Si vous lisez ces lignes, c'est que votre entreprise connaît une croissance rapide et qu'elle a besoin d'une infrastructure conçue pour durer. Vous avez fait de votre mieux avec vos ressources actuelles, mais au fur et à mesure que votre secteur d'activité a évolué avec l'aide des nouvelles technologies, vous avez réalisé qu'il était nécessaire de faire un saut technologique. Vous avez peut-être entendu parler de l'ERP en nuage par un ami ou dans un article, ou peut-être savez-vous que certaines des entreprises les plus importantes d'aujourd'hui l'utilisent. Quoi qu'il en soit, vous voilà en train de chercher à consolider l'ossature de votre entreprise.
Mais n'oubliez pas qu'il n'est pas toujours facile de choisir le meilleur ERP pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise. Si vous cherchez à mettre en œuvre la bonne solution ERP pour votre entreprise, certains aspects de votre prise de décision peuvent s'avérer essentiels à votre réussite.
Voici quelques conseils et éléments à vérifier sur votre liste avant de vous lancer dans le processus de sélection :
1. Obtenir un consensus au sein de votre équipe de direction sur les raisons pour lesquelles vous devez changer
Qu'est-ce qui a poussé votre entreprise à rechercher un nouveau système ERP ? Il peut s'agir d'un certain nombre de choses - peut-être des problèmes antérieurs, tels que d'innombrables retards dus à des processus manuels, ou le fait que votre équipe de back-office est encombrée de feuilles de calcul interminables et d'îlots de données sans qu'un système organisationnel adéquat ait été mis en place. Ou peut-être suivez-vous l'exemple d'autres grands innovateurs de votre secteur qui semblent évoluer vers la technologie moderne grâce aux solutions ERP en nuage disponibles sur le marché.
Il est important, voire fondamental, que vous vous réunissiez avec votre équipe de direction pour discuter des raisons du changement et de vos attentes générales. Une fois que vous serez parvenus à un consensus, vous aurez une meilleure idée des caractéristiques que vous recherchez lorsque vous entamerez le processus de sélection.
Par exemple, vous ou votre équipe avez peut-être remarqué :
- Longs délais pour passer de simples commandes de vente ou d'achat
- Votre personnel de back-office augmente plus vite que le chiffre d'affaires de votre entreprise
- Votre entreprise utilise beaucoup d'Excel et de rapports manuels pour la prise de décision.
- J'ai inclus de nombreux autres exemples dans un autre article, que vous pouvez consulter à l'adresse suivante : Indicateurs précoces indiquant que votre entreprise pourrait avoir besoin de remplacer ses systèmes centraux.
En vous préparant à l'avance, vous pouvez être aussi précis que possible sur ce que vous voulez pendant la phase de mise en œuvre (une fois que vous avez choisi votre ERP). Cela vous permettra d'obtenir le meilleur service possible pour vos besoins spécifiques.
C'est pourquoi votre prochaine étape devrait être de prendre le temps et.. :
2. Définir vos besoins en fonction de votre vision de l'entreprise
Vous devez vous assurer que le système que vous choisissez correspond à la vision de votre entreprise en matière de croissance future. Après tout, vous voulez une infrastructure qui soutienne vos objectifs futurs. Vous devez vous poser des questions telles que : "Où est-ce que je veux que mon entreprise soit dans trois ans ? Dans cinq ans ?" Telles sont les questions que vous devez vous poser lorsque vous commencez à faire évoluer votre entreprise à l'aide de nouvelles technologies. Si vous pouvez prévoir la façon dont vous voulez que votre entreprise se développe, vous pourrez mieux adapter votre nouveau système pour soutenir cette vision.
3. Planifier la croissance future
Lorsque vous choisissez un ERP qui vous convient, le meilleur système possible est celui qui est évolutif. Vous voulez un ERP en nuage avec une base solide qui permet une personnalisation approfondie et des modules complémentaires pour aider votre entreprise à mesure qu'elle évolue, sans vous enfermer dans une version du logiciel. C'est ce qu'on appelle une infrastructure évolutive.
Jetez un coup d'œil à mon livre si vous voulez plus d'informations sur la façon de préparer votre entreprise à l'avenir grâce à la technologie "cloud".
4. Commencer à faire connaître dès maintenant l'arrivée d'un nouveau système et les raisons de cette arrivée.
Maintenant que vous êtes en accord avec votre équipe de direction et que vous avez décidé qu'il était temps d'investir dans un nouveau système et de moderniser l'infrastructure de l'entreprise, vous devez faire connaître le projet au reste de votre entreprise.
Cela ne semble pas toujours être une exigence urgente lors du processus d'acquisition d'un nouveau logiciel, mais considérez les changements qu'un ERP en nuage apportera au travail quotidien de vos employés. Certains membres de votre équipe pourraient considérer un nouveau système et les changements qu'il implique comme une menace pour leur poste. Vous devez l'annoncer dès le début, pendant le processus de sélection, afin qu'ils puissent s'habituer à l'idée avant qu'elle ne soit réellement intégrée à votre lieu de travail. Faites-leur savoir pourquoi ce changement est nécessaire et en quoi il leur sera utile dans leurs tâches quotidiennes. Donnez un nom à votre projet et maintenez la communication ouverte.
5. Déterminer la date de mise en place du nouveau système
Lorsque vous passez à un nouveau système ERP en nuage, vous devez toujours avoir un calendrier précis pour le début du projet et une estimation de la date à laquelle il sera terminé. Cela vous permettra de coordonner les membres de l'équipe afin qu'ils se concentrent sur le projet et que vous atteigniez votre objectif plus rapidement, sans incertitudes ni retards. En fait, si vous souhaitez en savoir plus sur la manière d'établir un calendrier pour la mise en œuvre d'un système ERP, consultez un autre de nos articles, Your Timeline for buying a cloud ERP System.
6. Définissez votre budget
Lorsque vous regardez les indicateurs des entreprises de votre secteur pour déterminer combien elles dépensent par rapport à leur chiffre d'affaires pour ce type de projets. Veillez à sélectionner des entreprises dont le chiffre d'affaires se situe dans la même fourchette que celle dans laquelle vous souhaitez vous trouver au cours des prochaines années. Gardez à l'esprit que votre nouveau système ERP sera un investissement à long terme et que vous devez planifier en conséquence pour vous assurer d'en tirer le meilleur parti.
Préparez-vous à vous lancer dans votre projet
Alors que vous entreprenez la tâche passionnante et parfois stressante de mettre à niveau votre entreprise avec le bon système ERP, vous devriez vous référer à cette liste. Une fois que vous aurez démarré votre projet, vous serez préparé et parfaitement en mesure d'aborder avec votre équipe les points importants concernant ce changement majeur pour votre entreprise.
Les solutions ERP en nuage d'aujourd'hui
Si vous décidez d'aller de l'avant avec un système ERP moderne en nuage comme NetSuite, lisez notre autre article sur Comment choisir un partenaire pour votre mise en œuvre de NetSuite.
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