Comment créer et personnaliser un tableau de bord NetSuite adapté à chaque rôle au sein de votre organisation ?
Dans cette présentation approfondie des tableaux de bord NetSuite, notre gourou NetSuite vous explique à quoi ressemblent les tableaux de bord Oracle NetSuite pour votre rôle, comment vous pouvez personnaliser les tableaux de bord pour les rôles au sein de votre entreprise, et comment vous pouvez contrôler les autorisations appliquées à chaque personne ou département.
Découvrez quelques-unes des fonctionnalités et des personnalisations des tableaux de bord NetSuite et apprenez à adapter parfaitement votre tableau de bord à votre rôle.
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Aujourd'hui, nous allons examiner une instance NetSuite SuiteSuccess pour le secteur vertical de l'entreposage et de la distribution.
En haut à droite, vous pouvez voir que je suis connecté en tant que directeur financier, mais nous allons également examiner les rôles pour les opérations d'entrepôt et le rôle de contrôleur. N'oubliez pas que les rôles NetSuite sont configurables et que nous pouvons contrôler les autorisations appliquées à chaque rôle, ainsi que les tableaux de bord configurés pour certains rôles.
Dans SuiteSuccess, nous avons en fait treize rôles préconfigurés pour le secteur vertical de l'entreposage et de la distribution, mais dans le cas présent, nous nous contenterons de ces trois rôles pour aujourd'hui.
En haut de notre page, nous pouvons voir la barre de recherche globale - c'est là que nous pouvons interroger la suite. Dans ce cas, lorsque je recherche "Smith", je peux voir les différents types d'enregistrements pour lesquels j'obtiens des résultats, qu'il s'agisse d'un client, d'un employé, d'un contact ou d'une opportunité.
Et si je veux filtrer les résultats, je peux utiliser l'abréviation du type d'enregistrement ou "CU" pour customer (client), et il ne reste plus que les résultats concernant les clients. Il est donc facile de trouver ce dont j'ai besoin de plusieurs façons dans cette suite.
En outre, je vois mon menu d'ajout rapide ou d'accès rapide pour créer facilement de nouveaux enregistrements, qu'il s'agisse d'un client, d'une facture, etc. Ce menu est personnalisable par les utilisateurs finaux, de sorte que je n'ai pas besoin d'un administrateur pour le modifier. Je peux le faire moi-même.
Le centre d'aide est le lien suivant. Il s'agit d'un portail en libre-service qui permet de trouver des notes de version, des guides d'utilisation ou simplement des articles en rapport avec ce que je recherche.
Par exemple, si je veux voir les préférences de comptabilité et comment les configurer, je peux chercher "Comptabilité" et trouver l'article relatif aux préférences de comptabilité. Cela m'amènera ensuite à parcourir les autres articles connexes pour trouver ce que je cherche. Il s'agit donc d'un véritable libre-service pour l'utilisateur final.
La barre suivante est la barre de navigation, qui commence par le fil d'Ariane des enregistrements récents. Ainsi, que je veuille consulter une facture récemment consultée ou facturer votre commande, je peux le faire à partir d'ici.
La liste des signets est également configurable par l'utilisateur final. Je peux donc la modifier moi-même, même si les administrateurs m'en ont donné l'accès.
Le compte de résultat et les bilans sont similaires aux raccourcis des tuiles du tableau de bord que je vois ici - et je suis sur le tableau de bord de l'accueil pour l'instant. Dans ce tableau, je peux définir mes propres préférences, c'est-à-dire modifier l'aspect des listes, des rapports ou d'un tableau de bord, par exemple.
Au centre, nous pouvons voir quelques indicateurs clés de performance. Encore une fois, ils ne sont pas fixes, mais ils sont préconfigurés. Avec SuiteSuccess, nous pouvons leur donner cette valeur dès le premier jour et nous avons même des portlets de navigation pour obtenir deux liens d'accès rapide différents en fonction du rôle que nous utilisons.
Pour l'instant, nous voyons les liens d'accès rapide du directeur financier, qui nous permettent d'examiner la situation du point de vue de la direction générale, et cela nous montre simplement différents rapports ou différents liens dans le système qui pourraient être pertinents.
En descendant, nous pouvons voir un portlet alimenté par une recherche À côté de cela, je vois une liste de centres. Les centres sont également configurables et leur fonction est de répertorier les catégories de différents liens dans le système. L'écriture de chèques, les dépôts, etc. sont un bon exemple de la façon dont un centre est utilisé, non seulement en listant ces catégories et ces liens, mais aussi lorsque nous cliquons sur ce centre, il nous montrera ces liens dans une vue de tableau de bord.
