Avez-vous déjà entendu parler du rasoir d'Occam ? Il s'agit d'une philosophie ancestrale qui s'énonce comme suit : Si vous êtes confronté à une question complexe et que vous devez choisir entre deux réponses, la réponse la plus simple est généralement la plus proche de la vérité. Si une réponse semble trop compliquée ou vous oblige à tourner en rond pour trouver une solution, c'est que vous n'êtes pas sur la bonne voie. C'est fondamentalement vrai lorsqu'il s'agit de technologies d'entreprise. Si vous utilisez des feuilles de calcul et que trois ou quatre de vos employés font des heures supplémentaires pour organiser des fichiers afin de documenter vos données financières, le problème ne vient pas de vos employés. Il est peut-être temps d'envisager d'abandonner les feuilles de calcul.
Mais nous y reviendrons. Tout d'abord, parlons de la planification et de la budgétisation à long terme.
Il arrive un moment, dans la croissance d'une entreprise, où tous les dirigeants s'assoient autour d'une table et examinent leur plan à long terme. "Où voulons-nous être l'année prochaine, dans deux ans et dans cinq ans ? Cette conversation est divisée en plusieurs parties :
- Examiner ce qui a fonctionné dans le passé et ce qui ne fonctionne plus
- Définir des budgets et des stratégies pour l'avenir
L'objectif de cet exercice est de parvenir à comprendre comment aller de l'avant, après avoir déterminé avec précision les domaines de l'infrastructure de votre entreprise qui nécessitent une mise à niveau.
Par exemple, avez-vous investi dans des systèmes que vous n'êtes plus en mesure d'utiliser en raison de votre succès financier régulier ? Si l'investissement dans des réparations ou une maintenance supplémentaires peut contribuer à alléger les frais généraux à court terme, en particulier pour une entreprise en pleine croissance, vous constaterez qu'il devient rapidement obsolète. Cependant, vous seriez surpris du nombre de grandes entreprises qui n'en tiennent pas compte immédiatement - au lieu de mettre à niveau leurs solutions, elles embaucheront du personnel supplémentaire ou surchargeront leur personnel existant pour compenser les fonctionnalités manquantes ou inexistantes de ce qui devrait être une solution destinée à faciliter le travail quotidien de votre équipe.
Un autre problème courant est que votre équipe s'agrandit trop rapidement, tout comme votre portefeuille de projets. Si vous êtes une entreprise axée sur les projets, il s'agit d'un tournant crucial pour votre entreprise, car vous devez vous assurer d'avoir la bonne technologie en place pour vous aider à gérer les nouveaux clients et leurs besoins. Récemment, l'équipe de Gurus a aidé une entreprise montréalaise en pleine croissance, confrontée à un obstacle similaire, à passer à l'étape suivante de ce que Martin McNicoll, chef de la direction de Gurus, appelle la “protection de l'avenir” de son infrastructure.
Et puis, il y a la réalité qui s'impose : votre entreprise peut compter sur une main-d'œuvre vieillissante. C'est souvent le cas lorsque vous avez affaire à des systèmes d'entreprise plus anciens qui doivent être fréquemment mis à jour et gérés. Vous disposez d'une équipe qui répare vos systèmes et veille à ce qu'ils fonctionnent. Vos employés y travaillent depuis de nombreuses années et sont habitués à des opérations spécifiques - alors pourquoi changer les choses maintenant ? Vous ne voulez pas frustrer votre personnel expérimenté et vous vous efforcez donc de trouver des opérations complexes pour contourner vos anciens systèmes. Comment faire pour que les choses restent "comme elles ont toujours été" le plus longtemps possible ? Après tout, c'est ce qui a fonctionné pour vous dans le passé. La Harvard Business Review a récemment publié un article sur la "protection de votre entreprise contre la retraite", qui note que "aux États-Unis, il y avait 65 millions de personnes âgées de plus de 60 ans en 2017. Ce nombre devrait atteindre plus de 77 millions d'ici 2020."
Un tsunami de départs à la retraite devrait déferler sur le monde des affaires d'aujourd'hui dans les années à venir - et préparer l'avenir, c'est se préparer à des scénarios de ce type. Vous voulez que vos systèmes de croissance commerciale survivent à vos vétérans et non l'inverse, de sorte que vos processus commerciaux ne soient jamais vulnérables lorsqu'un employé vedette part à la retraite. Bien sûr, comme le souligne l'article, de nombreuses grandes entreprises aux États-Unis et en Allemagne contournent ce problème en faisant revenir des vétérans à la retraite dans le cadre de contrats onéreux pour les aider à assurer la transition des systèmes - mais pourquoi ajouter des dépenses inutiles plus tard alors que vous pouvez commencer la transition dès maintenant ? Pourquoi risquer une interruption d'activité qui pourrait vous coûter plusieurs fois plus cher que la mise à niveau de vos systèmes dès le départ ?
