Par: GURUS Solutions

Comment définir un ingénieur pour commander une entreprise 

Jetons un coup d'œil aux principes fondamentaux. À la base, l'ingénierie à la commande est un type de processus de fabrication dans lequel le produit est conçu, fabriqué et fini après réception de la commande. Le produit lui-même est fabriqué selon les spécifications données par le client qui passe la commande, et nécessite de nombreuses pièces complexes et des processus à forte intensité de main-d'œuvre qui peuvent être difficiles à prévoir et encore plus difficiles à gérer.

De nombreuses entreprises d'ingénierie à la commande, telles que les constructeurs de machines sur mesure, les entreprises de construction et les intégrateurs de systèmes, sont confrontées à des défis communs lors de la sélection et de la mise en œuvre d'un système ERP. À première vue, les modèles d'entreprise ETO sont similaires aux modèles plus courants de "projets à prix fixe". Cependant, l'ingénierie à la commande s'accompagne d'exigences complexes qui peuvent s'avérer difficiles à satisfaire pour la plupart des systèmes ERP.

Les 7 difficultés les plus courantes d'une entreprise ETO sont les suivantes :

  1. Une mauvaise communication entre votre équipe de gestion de projet et votre équipe financière peut souvent conduire à une surcomptabilisation des recettes à mi-parcours d'un projet, ce qui entraîne des retours en arrière inutiles vers la fin du projet.
  2. Cela peut également entraîner des retards de facturation lorsque l'équipe financière n'est pas au courant de l'achèvement d'une étape.
  3. Gérer l'approvisionnement en nouvelles pièces et l'aligner sur le stock actuel
  4. Gestion de l'accumulation des stocks et de l'approvisionnement excessif, les chefs de projet achetant en masse pour réduire le coût unitaire de leur projet.
  5. Utilisation sous-optimale des ressources mondiales qualifiées en raison de complications entre les entreprises
  6. Perte de contrôle des coûts en raison du manque de granularité du budget par rapport aux coûts réels et de la multiplicité des estimations lors des révisions d'achèvement.
  7. Perte d'un article en stock nécessaire au projet, entraînant une double commande

Reconnaissance des revenus

Parlons de la reconnaissance des revenus. La structure des coûts d'un projet d'ETO est complexe, dans la mesure où elle combine à la fois le matériel/les achats et la main-d'œuvre. En outre, il faut tenir compte du fait que la nomenclature nécessaire à un projet est difficile à estimer dans les premières phases du projet (et qu'elle peut varier considérablement au cours du projet).
 
Cela peut alors avoir de profondes implications sur la manière dont les recettes sont comptabilisées. À ce stade, la méthode "cost-to-cost" doit être utilisée en tenant compte de l'estimation la plus récente du coût à l'achèvement (EAC).

Cela crée un lien étroit entre les processus d'approvisionnement et de paiement, de commande et d'encaissement et de gestion de projet. Afin d'obtenir une visibilité totale sur l'ensemble de ces processus, vos différentes équipes devront collaborer étroitement et disposer des outils adéquats pour centraliser et mettre à jour leurs informations en vue d'une communication rationalisée au sein de l'entreprise pendant toute la durée du projet.

Inventaire et fabrication

Les entreprises qui s'occupent d'ingénierie à la commande ont tendance à se spécialiser dans un besoin industriel très ciblé. Les entreprises d'ingénierie à la commande ont tendance à être très spécialisées dans leur domaine d'expertise. Ainsi, bien que leurs produits soient conçus spécialement pour chaque client, elles ont tendance à faire un usage intensif de composants standard. Il est assez courant d'acheter ou de fabriquer les composants les plus courants et de les stocker afin de réduire le délai d'exécution du projet et de permettre des économies d'échelle au niveau de l'approvisionnement et de la fabrication.

Bien que la plupart des ERP prennent en charge la gestion des stocks, les processus de fabrication et la gestion des projets, ces processus d'entreprise sont généralement cloisonnés et ne sont pas reliés les uns aux autres.

La question qui se pose est donc la suivante : Comment consolider mes données d'inventaire pour la comptabilisation des recettes ?

Avant de penser à une réponse, voici une autre considération :

Le processus de gestion des stocks avec approvisionnement en temps réel pendant l'assemblage d'une pièce n'est pas nécessairement pris en charge par la plupart des systèmes ERP. En termes de gestion des stocks, de processus de fabrication et de processus d'entreprise, chacun de ces éléments vivra dans son propre silo disparate

Échelle (opérations mondiales)

La plupart des entreprises d'ingénierie à la commande mènent leurs activités et opèrent à l'échelle mondiale. Afin d'optimiser la main-d'œuvre et de tirer parti des compétences disponibles dans l'ensemble de l'entreprise, de nombreuses sociétés cherchent à recruter des ingénieurs et des techniciens sur plusieurs sites et dans plusieurs pays afin qu'ils collaborent à un ou plusieurs projets. Cela signifie deux choses - 

  1. La conception et l'assemblage peuvent se faire dans des lieux différents 
  2. Les composants standard peuvent provenir de différents entrepôts répartis dans plusieurs pays.