Le centre de rapport va me montrer les mêmes catégories, mais listées dans un portlet ici, catégorisant chacune des recherches sauvegardées et juste d'autres rapports catégorisés que nous pourrions avoir dans l'instance et c'est un bon exemple de tous les rapports standard que NetSuite fournit.
Comme nous disposons de plus d'une centaine de rapports standard, tant au niveau du résumé que du détail pour les finances, nous commençons toujours par ces rapports standard avant d'essayer de personnaliser l'instance, car cela nous permet toujours d'arriver plus rapidement à nos fins.
De retour au tableau de bord d'accueil, nous pouvons maintenant passer en revue les autres portlets que nous avons ici, et nous remarquons que nous avons des rappels en haut à gauche. Nous avons quelques tuiles de tableau de bord pour faciliter l'accès aux rapports et nous avons également ces graphiques de tendance que nous pouvons configurer nous-mêmes.
Les revenus par période à gauche, les dettes mensuelles à droite - et ces éléments peuvent être modifiés par l'utilisateur lui-même. Nous pouvons passer à une vue hebdomadaire si vous le souhaitez, passer à un graphique à barres si nous le voulons - c'est vraiment à l'utilisateur final de décider à ce moment-là.
sauvegardée. Il me donne des projections de trésorerie, qu'il s'agisse de "Sommes dues" ou de "Sommes reçues", d'APO ou d'AP payé en espèces, et enfin de "Sommes nettes dues" et de "Sommes nettes reçues", et nous pouvons même voir une recherche sauvegardée pour les ventes "depuis le début de l'année" et le "rapprochement des comptes des soldes des fournisseurs". Tout cela est également configurable par l'utilisateur final.
Supposons, par exemple, que je veuille changer l'ordre de ces portlets. Je peux le faire, je peux en cacher quelques-uns si je le souhaite. Mais que se passe-t-il si je veux ajouter un nouveau portlet, j'ai mes clients ici dans une liste, mais je veux les visualiser. Je peux aller en haut et cliquer sur "Personnaliser" et j'ai des options ici - qu'il s'agisse de contenu standard ou de voir ce que nous avons :
- Calendriers
- Liste
- ICP
- Cartes de pointage
- Et plus d'instantanés de rapports
Je voulais simplement voir un instantané d'un rapport ou des graphiques de tendance. Si je veux ajouter le cumul annuel des clients, je vais regarder des instantanés de rapport. Je vais juste faire glisser ceci dans mon tableau de bord ici, fermer ceci, et nous pouvons voir que c'est déjà décidé pour moi. Je commence par le rapport comparatif des ventes, mais je peux le modifier, je peux le configurer moi-même.
Vous pouvez choisir le type de graphique, la plage de dates et ici, je vais regarder plus que les 5 premiers - regardons les 15 premiers par exemple. Je vais enregistrer ceci en temps réel, je peux voir mes principaux clients par chiffre d'affaires en milliers.
Ces types de rapports peuvent être zoomés pour obtenir un peu plus de détails. Ici, je peux aller jusqu'aux détails les plus fins et je peux zoomer à nouveau. Je peux également modifier la façon dont je regarde ces informations. Par exemple, si je veux les voir sous forme de diagramme circulaire, je peux voir les 15 premiers clients et les pourcentages qu'ils représentent en termes de revenus. Il s'agit ici de la période en cours.
Supposons que j'aie supprimé le pourcentage le plus élevé de mes clients (27 %). Il me suffit de basculer vers le bas, de le supprimer et de constater que, sans lui, le client qui arrive en deuxième position représente désormais 33 %. Ce ne sont là que quelques-unes des fonctionnalités faciles à utiliser dans tous ces rapports et tableaux de bord.
Nous pouvons consulter d'autres centres préconfigurés avec des mesures financières ou d'autres liens de tableau de bord. Le centre financier peut être l'endroit où nous voulons mettre d'autres mesures financières - il peut s'agir de certains KPI et nous avons des mesures similaires ainsi que la projection hebdomadaire de trésorerie, et lorsque nous regardons les mesures financières au milieu, c'est préconfiguré, pour regarder cette période, la dernière période, et les trimestres fiscaux - la période et le dernier trimestre.
Mais lorsque j'aborde certaines de ces mesures, vous verrez qu'elles peuvent être visualisées par le pourcentage de marge brute. Là encore, nous disposons d'un de ces graphiques de tendance que nous pouvons intervertir. Nous avons maintenant une vue bi-périodique ou trimestrielle, et lorsque nous sortons de cette vue, nous pouvons cliquer sur l'un de ces indicateurs et nous remarquons exactement les chiffres qui composent ce calcul.
