire. De cette façon, il n'y a pas d'erreurs de traitement.

Utilisez un logiciel de BPM, pour rationaliser votre entreprise grâce à des processus optimisés.

Optimisez votre organisation avec un ERP

Un ERP est un outil de gestion d’entreprise qui permet d'optimiser des processus avec facilité.

Un ERP permet également une collaboration efficace, conduisant les processus vers une efficacité maximale. Faites un essai et voyez comment vous pouvez mieux optimiser votre organisation.

Un système ERP peut éliminer les inefficacités, les pertes de temps et les gaspillages de ressources, permettant à votre entreprise de prospérer et de s'épanouir. Si vous n'êtes pas en mesure de répondre à la demande parce que vous êtes limité par des systèmes conventionnels ou des systèmes ERP existants stagnants, la mise à niveau vers un système ERP moderne permet à votre entreprise de réaliser son véritable potentiel de croissance.

Si la mise en œuvre d'un nouveau système ERP peut représenter un changement important pour toute entreprise, les avantages peuvent être perçus presque immédiatement. Et surtout avant que vos concurrents ne vous dépassent !

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