Bienvenue dans le monde de l'ERP, où le choix du bon fournisseur est la partie la plus facile. En fait, la suite est souvent si excitante qu'ici, chez GURUS, nous l'appelons les "montagnes russes". En réalité, la phase de mise en service d'un ERP est plus souvent qu'autrement une course effrénée qui reste rarement sur la bonne voie.

 

N'ayez crainte, car tout comme les montagnes russes, la frénésie de la mise en service finira par s'arrêter, et vous vous souviendrez bientôt de la raison pour laquelle vous avez fait tout cela au départ.

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Qu'est-ce que la mise en service ?

 

La définition simple du terme "go-live" fait référence à quelque chose qui devient disponible. Bien que ce terme soit utilisé pour le lancement de nouveaux logiciels au sein des entreprises, il est plus courant dans les systèmes ERP, CRM, logistiques ou de marketing.

Dans le cas d'un ERP, le concept est extrêmement simple. C'est le moment où le système passe de l'environnement de test à la production. Si la mise en service proprement dite est une étape transparente, son succès ou son échec est une autre histoire, qui dépend de multiples facteurs, de la planification du projet aux tests en passant par le leadership adéquat - et bien d'autres choses encore.

On sait que des entreprises ont perdu des millions dans des mises en œuvre ratées. Ce n'est donc pas une plaisanterie : il est essentiel d'avoir un contrôle total avant et même après la mise en service du système.

L'avant, le pendant et l'après d'un projet ERP

 

On dit qu'il faut "garder les yeux sur le prix" lorsqu'il s'agit de réalisations, quelles qu'elles soient. Bien qu'il s'agisse d'un conseil important, je vous déconseille d'y penser lors de la mise en œuvre d'un ERP.

Il faut voir les choses sous cet angle. La phase de mise en service serait considérée comme le "prix" ; cependant, ce qui se passe avant et après est ce qui importe vraiment. En règle générale, les étapes d'un projet ERP sont les suivantes : avant-vente, évaluation, mise en œuvre, pré-mise en service, mise en service, post-mise en service, soutien et optimisation.

Voici maintenant ce qu'il est plus probable de voir :

Il n'y a pas de mots pour décrire cela. L'impact d'un ERP est énorme pour toute entreprise, qu'il s'agisse des rôles et des responsabilités des employés, du prix à payer ou des problèmes potentiels rencontrés en cours de route.

Comme nous l'avons mentionné, la phase de mise en service d'un projet ERP est essentiellement le moment où le système est, pour ainsi dire, mis en marche. Pour déterminer si la mise en service est réussie, il faut se concentrer sur les progrès réalisés avant et sur l'attention portée aux détails après la mise en service. Voyons cela de plus près.

Comment se préparer à la phase de mise en service

 

Il y a beaucoup de choses à prendre en compte lors de la planification d'un lancement d'ERP réussi, c'est pourquoi je me suis mis en quête des meilleurs conseils et astuces pour vous préparer à la mise en service la plus réussie que votre entreprise ait jamais connue.

1. Prévoir tout et n'importe quoi

L'essentiel est d'espérer le meilleur, mais de se préparer au pire. Dans ce scénario, vous devez penser à tous les défis et risques potentiels et prévoir des solutions pour chacun d'entre eux. S'il s'agit de votre premier projet ERP, il y a beaucoup d'incertitude et il est impératif de se préparer à l'inconnu.

Bien sûr, ne pas savoir ce qui pourrait mal tourner peut être stressant, mais le simple fait de se donner à soi-même et à son équipe plus de temps avant la mise en service ou de préparer une liste de tous les risques potentiels est déjà un gage de réussite.

Un projet ERP n'affecte pas seulement les personnes directement concernées, mais tous les membres de l'entreprise et au-delà. Veillez à discuter des changements à venir avec les parties prenantes, le personnel de l'entreprise et la banque. Le manque de moyens financiers est l'une des principales raisons de l'échec des mises en œuvre. Veillez à revoir votre budget avant de commencer.

2. Test, test, test

Imaginez la phase de mise en service de l'ERP comme un spectacle de Broadway. Avant la première, les acteurs passent des mois à répéter. À l'approche de la date de mise en service, veillez à passer les mois précédents à tester l'environnement, à travailler avec les membres de votre équipe et à répéter la mise en service proprement dite.

Comme les doublures d'une pièce de théâtre, préparez autant de membres de votre personnel que nécessaire (et même plus) pour vous assurer que les rôles et les responsabilités de chacun sont bien compris.

Pour toute ressource supplémentaire (personnel, logiciel, etc.) dont vous savez que vous aurez besoin, veillez à ce qu'elle soit approuvée par votre équipe de direction afin de ne pas rencontrer de difficultés le jour du lancement.

3. Ne pas avoir peur de retarder les choses

Nous fixons tous des échéances dans l'espoir de les respecter à temps. En réalité, c'est rarement le cas. Dans le cas d'un projet ERP, il est toujours, et je dis bien toujours, préférable de reporter le projet plutôt que de le mettre en œuvre avec des problèmes qui auraient pu être résolus avec un peu plus de temps.