Il est essentiel que votre ERP permette un transfert transparent de la main-d'œuvre et des composants entre les différents sites et filiales où vos équipes sont basées, tout en respectant les différentes réglementations locales et sans ajouter de travail supplémentaire à votre équipe financière.

Ce qu'il faut savoir .... (Couplage de processus multiples)

Séparément, chaque processus commercial de l'ingénieur à la commande est généralement bien couvert par la plupart des systèmes ERP. Cependant, la plupart des ERP ne prennent pas en charge (ou du moins pas sans de lourdes personnalisations et des solutions de contournement) le mélange et la combinaison des nombreux processus mentionnés ci-dessus au sein d'un même projet. Et c'est là que vous rencontrez un problème majeur.

Les entreprises de l'ETO ont de fortes particularités qui nécessitent un couplage étroit de processus multiples et de données départementales. Voici, par exemple, une ventilation de haut niveau :

Couplage nécessaire entre les sous-processus de l'entreprise, par exemple :

✔ Procure-to-Pay

✔ “Rev. Rec.”

✔ Facturation

✔ Intercompagnie

✔ Fabrication

✔ Inventaire

Couplage nécessaire entre des équipes généralement déconnectées les unes des autres, par exemple: 

✔ Finances

✔ Ingénierie

✔ Approvisionnement

✔ Opérations

✔ Etc. (Diffère en fonction de l'activité de l'ETO et des spécialités possibles)

Voyons maintenant la solution :

La solution “Rev Rec” de nouvelle génération pour l'ingénierie à la commande

 

 Une fondation combinée NetSuite / OpenAir ETO

Afin de briser les silos qui ralentissent la productivité de votre entreprise d'ingénierie à la commande, l'équipe de Gurus utilise l'ERP dynamique de NetSuite avec OpenAir comme base de soutien.

La clé pour gérer les multiples facettes de la complexité de la gestion d'une entreprise d'ETO réside dans la mise en place d'une collaboration étroite entre tous les départements impliqués dans la réalisation d'un projet donné.

Commençons par les chefs de projet et le rôle d'OpenAir dans cette solution combinée.

Le système de gestion de projet d'OpenAir, puissant et riche en fonctionnalités, les aide à cet égard :
 
  • Optimiser l'allocation des ressources
  • Gestion des calendriers et des dépendances des projets
  • Suivi du coût réel
  • Révision de la budgétisation du projet et des estimations à l'achèvement du projet
  • Contrôler, analyser et prévoir les recettes, les coûts et la rentabilité des projets.

Où NetSuite entre-t-il en jeu ?

La finance, la gestion de projet, l'approvisionnement, la fabrication, l'expédition/réception et l'entreposage partagent une source unique de vérité sur tout ce qui est directement ou indirectement lié à la livraison de la plupart des grands projets complexes qui passeront par votre entreprise. NetSuite permet des opérations mondiales fluides et transparentes entre les différents sites et filiales de l'organisation. NetSuite prend également en charge la plupart des processus commerciaux en étroite collaboration avec OpenAir.

L'équipe de Gurus a développé les composants clés et les meilleures pratiques nécessaires pour faire face aux particularités de l'ingénierie à la commande, libérant le potentiel de NetSuite et d'OpenAir pour de telles organisations de manière très ciblée.

Présentation de la solution (NetSuite & OpenAir)

Collaboration dans NetSuite :
  • Finances 
    • Rapports
    • Comptes débiteurs
    • Comptes à payer
    • OneWorld & Interco
  • Marchés publics
  • Expédition / Réception
  • Fabrication
  • Entreposage
Gestion de projet dans OpenAir :
  • Optimiser l'allocation des ressources
  • Gérer les calendriers et les dépendances des projets
  • Contrôler le coût réel
  • Réviser le budget et l'estimation du projet à l'achèvement
  • Contrôler, analyser et prévoir les recettes, les coûts et la rentabilité des projets

L'intervention des gourous : L'assemblage de tous les éléments :

Maintenant que nous disposons d'une base solide pour surmonter les obstacles de l'ingénierie à la commande, examinons le rôle de Gurus et la manière dont notre équipe a construit le ciment qui permet d'assembler tous les éléments.

Reconnaissance des recettes et mise à jour du budget

L'estimation à l'achèvement (EAC) n'est rien d'autre qu'une estimation. Bien que vous arriviez à un chiffre au début d'un projet, il est crucial de noter que cette estimation est vouée à changer plus ou moins quotidiennement. Cela peut représenter un véritable défi pour votre équipe financière. Et votre ERP ne peut pas faire grand-chose pour minimiser l'impact de ce processus en dents de scie.

Cependant, il existe peut-être un moyen de faciliter votre quotidien et de vous libérer de cette pression.

