Qu'est-ce qu'un ERP et comment fonctionne-t-il ?

Un PGI, ou plutôt un progiciel de gestion intégré, est un logiciel conçu pour fournir une vue à 360° de tous les processus de votre entreprise. Bien entendu, il s'agit là d'une définition très simplifiée. Voyons donc ce que fait exactement un PGI et comment il peut être avantageux pour votre entreprise.

Quels sont les composants de base d'un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) ?

Les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) ont considérablement évolué depuis leurs débuts en 1913. Ce qui n'était au départ qu'un simple processus de contrôle des stocks sur papier s'est transformé en un logiciel robuste, basé sur l'informatique dématérialisée, utilisé par des entreprises de toutes tailles.

À la base, un système ERP relie les fonctions clés de l'entreprise, telles que les finances, les opérations, les stocks et les ressources humaines, au sein d'une plateforme unifiée. Cette intégration permet aux équipes d'accéder à des données partagées, de rationaliser les opérations quotidiennes et de prendre des décisions éclairées plus rapidement.

Le choix de la bonne solution ERP dépend de la taille de l'entreprise, de son budget et de ses besoins spécifiques. Les fournisseurs proposent des systèmes flexibles qui peuvent être adaptés par le biais de modules en fonction des défis du secteur et des objectifs de l'organisation.

Les modèles ERP basés sur l'informatique en nuage ont gagné en popularité à mesure que les entreprises s'éloignent des opérations de type "brique et mortier". Ces plateformes permettent d'accéder 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à des données en temps réel à partir de n'importe quel appareil connecté à l'internet, ce qui accroît la mobilité et la collaboration.

L'un des principaux avantages du système est la centralisation des données de l'ensemble de l'entreprise en une seule source de vérité. Cela permet non seulement d'améliorer les rapports et les analyses, mais aussi d'automatiser des tâches qui nécessitent auparavant des heures de saisie manuelle.

Ses modules fonctionnels sont lescomposantes de base d'un système ERP . Ceux-ci comprennent des applications pour la comptabilité, la gestion des commandes, le suivi des stocks, la gestion de la relation client (CRM), les ressources humaines et la gestion de projet.

Chaque entreprise choisit les modules qui conviennent à sa structure. Par exemple, un détaillant peut se concentrer sur l'inventaire et l'exécution des commandes, tandis qu'une société de conseil peut avoir besoin d'outils de suivi du temps et de PSA.

À quoi sert un système ERP ?

Un système ERP est utilisé pour rationaliser les opérations quotidiennes d'une entreprise tout en fournissant une vision plus approfondie des performances de l'entreprise. Il agit comme une plaque tournante qui relie les départements et automatise les processus afin de réduire les erreurs et d'améliorer l'efficacité.

Pour comprendre son impact, prenons deux exemples fictifs :

L'entreprise A est un distributeur de produits alimentaires et de boissons opérant en Amérique du Nord. Après avoir mis en œuvre un système ERP, elle peut désormais suivre la demande de produits par région, gérer les niveaux de stocks en temps réel et contrôler les factures de chaque détaillant.

L'entreprise B, une société de conseil spécialisée dans l'ingénierie à la commande, s'appuie encore sur des processus manuels. Sans ERP, les employés saisissent les données du projet, les dépenses et les détails de la PSA à la main, en utilisant un serveur local dont l'accès est limité.

Cette configuration entraîne souvent des retards dans l'établissement des rapports, des factures perdues et des erreurs de saisie, autant de problèmes qui pourraient être facilement évités grâce à un logiciel ERP.

Les systèmes ERP sont particulièrement utiles pour les entreprises qui doivent jongler avec plusieurs outils ou départements. En centralisant les données, le système relie automatiquement les flux de travail, simplifie les rapports et fournit des informations actualisées qui aident les dirigeants à prendre des décisions plus judicieuses.

Le fait de disposer d'une source unique de vérité améliore la précision et réduit le travail en double. Grâce à l'ERP, vous bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur vos opérations, ce qui est essentiel pour rester compétitif et croître durablement.

Qu'est-ce qu'un système ERP en comptabilité ?

On a longtemps pensé qu'un ERP était spécifiquement conçu pour la finance ; or, la finance n'est en fait qu'un module d'un ERP.

En termes de comptabilité, l'ERP Financials est la solution idéale. Il centralise toutes les branches de la comptabilité : comptabilité financière, comptabilité auxiliaire, centre de comptabilité, dettes et créances, gestion des recettes, facturation, subventions, gestion des dépenses - la liste est longue.

De nombreux ERP proposent également aux utilisateurs des personnalisations financières spécifiques. Par exemple, si une entreprise possède plusieurs sites dans différents pays, elle préparera des rapports qui prendront en compte les normes comptables et les déductions fiscales basées sur chaque région.

Qu'est-ce qu'une stratégie ERP ?

Une stratégie ERP est un plan structuré qui guide votre organisation dans la sélection, la mise en œuvre et la gestion d'un système de planification des ressources de l'entreprise. Sans une feuille de route claire, même le meilleur logiciel ERP peut entraîner des pertes de temps et d'argent, ainsi que des attentes déçues.

Contrairement aux décisions spontanées de la vie quotidienne, la réussite d'une entreprise dépend de sa préparation. Les systèmes ERP exigent plus qu'un simple engagement financier : ils requièrent l'alignement des équipes, l'adhésion de la direction et un fournisseur bien adapté pour soutenir les objectifs de l'entreprise.

