Les montagnes russes d’une implantation ERP
Si vous êtes ici aujourd'hui, c'est probablement que le sujet d'implantation ERP est d'actualité chez vous. Vous avez fait vos recherches (pour reprendre une expression nouvellement consacrée).
Et ce que vous avez vu est sans doute stressant. Facile de trouver dans notre entourage quelqu'un qui a vécu un cauchemar ERP. Même les projets les mieux menés représentent de véritables « montagnes russes » d'émotion pour la plupart des organisations.
Les vérités d’un projet ERP
L’implantation d’un ERP n’est pas simple. Il y a plusieurs choses à savoir avant de commencer pour que vous puissiez éviter les ennuis.
Vous avez parlé avec votre équipe et vous êtes tous prêts à lancer le projet ERP pour votre entreprise. Avant tout, comprenez que tous les logiciels ont leurs limitations, même un ERP.
Bien que chaque ERP aie des fonctionnalités de base, dès qu’on parle de besoins et spécialités de votre industrie ou votre entreprise, on va demander plus de paramétrage, plus de personnalisation, alors plus d’effort dans l’implantation.
Un ERP va enlever les erreurs et automatiser les tâches manuelles dans une organisation mais d’abord il ne faut pas ignorer qu’une implantation ERP exige beaucoup de travail. Alors planifiez à l'avance et prévoyez la relève de votre A-team.
Sans aucun doute les données d’une entreprise sont essentielles pour mieux connaître son passé et futur. C’est pourquoi la migration de données est très importante. Migrez seulement les données dont vous avez besoin pour vos opérations, les transactions ouvertes. Ne migrez pas l’historique des cinq dernières années au moins d’avoir un besoin extrême.
Les choix et compromis d’une implantation ERP
Comme chaque décision dans la vie professionnelle, il faut toujours faire une liste de pour et contre. Avec un ERP, c’est pareil. Une fois que vous avez trouvé vos envies et vos besoins, ce sera plus facile de choisir le meilleur chemin pour votre entreprise.
Par exemple, serait-il mieux d’avoir les plateformes intégrées ou les systèmes spécialisés ? Un système de pointe tire sa valeur de l'efficacité de ses fonctions spécialisées ; par contre, l'intégration et le partage de données entre départements demandent de faire appel à des intergiciels complexes ou à la bonne vieille chaise pivotante.
Un autre choix qui apparaît est l’option entre automatisation et manuelisation. Avec un système automatisé, il y aura moins de travail pour les grosses opérations et une plus grande efficacité, avec un meilleur accès aux données. Mais cela requiert une connaissance avancée des processus manuels et augmente les coûts d’implantation.
D’autre part, si vous choisissez un système manuel, vous aurez une implantation facile et une meilleure gestion des processus complexes, mais une plus forte demande de travail pour les grosses importations et cela est sujet aux erreurs.
C’est à vous de discuter avec votre équipe et de trouver des meilleures solutions pour votre entreprise.
Personnaliser votre ERP (ou non)
Script d’automatisation
Création de flux de travail ou de processus
Formulaires / objets / champs de saisie
Rapports / recherches sauvegardées / tableaux de bord personnalisés
Et plus
Le degré de personnalisation dépend souvent de votre projet et de vos attentes. Maintenant que vous savez ce que veut dire une « personnalisation » vous devez comprendre les avantages et les désavantages des personnalisations.
Des désavantages peuvent inclure certaines difficultés : l'augmentation des coûts initiaux de l’implantation, les mises à jour et les améliorations sont plus risquées. De plus, parfois les personnalisations qui ne sont pas documentées peuvent rendre difficile le dépannage.
Ceci dit, il y a beaucoup plus d'avantages avec la personnalisation : elle soutient votre avantage concurrentiel, sert les besoins spécifiques niche d’une industrie, minimise la gestion du changement et facilite l’adoption du ERP. Par ailleurs, elle permet d’imiter une fonction qui pourrait nécessiter un ajout complexe.
Méfiez-vous si vous faites appel à une personnalisation pour les raisons suivantes :
Parce qu’on le peut
Pour réduire les coûts de licences
Afin d’adapter la plateforme aux anciens systèmes
Pour automatiser les tâches de type “ça ne me tente pas”
Définition de projet et gouvernance
Pour réussir votre implantation ERP, il faut toujours définir le projet à l'avance.
L’objectif est:
de capturer assez d’information sur les besoins de l’entreprise pour diminuer les risques du projet
identifier les trous à combler
préparer un plan d’implantation en conséquence
Le gros du travail sera réparti sur les processus d’affaires, car ceux-ci représentent les besoins du ERP et du CRM.
Gardez un œil sur:
les objectifs d’affaires à atteindre
votre budget, contraintes et cédule, ainsi que
la mitigation des risques de base et votre plan de contingence
Identifiez vos objectifs d’affaires. Vos objectifs d’affaires sont la fondation pour toutes les conversations sur les recommandations, les suggestions, les compromis, les défis et surtout, sur votre retour sur investissement.
Quand vous avez tous vos objectifs en place, donnez les renseignements à toute votre équipe et à vos fournisseurs.
Choisissez des solutions qui répondent à vos objectifs d’affaires, mais qui correspondent aussi au quotidien de votre entreprise et restez loin des contraintes artificielles, comme la cédule.
Finalement, la gouvernance du projet. Il faut définir les rôles et les responsabilités, qui sera votre comité directeur et quand cette personne sera identifiée. En tant que leader, cette personne prendra les décisions difficiles lorsque nécessaire et aidera l'équipe du projet à rester concentré.
Maintenant que vous avez appris des bons conseils pour l’implantation de votre logiciel ERP il faut garder en tête que le leadership de votre conseil exécutif et le dévouement de votre A-team est essentiel.
Et, avant tout, sachez qu’il est plus important de se demander pourquoi que comment.