ERP pour les sociétés de paiement : L'histoire de la réussite de Freedompay

• Entreprise et lieu :

  Freedompay
  
  Philadelphia

• Industrie connexe :

  Solutions de paiement

• Avant NetSuite :

  Sage 300

• Solutions mises en évidence :

  Mise en œuvre de NetSuite

Le secteur du paiement en ligne connaît une croissance rapide et une demande plus forte que jamais. Vous êtes-vous déjà demandé à quoi ressemblait une bonne transition ERP pour une entreprise de paiement en ligne ? GURUS Solutions a travaillé avec Freedompay pour l'aider à migrer son entreprise en pleine croissance vers le nuage avec NetSuite ERP.

FreedomPay  est une société de paiement basée à Philadelphie avec plus d'une décennie d'expérience dans les solutions financières. FreedomPay exploite une plateforme de commerce pour aider les commerçants à résoudre des problèmes de paiement complexes. L'entreprise propose diverses solutions de transaction, notamment des paiements mobiles, des solutions sans numéraire, des terminaux virtuels et à distance, le traitement des paiements, l'analyse intelligente, l'acheminement des promotions, des incitations et des services de gestion des relations avec la clientèle.

Pourquoi Freedompay est venu chez GURUS

Freedompay s'est d'abord adressé à GURUS par le biais d'une recommandation. L'entreprise était en pleine croissance et avait besoin d'aide pour gérer sa croissance exponentielle. 
 

Les objectifs qu'ils avaient à l'esprit étaient les suivants :

1. Remplacer leur système Sage 300 actuel, qui n'était pas en mesure de répondre aux exigences croissantes de leur entreprise.
2. Réduire le temps nécessaire à la saisie des données de vente, qui prenait environ 25 minutes.
3. Simplifier et organiser leur processus d'exécution.
4. Accéder à des analyses opérationnelles et financières plus détaillées et rationalisées.
5. Optimisez la fonction de recherche disponible pour toutes les données relatives aux contrats, aux commandes
6. de vente et aux expéditions afin de pouvoir rechercher toutes les données en un seul endroit.
   Regrouper les contrats en un seul endroit facilement accessible. À l'époque, les contrats de Freedompay se trouvaient sur un disque dur, au format .pdf, ce qui représentait un processus laborieux qui entraînait de nombreuses erreurs.

Avec une demande croissante et une liste de clients qui s'allongeait, ces processus chronophages devenaient un inconvénient majeur pour l'équipe de Freedompay. 
Cette entreprise en pleine croissance avait non seulement des objectifs à atteindre, mais aussi certaines exigences. 

Chaque entreprise a ses propres exigences en matière de besoins commerciaux et a besoin d'un partenaire de mise en œuvre qui comprenne ces besoins.  

Les exigences les plus importantes de Freedompay étaient les suivantes :

1. En tant que société de paiement, il était important que les rapports de NetSuite soient conformes aux exigences internationales en matière d'information financière.
2. Plus important encore, Freedompay ne disposait que de 90 jours pour mettre en place NetSuite et le faire fonctionner pour son entreprise. 

 
En résumé, il y avait beaucoup à faire et pas de temps à perdre. En gardant cela à l'esprit, les équipes ont commencé à travailler ensemble pour s'assurer que les délais et les exigences étaient respectés ! N'oubliez pas qu'une  équipe de mise en œuvre d'un système ERP a besoin de plusieurs acteurs différents pour fonctionner.

NetSuite comme ERP pour les sociétés de paiement : La solution 

Grâce à l'expertise et au dévouement des deux équipes, une solution ERP NetSuite pour les sociétés de paiement a été adaptée et personnalisée pour Freedompay, le tout dans un délai de 90 jours.

Jimmy Arkin, responsable de la comptabilité et administrateur NetSuite chez Freedompay, a parlé de l'expérience de Freedompay en matière de gestion de la croissance exponentielle de l'entreprise et de sa collaboration avec l'équipe de GURUS Solutions pour la mise en œuvre de NetSuite.  

Arkin s'enorgueillit : "La connaissance de NetSuite et la capacité à apprendre les activités de Freedompay, à faire partie de l'équipe, presque comme un employé de Freedompay, et à appliquer ces idées au système NetSuite ont été incroyables".

En ce qui concerne le processus de mise en œuvre proprement dit, M. Arkin déclare ce qui suit,

"Nous disposions d'une fenêtre de 90 jours pour mener à bien ce déploiement et, grâce à l'équipe GURUS et à un travail considérable de part et d'autre, nous avons réussi à le mettre en œuvre, ce qui a transformé l'entreprise dans son ensemble.