Votre stratégie ERP doit refléter les objectifs spécifiques de votre entreprise, son calendrier et sa croissance future. Elle permet de définir chaque étape de votre parcours ERP, de la sélection du système à l'optimisation après le lancement. 

Voici les principales étapes à inclure dans votre stratégie ERP :

Identifier les défis informatiques

Rencontrez votre équipe technique pour déterminer si votre infrastructure peut supporter un nouveau système ERP ou si des mises à niveau sont nécessaires.

Gérer les attentes budgétaires

La mise en œuvre d'un système ERP peut être coûteuse. Prévoyez donc les dépenses initiales et préparez-vous à d'éventuels dépassements de budget au cours du cycle de vie du projet.

Décrivez les risques potentiels

Anticipez les problèmes qui pourraient survenir, tels que les problèmes de migration des données ou les temps d'arrêt, et créez un plan d'atténuation des risques à l'avance.

Préparez votre équipe

Attribuez des rôles, des responsabilités et des objectifs clairs. La préparation de l'équipe est essentielle pour rester sur la bonne voie et s'assurer que votre mise en œuvre bénéficie d'un soutien suffisant.

Une stratégie ERP bien planifiée augmente vos chances de réussite à long terme et permet de s'assurer que l'investissement est rentable dans tous les domaines de votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un fournisseur d'ERP ?

Les logiciels ERP sont conçus, vendus et pris en charge par des éditeurs, classés en trois catégories en fonction de leur taille, de leur clientèle cible, de l'étendue de leurs fonctionnalités et de la portée de leur mise en œuvre.

Les éditeurs de niveau 1, comme SAP, Oracle et Microsoft, fournissent des solutions d'entreprise conçues pour les grandes sociétés multinationales. Ces systèmes offrent une assistance complète aux opérations mondiales et une personnalisation poussée, bien qu'ils exigent un investissement financier et temporel important.

Les entreprises du marché intermédiaire sont mieux servies par les fournisseurs d'ERP de niveau 2 tels que NetSuite, Acumatica, Epicor et Sage Intacct. Ces fournisseurs proposent des fonctionnalités solides et spécifiques à leur secteur d'activité, avec des délais de déploiement plus courts, des coûts réduits et une évolutivité permettant de s'adapter à la croissance de l'entreprise. NetSuite est notamment l'un des principaux ERP hybrides en nuage de cette catégorie.

Les fournisseurs d'ERP de niveau 3, y compris QuickBooks et des fournisseurs de niche plus petits, s'adressent aux petites entreprises ayant des besoins opérationnels fondamentaux. Ils offrent des fonctionnalités rationalisées et abordables, mais manquent de fonctions sophistiquées et d'une assistance multi-sites.

Avantages et inconvénients des systèmes ERP

Investir dans un système ERP peut transformer le fonctionnement de votre entreprise, mais comme pour toute décision importante, il y a des avantages et des inconvénients à prendre en compte.

Les avantages des systèmes ERP

Les systèmes ERP modernes permettent aux entreprises en pleine croissance de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'améliorer la prise de décision. Grâce à un accès centralisé aux stocks, aux commandes, aux données clients et aux données financières, vous pouvez prévoir la demande et gérer les ressources avec une plus grande précision.

Au lieu de jongler avec des systèmes déconnectés, un PGI relie les départements afin que les équipes puissent collaborer en utilisant des données en temps réel. Une meilleure communication permet une prise de décision plus rapide et une vision plus claire de l'entreprise.

Les plateformes ERP offrent également des outils de reporting avancés. Grâce aux tableaux de bord et aux visualisations de données intégrés, vous pouvez suivre les tendances en matière de performances et découvrir les domaines à optimiser, transformant ainsi vos données en un avantage stratégique.

Pour de nombreuses entreprises, le passage à un ERP permet de découvrir des problèmes dont elles ne soupçonnaient même pas l'existence. Qu'il s'agisse de goulots d'étranglement, d'inexactitudes dans les stocks ou de processus obsolètes, le logiciel ERP vous aide à identifier les problèmes et à procéder à des ajustements plus judicieux.

Bien que les coûts d'abonnement puissent s'accumuler, en particulier avec les personnalisations, la valeur à long terme de l'amélioration de l'efficacité et des économies de coûts l'emporte souvent sur l'investissement initial.

Les inconvénients des systèmes ERP

Malgré leurs avantages, les systèmes ERP ne sont pas sans poser de problèmes. Le problème le plus courant est celui des coûts, tant initiaux que permanents. Les licences, la mise en œuvre et la formation nécessitent une planification budgétaire et l'engagement de la direction.

Les systèmes existants posent souvent des problèmes de compatibilité. Si votre infrastructure existante ne peut pas gérer le nouveau logiciel, votre équipe informatique devra peut-être réconcilier les anciennes données, ce qui peut entraîner des retards et des coûts supplémentaires.

La mise en œuvre d'un ERP n'est pas un processus prêt à l'emploi. Les modules personnalisés, les tableaux de bord propres à chaque rôle et les changements de processus internes peuvent sembler insurmontables sans une formation adéquate. L'implication précoce de votre équipe facilite la transition.

La maintenance est un autre sujet de préoccupation, mais la plupart des ERP basés sur le cloud incluent les mises à jour du système et l'assistance dans le cadre de leur abonnement. Toutefois, il est important de vérifier l'accord conclu avec votre fournisseur pour confirmer ce qui est couvert.

Le choix du bon fournisseur d'ERP et de la bonne stratégie peut faire de votre expérience un succès ou un échec. Évaluez la taille, la complexité et les objectifs de votre entreprise afin de déterminer quel fournisseur d'ERP vous convient le mieux.