Les vérités d’un projet ERP

L’implantation n’est pas un projet de TI

La première, c'est que l'implantation d'un projet ERP n’est pas un projet pour votre groupe TI. L’ERP c’est un logiciel, une plateforme pour faire supporter vos besoins d'affaires. Alors ça doit être piloté par des gens qui sont les propriétaires des processus d'affaires, c'est-à-dire des gens d'opérations, de vente, de finances, selon les partenaires concernés.

Vos gens d’IT vont être très, très, très impliqués dans le projet c'est sûr, c’est eux qui vont maintenir la plateforme par la suite, c’est des gens qui amènent une expertise technique très pertinente au projet mais ce sont les affaires qui drivent le projet d'implantation ERP.

Tous les logiciels ont leurs limites

Une autre vérité qu'on n'entend pas souvent c'est qu’il n’y a pas de logiciel parfait, tous les logiciels, toutes les plateformes auxquels vous avez accès ont tous des limitations, avec des difficultés d'implantation grandissantes selon le type de fonctionnalités qu'on regarde.

Par exemple, les fonctionnalités de base comme les comptes recevables, les comptes payables ce sont des fonctionnalités relativement faciles à implanter, bien couvertes dans l'ensemble des logiciels sur le marché.

Quand on commence à regarder des fonctions qui sont plus spécifiques à votre entreprise, pas à votre entreprise mais plutôt à votre industrie, à votre verticale, à votre domaine d'affaires, on parle de fonctions petit peu plus spécifiques qui vont demander plus d'efforts, plus de paramétrage, peut-être un peu plus de personnalisation, dont plus d'efforts d'implantation.

Puis ensuite il y a les fonctions qui sont exclusives à votre entreprise, des choses que seul vous vous faites.C'est presque impossible de trouver ses fonctions, ses besoins là nativement dans le logiciel que vous allez choisir.

Donc comment est ce qu’on fait pour minimiser les efforts qui sont quand même importants pour un nombre relativement limité de fonctionnalités qui sont les fonctionnalités exclusives? Le premier truc c'est de se demander, est-ce que c'est un avantage concurrentiel?

Si votre pratique qui nécessite une fonction exclusive en logiciel est un avantage concurrentiel mais il faut prendre le taureau par les cornes puis faire la personnalisation et le paramétrage puis la formation qui vient avec. 

Dans le cas où ce sont des fonctions exclusives à votre entreprise mais que ce n’est pas un avantage concurrentiel mais c'est peut-être une belle opportunité pour faire la réingénierie de vos processus plutôt que d'adapter le logiciel à votre nouvelle façon de faire.

Le travail difficile devant vous

Il faut aussi admettre que c'est beaucoup, beaucoup de travail de faire une implantation d'un projet ERP. Dans l'ensemble des implémentations les plus réussies le client s'occupe d'environ 50% même plus du travail, peu importe la firme-conseil qui l'accompagne.

Donc c'est beaucoup de travail et c'est beaucoup de travail qui est très intrusif à vos opérations, surtout quand on prend compte du fait que vous avez besoin de votre équipe sénior, celle qui connaît tous les rouages de votre entreprise pour piloter le projet.

Alors comment on fait pour adresser la charge de travail qui vient avec un projet comme celui-là surtout pour l'équipe sénior? Évidemment la première c'est de planifier à l'avance, planifier, planifier et replanifier.

Par exemple, en embauchant du personnel supplémentaire dans les départements de TI. Mais surtout il faut s'assurer que ce nouveau personnel-là sert à remplacer l'équipe sénior dans son quotidien de façon à ce que l'équipe sénior puisse être assignée aux projets.

Ne tombez surtout pas dans le piège d'embaucher du nouveau personnel puis de les attirer au projet ERP. Ces contrats qu'il faut faire forment la relève de l'équipe sénior de façon à ce que l'équipe sénior puisse se consacrer au projet.

Voulez-vous vraiment être mis au défi ?