Regardez le témoignage vidéo complet de Jimmy Arkin, responsable de la comptabilité et administrateur NetSuite chez Freedompay :

Voici quelques-unes des solutions personnalisées que GURUS a obtenues :

1. Personnalisation des contrats et de la facturation en fonction de l'utilisation.
2. Intégration de OneWorld en remplacement de Dynamics GP afin d'automatiser les consolidations, qui auraient autrement nécessité l'intervention d'un comptable à temps plein, en utilisant plusieurs instances GP.
3. Capacité automatisée d'intégration avec leurs autres systèmes.

En travaillant en étroite collaboration avec l'équipe de Freedompay pour bien comprendre son activité, ses processus, ses besoins et ses objectifs, l'équipe de GURUS a pu créer une solution réellement adaptée à Freedompay, comme un costume parfaitement taillé sur mesure. 

Arkin souligne l'importance d'une telle communication ouverte et d'une telle compréhension,

"La rapidité avec laquelle ils ont assimilé nos activités et nos différents modèles d'entreprise a été très bénéfique, ce qui a été l'une des principales clés de notre succès et la raison pour laquelle nous avons choisi GURUS.

Des solutions étonnantes conduisent à des résultats encore plus remarquables, et c'est exactement ce qui a été réalisé dans le cadre de ce projet. 

Après avoir mis en œuvre la solution NetSuite personnalisée, Freedompay a vu :

1. Diminution du délai de clôture en fin de mois

   
   Le délai moyen de clôture de fin de mois a considérablement diminué, passant de 20 à 8 jours ouvrables. 

   À ce sujet, Arkin commente, 

   "Nous envoyons plus de 8 000 factures par mois et, avant NetSuite et l'équipe GURUS, il nous fallait environ 20 jours pour clôturer les comptes. (Après la mise en œuvre), nous avons économisé 70 %, et Freedompay s'est développé pour ouvrir un bureau à Las Vegas et à Londres - en grande partie grâce à NetSuite et à l'équipe GURUS.
2. Diminution du temps de saisie de la commande client
   Grâce à l'intégration automatisée et transparente du système, les notes de crédit dues à des erreurs de facturation ont considérablement diminué.
3. Réduction du délai de livraison des factures
   Et la tendance se poursuit ! Le délai de livraison des factures des clients est passé d'une moyenne de 15 jours ouvrables à seulement 12 heures.
4. Réduction des erreurs
   Grâce à l'intégration automatisée et transparente du système, les notes de crédit dues à des erreurs de facturation ont considérablement diminué.
5. Système de paiement automatisé
   GURUS a mis en place un système de paiement automatique qui concerne désormais 93 % des clients ayant des antécédents de retard de paiement. Ce système réduit considérablement les efforts de recouvrement et a été considéré comme une valeur ajoutée qui ne figurait pas dans les objectifs initiaux. Tout le monde aime recevoir de bonnes surprises !
6. Visibilité accrue 
   L'équipe de direction bénéficie désormais d'une bien meilleure visibilité sur tout ce qui se passe au sein de l'entreprise, ce qui lui permet de se tenir au courant des changements ou des problèmes et de prendre des décisions éclairées sur la base de données en temps réel. 
7. NetSuite CRM Implementation 
   La mise en œuvre transparente a permis de découvrir d'autres domaines d'amélioration opérationnelle au sein de l'entreprise, ce qui a débouché sur de nouvelles opportunités, notamment la mise en œuvre d'un système de gestion de la relation client (CRM) NetSuite.
    
   Tout le monde aime les fins heureuses !

Après la mise en œuvre de NetSuite 

Depuis qu'elle a transféré ses fonctions financières et de chaîne d'approvisionnement dans le nuage avec Oracle NetSuite, FreedomPay a étendu ses activités à de nouveaux territoires, notamment Las Vegas et Londres, et a réduit de 70 % le temps nécessaire à la clôture de ses comptes.

Arkin lui-même qualifie le projet d'"énorme succès". 

Il ajoute également : "NetSuite offre de nombreuses possibilités que nous n'aurions pas connues sans l'équipe de GURUS et sa connaissance du produit".

L'avantage d'avoir le bon partenaire de mise en œuvre ERP qui peut travailler pour comprendre et adapter votre NetSuite aux processus et au mode de vie de votre entreprise n'est pas mesurable. Plus l'adaptation à votre entreprise est bonne, plus les résultats sont importants. Comme pour ce projet particulier, Freedompay a pu constater des résultats qu'ils n'avaient même pas imaginés au début de la mise en œuvre.  
Arkin termine en disant : "Je les recommanderais à 1000% - à chaque projet que nous avons, je m'assure que GURUS reçoit un appel et est impliqué, ainsi qu'à toute entreprise ou client que nous avons"

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