Bien sûr, certains d'entre eux ne nous montrent que le calcul de la métrique, mais d'autres nous renvoient directement à nos rapports. Par exemple, lorsque je clique sur revenu, je suis directement dirigé vers mon compte de résultat pour la période en cours - c'est ce sur quoi je venais de cliquer dans le portlet lui-même. Nous avons maintenant un premier aperçu de ce doux état financier, dans ce cas, un compte de résultat, et nous remarquons que les sections financières du rapport sont basées sur les lignes financières.
En bas, nous allons remarquer nos filtres. Nous filtrons par date, et par filiale - dans ce cas, nous regardons la filiale de premier niveau, mais nous pourrions filtrer vers le bas si nous avions une instance multi-filiale. Enfin, nous avons notre colonne, qui nous permet de découper nos données en tranches.
Aujourd'hui, j'ai la possibilité d'examiner mes états financiers en fonction d'une myriade de segments. J'ai ici ma classe ou mes secteurs d'activité, mes départements, mes sites, mes filiales, et nous avons ensuite quelques options pour différentes périodes comptables.
Mais avant d'en arriver là, examinons quelques-unes de ces options en bas de page. Je peux en fait réduire entièrement mon rapport, puis le détailler par section. Comme je l'ai regroupé, je peux aussi créer mes propres graphiques Excel, je peux exporter ce rapport en Excel, PDF, CSV ou Word, je peux l'imprimer, l'envoyer par courrier électronique ou programmer un envoi par courrier électronique.
Imaginons maintenant que je veuille consulter ce rapport financier et l'examiner non seulement par total, mais aussi par lieu. Je peux le faire. Je rafraîchis l'écran et je vois maintenant mon rapport financier présenté par site. J'ai ici deux sites américains. Ce n'est qu'un exemple de découpage des données.
Je pourrais aussi regarder cela par période comptable, et regardons plus d'une période. Revenons au mois de février et au troisième trimestre précédent. Nous allons maintenant voir cette capacité de découpage rapide dans NetSuite pour les rapports financiers, mais aussi pour d'autres rapports, et nous pouvons voir que tout se décompose assez facilement pour nous.
Si nous voulons aller dans les détails, vous pouvez voir que NetSuite me suggère même de regarder le rapport détaillé ici. Je ne regarderai que les comptes individuels pour la plage de dates que j'ai choisie, et j'ai regardé le total, donc tous les résultats. Et si je voulais me plonger dans l'un de ces comptes individuellement, je pourrais simplement aller encore plus loin - je peux aller directement dans l'enregistrement de la transaction à partir du haut.
Je vais donc passer du "niveau résumé" au "niveau détail" et enfin à la transaction elle-même. Si je voulais faire une sorte d'enquête sur la transaction elle-même, nous pourrions voir ici le statut de cette facture - vous pouvez voir la date et le client concerné. Vous pouvez même voir d'où elle a été créée et les articles eux-mêmes. Bien entendu, à partir de ce point également, nous pouvons consulter les enregistrements liés, qui sont évidemment le paiement de la facture, et nous pouvons consulter l'impact sur le GL. Nous avons la possibilité d'afficher ces données dans une vue de sous-liste.
Passons maintenant à mon rôle de contrôleur ou je verrai que le tableau de bord de l'accueil est similaire, mais qu'il y a une grande différence : les rappels qui sont configurés. N'oublions pas qu'en tant qu'utilisateur final, je peux configurer mes propres rappels. Ainsi, si je souhaite voir le même rappel pour les factures de plus de 30 jours et de plus de 50 000 $, je peux également le faire. Je peux modifier son apparence, le faire ressembler à un titre, et je peux aussi le supprimer.
Si vous regardez ces commandes à facturer, vous verrez un écran de facturation en bloc pour toutes les lettres de vente actuellement à ce stade - approuvées et prêtes à être facturées. En haut de l'écran, vous verrez une date qui s'appliquera à toutes les factures que je créerai, ainsi que la possibilité d'ajouter la facture à une file d'attente d'impression ou de l'envoyer par courrier électronique au client. Dans ce cas, nous respectons une préférence du client, qui se trouve dans l'enregistrement personnalisé lui-même.
Si je voulais approfondir l'une de ces factures et les créer individuellement, je pourrais le faire également. Ici, nous remarquons qu'il y a un coût d'expédition inclus, ce qui tire parti de l'intégration native de l'expédition avec UPS.
Vous pouvez voir que la facture du lit n'est plus dans ma file d'attente. Nous avons des centres dédiés à l'AR et à l'AP, alors jetons un coup d'œil au tableau de bord de l'AR. Dans ce tableau de bord, nous pouvons configurer des rappels spécifiques au centre et des indicateurs de performance afin de les dévier vers le rapport sur l'ancienneté de l'AR et d'examiner la période en cours pour les créances. Vous pouvez voir les tranches standard de 30, 60, 90 et plus de 90 pour l'ancienneté des comptes clients - mais je peux les configurer moi-même.
