Ce webinaire portera sur les transferts électroniques de fonds et sur la manière d'exploiter le transfert électronique de fonds (TEF) de NetSuite pour rationaliser vos processus de paiement. Nous donnerons une brève définition des EFT, puis nous passerons à un aperçu des problèmes, en énumérant plusieurs points douloureux que vous pouvez rencontrer dans votre entreprise, et nous terminerons par une démonstration.
Mise en œuvre de transferts électroniques de fonds dans NetSuite
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Transfert électronique de fonds: Définitions
- Transfert électronique de fonds (TEF) : Processus de transfert d'argent d'un compte bancaire à un autre.
- Automated Clearing House (ACH) : Un réseau électronique pour les transactions financières aux États-Unis. L'ACH traite d'importants volumes de transactions de crédit et de débit par lots. L'ACH est chargée d'accepter les paiements de vos clients et d'envoyer des paiements électroniques à vos fournisseurs.
- Système automatisé de compensation et de règlement (SACR) : Semblable à l'ACH, mais pour les entreprises canadiennes.
- Passerelles de traitement : Intermédiaires qui envoient vos informations de paiement à la banque pour traitement.
- Positive Bain : Outil automatisé de détection des fraudes. Il compare le numéro de compte, le numéro de chèque et le montant de chaque chèque présenté pour paiement.
- Payment File Administration (PFA) : Un enregistrement dans NetSuite qui contient les informations relatives à votre paiement.
En résumé, l'EFT est un processus qui vous permet d'autoriser le transfert de fonds de/vers vos comptes bancaires.
Il y a des distinctions importantes à faire lorsque l'on parle de transferts électroniques de fonds avec NetSuite. Tout d'abord, il existe une offre groupée gratuite, mais celle-ci ne vous permet que de modifier le modèle de paiement positif. La plupart du temps, la modification du modèle de paiement positif ne suffira pas à répondre aux besoins de votre entreprise. C'est pourquoi la plupart des clients optent pour l'offre payante, qui permet de modifier tous les modèles fournis. Cette offre comprend également 50 modèles différents.
Deuxièmement, NetSuite dispose d'une fonction appelée "transfert électronique de fonds". Cette fonction vous permet simplement de transmettre le fichier généré par la liasse à votre banque. Il en va de même pour le paiement fournisseur ACH. Alors que le transfert électronique de fonds vous permet de recevoir le paiement de votre client, le paiement fournisseur ACH vous permet de transmettre le fichier pour payer vos fournisseurs.
Qu'est-ce qu'un transfert électronique de fonds ? Vers un processus de paiement propre
- Installer le paquet gratuit et tester les limitations
- Installer l'offre groupée payante (l'offre groupée gratuite est nécessaire pour installer l'offre groupée payante)
- Demandez à ce que la SuiteApp soit provisionnée chez NetSuite. Vous pouvez le faire en appelant votre partenaire ou un représentant que vous connaissez chez NetSuite.
- Définissez les informations relatives à vos comptes bancaires. Cela vous permettra de définir les comptes qui seront crédités et ceux qui seront débités.
- Configurez les informations bancaires de vos clients. Cela nous permettra de savoir avec quelle banque et quel compte effectuer des transactions.
- Créer des transactions
- Générer votre fichier de paiement
- Envoi à l'organisme bancaire
- Automatiser le processus avec la fonction EFT (optionnel)
Quels sont les problèmes résolus par les offres groupées de transfert électronique de fonds (TEF) ?
- Le non-respect des dates d'échéance des paiements des fournisseurs. Les paiements programmés permettent d'éviter ce problème.
- L'excuse du client "le chèque est à la poste" (également corrigée par l'utilisation de paiements programmés).
- Processus d'approbation des paiements désorganisés ou manquants, ce qui peut être résolu en créant vous-même des processus d'approbation
- personnalisés dans NetSuite.
- Contrôle insuffisant des remboursements et des débits des clients.
- Le risque de fraude est atténué par l'utilisation de la fonction de paiement positif de l'offre groupée.
- Trop de frais généraux / pas assez de visibilité sur l'état de vos paiements.