Nous avons conçu un moyen d'automatiser le processus de mise à jour des règles de reconnaissance des revenus afin qu'il tienne toujours compte du budget le plus récent et le plus précis du projet. De cette manière, vos équipes financières et de projet pourront partager les mêmes données chaque mois - et vous pourrez éviter des inconvénients inutiles pour votre entreprise comme la surcomptabilisation et d'autres écarts importants.

Stratégie d'approvisionnement à multiples facette

Les entreprises d'ingénierie à la commande efficaces sont les championnes de la réutilisation, ce qui leur permet de réduire les coûts d'ingénierie et les délais d'exécution et d'obtenir des économies d'échelle et des remises sur les volumes.

  • La plupart des articles et sous-ensembles courants disponibles sur étagère peuvent être achetés à l'avance et stockés.

Un nombre important d'achats d'articles spécifiques au projet (non stockés) doit également être justifié.

La solution personnalisée de GURUS permet à votre équipe d'approvisionnement de décider et d'exécuter la meilleure stratégie d'approvisionnement pour le projet, y compris

  • Prélèvement d'un article standard dans l'inventaire local 
  • Lancement d'une commande de travailleur (WO) de sous-ensembles standard
  • Transferts d'éléments d'autres filiales/localisations (TO)
  • Diriger les achats liés au projet (PO)

Collaboration en matière de marchés public

  • Vos chefs de projet et votre équipe d'approvisionnement pourront partager un hub centralisé, offrant une visibilité totale sur l'exécution de la stratégie d'approvisionnement sous-jacente dans NetSuite.
  • Réception d'un article ou établissement de l'ordre de travail requis dans les NS 
    • Post-créditer automatiquement le projet et les tâches OpenAir appropriés.
    • Informer les chefs de projet de cette importante activité

À propos de Gurus Solutions

GURUS s'enorgueillit d'une équipe dynamique d'experts commerciaux et techniques qui établissent la norme des meilleures pratiques en matière de mise en œuvre et de personnalisation des solutions ERP de pointe d'Oracle NetSuite. Nous travaillons en étroite collaboration avec nos clients pour amener leurs processus d'affaires dans le nuage - ce qui se traduit par un niveau inégalé de productivité et d'efficacité.

Comment nous différencions-nous du reste du marché ?

 

  • Un processus spécialisé pour optimiser vos opérations quotidiennes avec un risque réduit 
  • Plus de 15 ans d'expérience avec
  • NetSuite et l'informatique dématérialisée 
  • Une approche unique et collaborative de tout projet 
  • Expérience dans un grand nombre d'industries
  • Plus de 2100 projets réalisés avec succès
  • Des ressources dans toute l'Amérique du Nord

Une expertise NetSuite de premier ordre !

Travailler avec nos GURUS garantit que les besoins de votre entreprise en matière de mise en œuvre et de personnalisation sont traités avec une expertise NetSuite de classe mondiale.

  • Évaluation et architecture
  • Mise en œuvre et configuration
  • Migration des données
  • Évaluation et architecture
  • Mise en œuvre et configuration
  • Migration des données

Pourquoi choisir GURUS Solutions ?

  • GURUS Solutions est un partenaire Alliance NetSuite. Nous nous concentrons uniquement sur NetSuite, offrant à nos clients le meilleur logiciel de gestion en nuage associé à une approche de pointe pour solidifier les infrastructures de back-office.
  • Notre méthodologie Sherpa permet un accès en temps réel à l'information depuis n'importe où et n'importe quand ; les utilisateurs peuvent accéder à toutes les informations et mises à jour de leur projet depuis l'étranger comme s'ils travaillaient depuis leur bureau. 
  • Grâce à une approche proactive de la gestion des comptes et à des stratégies d'amélioration continue, nous forgeons des relations à long terme avec nos clients en optimisant constamment leurs opérations commerciales.

Méthodologie et approche de Sherpa

Par défaut, nos GURUS proposent une approche partagée. L'objectif est que nos experts montrent la voie, tout en collaborant étroitement avec votre équipe. Si vous disposez déjà de ressources qualifiées et préférez prendre en charge le projet, nous proposons également une approche de coaching. En fin de compte, GURUS prendra en charge autant ou aussi peu de travail que vous le souhaitez. Notre approche itérative permet un mode d'engagement des plus flexibles! 

SHERPA signifie que nous vous guidons afin que vous atteigniez le sommet du potentiel de votre entreprise. Pour les entreprises qui font la transition vers la technologie cloud moderne, voici quelques-unes des étapes par lesquelles nous vous accompagnerons ; 

  • Une réunion pour discuter de l'architecture de vos processus d'entreprise actuels
  • Une priorisation des fonctionnalités et une discussion sur les besoins de personnalisation
  • Évaluation des initiatives stratégiques visant à rationaliser les opérations de back-office
  • Une sélection collaborative de la technologie et de la gestion du changement.

Notre processus

GURUS utilise un processus étape/porte, en plaçant soigneusement des mesures de qualité au début et à la fin de chaque phase de l'engagement, afin de s'assurer que les initiatives stratégiques, la technologie, les processus, les exigences en matière de gestion du changement et les défis sont entièrement pris en compte.

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