J'ai des options - je peux modifier l'ancienneté pour qu'elle soit basée sur une transaction ou une date d'échéance. Je peux modifier la mise à jour des annonces et je peux définir des tranches régulières ou irrégulières. Ainsi, si je voulais plus de précision dans le classement chronologique de mes comptes, je pourrais créer 5 bandes de 10 jours et les actualiser. Nous pouvons ajouter deux ou trois colonnes supplémentaires, et je peux maintenant accéder à une colonne particulière et obtenir un rapport détaillé filtré.
Ici, je ne verrai que les factures de "Fournitures Smith" en retard de plus de 50 jours, et nous pouvons voir les dates d'échéance et l'ancienneté de la facture.
Passons maintenant à mon rôle d'opérateur d'entrepôt où, là encore, je peux voir un ensemble de rappels tout à fait uniques basés sur les préférences des utilisateurs finaux.
Pour avoir une vue d'ensemble de mes niveaux de stocks, je peux utiliser le Centre d'inventaire et voir la tendance de mon "inventaire quotidien". "J'ai également deux articles ici - ils me suggèrent de les commander. J'ai une façon de voir mon inventaire instantané. Mon rapport d'inventaire actuel montre que deux de ces articles ont des "niveaux de stock et des points de commande préférentiels" et c'est ce qui nous suggère d'en commander une certaine quantité.
Nous avons un iPad Pro ici et un MacBook Pro ici. Maintenant, ajoutez le point de commande NetSuite va suggérer de commander à nouveau jusqu'à ce que vous atteigniez le niveau de stock préféré, en fonction du nombre d'articles déjà en stock et en commande.
Ainsi, si je retourne dans mon centre d'inventaire et que je clique sur les articles à commander, je serai amené à la page de commande groupée d'articles, où nous disposons de trois méthodes pour commander à nouveau des articles. Nous avons déjà parlé d'un point plus important, mais la phase temporelle consisterait à utiliser la planification de la demande dans NetSuite, c'est-à-dire à utiliser les tendances historiques des ventes afin de prévoir les quantités à acheter.
Nous pouvons voir ici pour les deux sites que nous avons une suggestion de commande pour le MacBook Pro dans chaque site, ainsi que pour l'iPad Pro dans chaque site.
Si je voulais créer tous ces TPV en une seule étape, je pourrais soit indiquer la quantité exacte - disons que je ne veux en acheter que cinq de plus - vous cocherez ce lieu et créerez un bon de commande pour ce lieu. Faisons la même chose pour le deuxième emplacement. Je veux également m'assurer que j'envoie un courriel au fournisseur avec cet ordre d'achat afin qu'il soit informé que j'ai effectivement passé l'ordre d'achat avec lui. Soumettons et nous allons traiter ces bons de commande.
Nous avons donc un PIO déjà créé. Jetons un coup d'œil à celui-ci et voyons si le courriel a déjà été envoyé au fournisseur. Si je passe par le sous-onglet Communication, sous Messages, et que je regarde si un courriel a déjà été envoyé avec le bon de commande inclus, je peux y jeter un coup d'œil également. Je peux également y jeter un coup d'œil. Nous avons un format simple. Dans ce cas, je n'utilise pas l'une des couches PDF avancées dont dispose également NetSuite.
Mes fournisseurs l'ont donc déjà reçu. Si nous revenons à notre aperçu des stocks, nous verrons qu'il reste encore moins de produits à commander. Par exemple, nous venons de commander des MacBook Pro, et il n'en reste plus que 19 à commander. À partir de ce rapport, nous pouvons également accéder directement à l'enregistrement de l'article.
À titre d'exemple, je vais utiliser l'un de ces éléments de planification de la demande en fonction de la phase temporelle. À partir d'ici, je peux faire un 360°. Nous pouvons voir qu'à une demande projetée, avec une certaine quantité, un prix de base et un montant de vente projeté, nous avons la même chose pour l'offre. Nous avons même des "ventes dans la marge" sur la "commande client", sur la "commande d'achat", et nous avons également une correspondance à trois.
Si, dans la correspondance tripartite, nous pouvons voir des lignes mises en évidence et identifiées en fonction d'un écart de quantité ou d'un écart de prix, cela est disponible non seulement sous l'article mais aussi au niveau global. Et pour compléter le reste de l'article 360, nous disposons de l'historique des ventes de l'article, des commandes d'achat, de la quantité mensuelle d'articles vendus et des commandes de vente en cours, ce qui nous permet d'obtenir une vue à 360 degrés de l'article.