Démonstration du transfert électronique de fonds NetSuite
La première chose que vous remarquerez après avoir installé et téléchargé l'offre groupée est l'apparition d'un nouveau centre appelé "paiements". C'est là que vous contrôlerez la plupart des fonctionnalités de l'offre groupée. Avant de nous plonger plus profondément dans ce qui est disponible dans le sous-onglet, examinons certaines des configurations nécessaires. Tout d'abord, examinons le fournisseur et ce qu'il y a de nouveau dans l'enregistrement du fournisseur. Vous remarquerez que vous avez désormais accès au sous-onglet Données de paiement bancaire. C'est ici que vous définirez si votre fournisseur utilise ou non des paiements EFT. C'est également ici que vous déterminerez les informations relatives à la banque utilisée par votre fournisseur.
Tout comme pour la fiche fournisseur, de nouvelles informations ont été ajoutées à la fiche client. Ces informations se présentent sous la forme de trois nouveaux sous-types. Le premier contient des informations générales sur l'adresse du client. Le deuxième contient des informations sur les débits de votre client - qu'il les utilise ou non, et quels sont les comptes bancaires concernés. Le troisième concerne les crédits de vos clients, c'est-à-dire les remboursements effectués par les clients, et indique les comptes bancaires concernés.
Démonstration du transfert électronique de fonds NetSuite
Nous allons maintenant examiner l'écran qui nous permet de gérer toutes ces transactions. Si vous allez dans Paiements > Traitement des paiements > Gestion des fichiers de paiement, vous obtiendrez une liste de toutes les demandes et de leurs statuts. Dans la colonne "fichier traité", les statuts peuvent varier : en cours de traitement, annulé ou traité avec des erreurs. Vous pouvez également voir les différents types de paiement utilisés, qu'il s'agisse d'un paiement positif, d'un paiement EFT ou d'un dépôt direct.
Nous pouvons maintenant commencer à chercher comment planifier la création de ce fichier. Comme nous l'avons expliqué précédemment, la liasse n'est responsable que de la création du fichier et de l'exécution de l'approbation. Nous ne sommes pas chargés de l'envoyer à la banque. Vous pouvez le faire en utilisant la fonction EFT.
Calendrier des paiements
Le prochain sujet que nous allons aborder est celui des échéanciers de paiement. Pour créer un échéancier, vous devez aller dans Paiements > Configuration > Échéancier de paiement et sélectionner "Nouveau". Une fois sur place, vous pouvez choisir le nom que vous souhaitez donner à l'échéancier de paiement. Vous pouvez indiquer le fuseau horaire, la fréquence de l'événement, le type d'événement et le jour.
Il est également possible que vous ne souhaitiez pas utiliser un calendrier pour générer ces fichiers. Pour ce faire, vous pouvez aller dans Paiements > Génération de fichiers bancaires > Générer un paiement de factures.
Sur cette page, vous pouvez voir quelle banque de l'entreprise vous allez payer. Vous devrez ensuite définir une recherche sauvegardée, la date à laquelle le fichier doit être traité et mettre une note de référence pour le fichier EFT afin de le différencier des autres fichiers.
Fonctionnalité de la paye positive
Examinons maintenant la fonction de paiement positif. Il s'agit essentiellement de la fonction permettant d'éviter les fraudes par altération des chèques.
Sur la page, vous verrez plusieurs champs. Le premier champ est celui du compte bancaire. En sélectionnant un compte bancaire, vous obtiendrez toutes les transactions liées à ce compte. Ces transactions doivent se situer dans la plage de dates sélectionnée. Vous pouvez également sélectionner une plage de chèques. Une fois que vous aurez cliqué sur "soumettre", vous obtiendrez des informations basées sur vos sélections.
Si vous envisagez d'installer l'offre groupée gratuite et de saisir vos coordonnées bancaires, ainsi que d'importer les coordonnées bancaires des fournisseurs/clients, GURUS Solutions peut vous aider. D'autre part, si vous souhaitez télécharger l'offre groupée payante, nous pouvons vous aider à mettre à jour les modèles EFT, à créer des calendriers et des lots (en utilisant NetSuite saved searches), et à créer un processus d'approbation en utilisant notre flux de travail.
Travailler avec GURUS Solutions, c'est créer un partenariat avec nous, grâce auquel nous travaillerons ensemble pour vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux. Avec plus d'une décennie d'expérience, nos processus éprouvés sont là pour vous soutenir tout au long de votre projet. Nous offrons également une gestion de compte continue au cas où vous auriez besoin d'un soutien au-delà des implémentations.