En fin de compte, l'ERP doit faciliter vos processus d'entreprise, et le fait de le retarder de quelques semaines ou de quelques mois ne fera qu'accentuer le succès de la mise en service.

4. Organiser son équipe et ses données

Vous avez trouvé votre fournisseur d'ERP, vous avez travaillé à la mise en œuvre et le logiciel fonctionne à merveille. Il s'agit évidemment d'aspects fondamentaux, mais si vous n'avez pas formé votre équipe ou ne l'avez pas préparée aux changements à venir, tout cela est nul et non avenu.

Il est essentiel que votre équipe se sente à l'aise avec le logiciel et qu'elle ait été formée à toutes les subtilités du système. Ainsi, en cas de problème avant ou après la mise en service, ils seront parfaitement préparés à gérer la situation.

Pendant que vous préparez votre équipe, il est également important que vous nettoyiez toutes vos données en vue de la migration vers le nouveau système. Testez plusieurs transferts afin de vous assurer que vous disposez des bonnes données à intégrer.

5. Représenter son équipe

La mise en œuvre d'un projet ERP peut prendre beaucoup de temps et occuper toutes les personnes concernées. Nombreux sont ceux qui se réjouissent de ce changement, tandis que d'autres sont incertains de ce nouveau projet.

Offrez à votre personnel des incitations ou des avantages pour l'aider à se détendre pendant le projet et reconnaissez son engagement et sa contribution au projet. N'oubliez jamais que c'est le travail d'équipe qui fait fonctionner le rêve ERP.

6. Avoir des attentes, mais faire confiance à son jugement

Il convient de noter qu'une mise en service n'échoue pas sans raison. Il y a des indices qui conduisent à des accidents et à des problèmes. Faites confiance à votre intuition lorsque ces problèmes surgissent en cours de route et réagissez en conséquence.

Par exemple, un membre de l'équipe de mise en œuvre n'atteint pas certaines étapes ou un autre est complètement désorganisé. Parlez-en et informez les chefs de projet qui peuvent venir à la rescousse...

Il est probable que quelqu'un ne soit pas d'accord avec ce nouveau projet ERP. Faites confiance à votre jugement lorsque cette personne a une opinion qui n'est pas constructive pour le projet et ignorez-la. Toutefois, si l'intention est d'avoir un effet positif sur le projet - que vous n'avez peut-être pas remarqué - assurez-vous d'écouter et de résoudre le problème.

L'essentiel est d'avoir suffisamment confiance en soi et dans le projet pour savoir quand balayer quelqu'un et quand l'écouter.

7. Créer une liste de courses complète

Que vous travailliez avec un partenaire de mise en œuvre ou seul, vous devez toujours avoir votre propre liste de contrôle de mise en service. Dressez la liste de tous les éléments que vous souhaitez accomplir au cours de la phase de mise en service. Ces idées seront essentielles à votre réussite et vous permettront de surmonter plus facilement les obstacles qui se présenteront et d'apporter les solutions nécessaires.

Comment poursuivre le succès après la phase de mise en service ?

Félicitations ! Vous avez mené à bien la phase de mise en service de votre projet ERP. Quelle est la prochaine étape ? Afin de ne pas perdre de vue les activités de l'entreprise, il convient de garder à l'esprit certaines choses lorsque vous passez de la phase de mise en service à la phase de fonctionnalité.

La première chose à faire est de prendre une pause. Faites une pause ! Vous et votre personnel avez probablement travaillé sans relâche pour en arriver là. Célébrez le succès.

Maintenant que vous vous êtes un peu détendu, il est temps de travailler avec les utilisateurs finaux et de résoudre tout problème potentiel. Discutez avec les utilisateurs pour voir s'ils comprennent comment utiliser l'ERP, s'ils ont besoin d'une formation ou non, s'ils tirent profit (ou non) de l'ERP et, bien sûr, s'ils ont besoin d'une assistance continue.

Il faudra du temps pour s'habituer à tout nouveau processus et le comprendre pleinement. Prévoyez du temps pour parcourir l'ERP et voir si des corrections ou des changements sont nécessaires pour mieux répondre aux objectifs de l'entreprise. Cette analyse vous permettra d'aller encore plus loin et de créer des processus automatisés avancés qui n'étaient peut-être pas nécessaires lors de la mise en service.

Enfin, ajoutez de la valeur à votre PGI en fixant des objectifs pour l'avenir, c'est-à-dire ce que vous aimeriez accomplir à partir de maintenant. Qu'il s'agisse de renforcer l'ERP ou de dresser une liste des meilleures pratiques pour l'avenir, ces objectifs permettront de garantir que le logiciel est utilisé correctement et de maximiser ses capacités.

La phase de mise en service d'un projet ERP peut être une période très stressante. Dans la plupart des cas, l'échec d'un projet est dû à un manque de préparation, à un budget insuffisant et à des équipes désorganisées.

Chez GURUS Solutions, nous avons passé des heures à sauver des implémentations qui avaient échoué. Bien que nous n'ayons aucun problème à aider, de nombreuses raisons peuvent être évitées grâce à une planification minutieuse et à des recherches approfondies. Pour en savoir plus sur la phase de mise en service d'un projet ERP, contactez-nous dès aujourd'hui.

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