Une gestion efficace du renouvellement des contrats est cruciale dans l'environnement dynamique des affaires d'aujourd'hui afin de préserver des relations positives avec les clients et garantir des flux de revenus continus.
Grâce à son module dédié aux renouvellements de contrats, NetSuite, l'un des principaux fournisseurs de logiciels ERP basés sur le cloud, permet aux entreprises d'abonnement d'optimiser la gestion du cycle de vie de leurs contrats et de rationaliser leurs procédures de renouvellement.
Voici les principales caractéristiques et les principaux avantages du module de renouvellement de contrats de NetSuite, suivis d'un tutoriel étape par étape sur la manière de gérer efficacement les renouvellements de contrats à l'aide de cet outil puissant.
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Avantages du module de renouvellement des contrats de NetSuite
Le module de renouvellement de contrats de NetSuite offre aux entreprises de logiciels un ensemble complet de fonctionnalités pour simplifier et automatiser le processus de renouvellement.
Ce module s'intègre parfaitement à d'autres modules de NetSuite, tels que CRM et Finance, ce qui permet d'avoir une vue unifiée sur les informations clients et les données financières. Les utilisateurs du module Contract Renewals peuvent bénéficier des fonctionnalités suivantes :
Automatisation du renouvellement
Le module de renouvellement des contrats de NetSuite offre un processus de renouvellement automatisé flexible et puissant. Cette fonctionnalité est avantageuse pour les entreprises de logiciels qui proposent des produits sous licence perpétuelle ou sous licence à durée déterminée.
Le module gère efficacement la facturation récurrente des licences logicielles sur site et à la demande. Avec NetSuite, les entreprises peuvent générer automatiquement des transactions de renouvellement dans une fenêtre prédéfinie, par exemple 90 ou 120 jours avant l'expiration.
Cela permet de traiter les renouvellements en temps voulu, de minimiser le risque de manquer des opportunités de revenus et de rationaliser le flux de travail, économisant ainsi du temps et de l'argent.
Gestion multi-contrats
Gérer plusieurs transactions qui ont lieu avec un même client tout au long de l'année peut être complexe. NetSuite simplifie ce processus en permettant la co-résiliation de plusieurs transactions dans un seul contrat avec un seul renouvellement.
Cette approche rationalisée profite à la fois au fournisseur et au client, en maximisant les revenus lors du processus de renouvellement. De plus, la prise en charge de contrats multiples offre une certaine souplesse lorsqu'il n'est pas approprié de résilier tous les éléments dans le cadre d'un seul contrat.
Gestion des ventes incitatives et des rabais
Les ventes incitatives et les rabais jouent un rôle crucial dans le processus de renouvellement des contrats. NetSuite offre la flexibilité nécessaire pour mettre en œuvre et personnaliser les augmentations et les rabais pour différents clients.
Cela élimine le risque d'erreurs et de pertes de revenus associé à la gestion de ces processus en utilisant des feuilles de calcul. NetSuite permet de gérer la vente incitative de manière globale ou par client et prend en charge les remises de manière détaillée jusqu'au niveau de la transaction individuelle.
Reconnaissance de revenus
La reconnaissance des revenus issus des renouvellements de contrats peut s'avérer difficile pour les entreprises de logiciels, particulièrement en raison des différents types de transactions et des nouvelles règles du Financial Accounting Standards Board (FASB).
NetSuite relève ce défi en offrant une certaine flexibilité dans la gestion de différentes dates à des fins de reconnaissance des revenus. Cette capacité permet de s'assurer que le processus de renouvellement des contrats et de facturation se déroule automatiquement, tandis que la comptabilisation des revenus peut suivre un processus distinct sans nécessiter de feuilles de calcul supplémentaires ni de complexité.
Rapports et visibilité
Le reporting et la visibilité en temps réel sont essentiels pour optimiser les sources de revenus récurrents. Le module de renouvellement de contrats de NetSuite fournit des tableaux de bord en temps réel qui offrent la visibilité et les capacités d'analyse nécessaires à une gestion efficace des renouvellements de contrats.
Ces tableaux de bord présentent des indicateurs clés de performance (ICP) qui permettent au personnel de suivre et de gérer les contrats critiques, le processus de renouvellement, les opportunités de vente incitative, et bien plus encore.
Les fonctions interactives de visualisation et de reporting permettent une analyse détaillée des types de clients et de contrats, ce qui permet d'identifier les domaines à améliorer et de réduire les pertes de revenus et le taux de désabonnement des clients.
Guide étape par étape : Créer et gérer des contrats à l'aide du module de renouvellement des contrats de NetSuite
Créer une commande de vente
- Accédez au module Contract Renewals (Renouvellements de contrats) dans NetSuite.
- Créez une nouvelle commande de vente, en sélectionnant un client et en ajoutant les articles souhaités à la commande.
- Configurez les articles en fonction de la durée de l'abonnement et des exigences de facturation.
Enregistrer la commande de vente
- Enregistrez la commande. Au moment de l'enregistrement, NetSuite crée automatiquement un contrat.
Examiner le contrat
- Accédez au module de renouvellement des contrats et localisez le contrat nouvellement créé.
- Le contrat affichera d'abord des détails de base tels que les dates de début et de fin.
Déclencher la génération des éléments du contrat
- Exécutez le processus périodique (en forçant si nécessaire) pour générer les éléments du contrat.
- Une fois terminé, le contrat affichera les éléments du contrat associés à la commande de vente.
Approuver la commande
- Approuver la commande de vente pour activer la création des éléments du contrat dans le module de renouvellement de contrats.
- Cette étape peut varier en fonction des préférences de configuration de votre compte.
Voir le contrat mis à jour
- Retournez au module de renouvellement de contrats et localisez le contrat.
- Le contrat devrait maintenant inclure les éléments de la commande approuvée.
Apporter des modifications au contrat
- Si vous le souhaitez, apportez des modifications au contrat en créant des articles de vente incitative ou en effectuant d'autres modifications.
- Dans le contrat, utilisez les options pour ajouter ou supprimer des éléments afin de refléter les changements.
Enregistrer et renouveler le contrat
- Enregistrez les modifications apportées au contrat.
- Sélectionnez l'option de renouvellement du contrat pour créer un nouveau contrat pour la période suivante.
Configurer les transactions de renouvellement
- Le module de renouvellement de contrats de NetSuite crée automatiquement des transactions de renouvellement basées sur des intervalles de temps définis.
- Configurez la transaction de renouvellement pour en faire une opportunité, un devis ou une commande de vente, en attente d'approbation ou déjà approuvée.
Déterminer la consolidation des postes
- Décidez si les articles de la même ligne doivent être consolidés en une seule ligne ou s’il faut les garder séparés.
- La configuration de NetSuite permet de personnaliser la consolidation des postes en fonction du prix unitaire.
Renouveler le contrat
- Lancez la procédure de renouvellement en sélectionnant l'option "Renouveler maintenant".
- Une nouvelle commande sera créée pour le renouvellement.
Examiner la commande de vente et le contrat renouvelés
- Accédez à la commande renouvelée pour vérifier les éléments du contrat qui ont été mis à jour.
- La commande de vente reflétera les postes renouvelés et les licences associées.
Note: Les licences perpétuelles et les lignes de service peuvent ne pas être incluses dans la commande renouvelée.
Confirmer la création d'un nouveau contrat
- Vérifiez qu'un nouveau contrat a été créé pour la période renouvelée.