C'est là que l'erreur des coûts irrécupérables entre en jeu. Souvent, une entreprise en pleine croissance sera réticente à changer de système même si elle voit des signes clairs que son équipe est en train de les dépasser rapidement - ou même que ses anciens processus commencent à lui coûter cher. Ayant travaillé avec d'innombrables entreprises qui sont venues nous voir à la onzième heure, à la recherche d'une solution rapide pour les sortir du trou pendant une période de forte activité, je peux vous dire qu'il s'agit là d'un moment décisif. Il s'agit peut-être de l'une des décisions les plus importantes que vous prendrez au cours de la période de croissance de votre entreprise - et le plus souvent, vous risquez de nuire à votre rentabilité à long terme.
Il est facile de penser que nouveau système = dépenses supplémentaires. Toutefois, il convient d'examiner globalement à quoi sert cette dépense et comment elle vous sera bénéfique et vous permettra de réaliser des économies au fil du temps. La mise à niveau de vos systèmes est un investissement dans votre propre réussite. La maintenance d'un système, en revanche, peut s'avérer très coûteuse, en particulier dans le cas des anciennes technologies sur site.
Récemment, j'ai discuté avec un ami de la perte de temps. Quelle est la valeur du temps en termes de réussite professionnelle ? Elle m'a raconté que son service refusait de mettre à jour un logiciel tellement obsolète qu'il empêchait son équipe de faire efficacement son travail en raison des frais généraux élevés qu'il nécessitait. Naturellement, j'ai demandé pourquoi son conseil d'administration s'opposait à une mise à niveau. Il s'est avéré qu'ils avaient investi beaucoup de temps, d'efforts et de ressources dans le développement de leur système actuel et qu'ils étaient réticents à l'idée d'un changement aussi rapide. Une fois de plus, elle a souligné qu'ils perdaient du temps et de la productivité. Toute une équipe travaillait jour et nuit pour coordonner des feuilles de calcul et des courriels afin d'assurer le suivi des stocks. Et chaque fois qu'il y avait une erreur, cela signifiait des heures supplémentaires. (Avez-vous vu notre populaire vidéo NetSuite vs. Spreadsheets ? C'est exactement ce qui s'est passé). Dans des cas comme celui-ci, par exemple, la mise à niveau vers une plateforme d'arrière-guichet comme NetSuite peut être une entreprise effrayante, car il s'agit d'une nouvelle technologie. Cela implique une migration des données, une formation du personnel et l'obligation de s'habituer à une nouvelle façon de faire les choses. Savez-vous comment cela s'appelle ?
L'erreur des "coûts irrécupérables" : Connaissez-vous ce terme ? C'est la raison pour laquelle les joueurs perdent tout au casino, c'est la raison pour laquelle les gens restent dans des relations malheureuses, et c'est la meilleure façon de perdre votre esprit, votre revenu et votre temps dans tout investissement que vous faites - qu'il soit professionnel ou personnel.
L'erreur des coûts irrécupérables se produit lorsque vous investissez tellement de temps, d'énergie et d'émotions dans quelque chose qu'il vous est impossible de passer à autre chose ou de l'abandonner lorsqu'il ne fonctionne plus, ou même lorsqu'il vous empêche de progresser. Le raisonnement est le suivant : "J'ai déjà fait tout ce chemin, pourquoi changer d'itinéraire maintenant ?". Et vous continuez jusqu'à ce que vous vous épuisiez, que vous épuisiez vos finances et que vous épuisiez un temps qui aurait pu être mieux utilisé. Si c'est votre cas, la meilleure solution possible est la plus simple : il est temps de changer.
En d'autres termes, si vous avez cliqué sur cet article parce que vous n'êtes pas sûr de vouloir réparer un ancien système ou processus, la réponse est : ne le faites pas. Ne dépensez pas un centime de plus pour votre système s'il ne vous apporte pas les résultats escomptés. Arrêtez d'embaucher du personnel pour contourner des problèmes évitables. Vous n'êtes toujours pas sûr de vous ?
Bonne chance - et n'oubliez pas que la préparation de votre entreprise pour l'avenir commence aujourd'hui.
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