On nous demande souvent quand on commence un projet de critiquer les processus d'affaires des clients, on entend souvent si on voit qu'on dévie des meilleures pratiques, dites-le-nous, on va faire de la réingénierie de nos processus, plutôt que d'adapter le logiciel, on veut s'adapter aux meilleures pratiques. 

Ce qui est intéressant c'est que ça ne se passe jamais comme ça. Quand un consultant veut lever la main pour vos héros, « je pense que votre processus d'approbation est un peu compliqué pour une compagnie de votre taille », presque inévitablement ça engendre des réactions un peu défensives :

oh mais tu ne comprends pas, ça ne se passera pas comme ça chez nous, mon patron n’acceptera jamais un processus d'approbation plus simple, ça marche pas comme ça, on a besoin de plus de contrôle dans l'organisation, on fait les choses comme ça pour une raison.

La réalité c'est qu’il y a toujours une raison pour être tout à fait conscient. En fait, presque chaque processus d'affaires à l'endos de la feuille a un document qui est presque le nom de la crise qu’il l'a généré dans le passé.

Alors comment on fait pour accepter d'améliorer nos processus d'affaires pour aller vers les meilleures pratiques, tout en étant conscient qu'on a des bonnes raisons de faire les choses comme on les fait présentement?

La première des choses qu’il faut accepter que c'est vous seul qui est l'expert de votre entreprise, de sa culture, de votre domaine d'affaires, même des gens qu’ils implantent. Le consultant externe, la seule chose qui peut faire c'est lever la main puis identifier des choses qui sont inhabituelles. Est-ce que c’est la meilleure pratique, non, seul vous savez si c'est la meilleure pratique pour votre entreprise. 

Mais le consultant peut identifier si c'est quelque chose qui sort de l'ordinaire et puis vous, de votre côté, ce que vous devez faire c'est être tout à fait conscient du réflexe naturel défensif qui va s'installer, puis en étant conscient de ça, ça va vous aider à prendre la meilleure décision savoir, est-ce que vous adaptez vos processus vers le logiciel ou est-ce que vous allez demander qu'on adapte le logiciel à vos processus pour ce cas précis ?

La migration de données

On nous demande, c'est toujours un cauchemar si vous parlez à vos collègues qui ont passé par l'implantation ERP, on va toujours parler de la migration de données.

Pourtant ça me surprend toujours que ce soit un aspect aussi négligé d'un projet ERP. Après tout, un ERP c’est un système d'information, l'information est au moins 50 % de la valeur que l’ERP amène, alors ce n’est pas surprenant que ce soit aussi 50 % du travail.

Évidemment il y des choses, il y a des facteurs qui expliquent la lourdeur du travail de migration de données. La première c'est l'intégrité puis la qualité de vos données actuelles. Donc souvent on se rend compte que dans un système legacy qui a peut être une dizaines d'années d'existence, il y a plusieurs données avec des doublons, il y a des liens qui sont brisés ; ce genre de défaut dans les données qui sont normals quand on déménage on a besoin de faire le ménage sur nos vieilles données.

En plus, il y a des fois qu’on aimerait une expertise externe, par exemple vous avez des données dans un vieux système RS400 pour les extraire il va falloir réussir à trouver le développeur qui avait fait le format de la base de données initiales pour extraire ces données là donc ça demande un peu de travail.

Mais surtout ce que les gens oublient c'est que quand on importe les données c'est plus que juste télécharger un fichier dans le nouveau système, ce qu'on doit faire c'est recréer les liens entre les données. Je vais vous en dire un petit peu plus sur le prochain transparent.

Donc comment on fait pour préparer pour la migration de données? La première et je vais en parler un petit peu plus dans nos prochains transparents, c’est d'émigrer seulement les données dont vous avez besoin pour vos opérations, les transactions ouvertes. On ne migre pas l'historique des cinq dernières années à moins d'en avoir un besoin extrême. Je vais vous expliquer pourquoi. L’autre chose c’est qu’il n'y a absolument rien qui vous empêche de commencer à nettoyer vos données actuelles maintenant.