Il y a plus de trente ans, Geoffrey Moore a publié un ouvrage novateur intitulé “Crossing the Chasm” (franchir le gouffre), qui décrivait le défi difficile que représente l'adoption d'une nouvelle technologie par le client de tous les jours ("Early Majority").
Nous sommes en 2022 et la majorité des entreprises de pointe fonctionnant dans le nuage avec des solutions d'entreprise telles que NetSuite ERP n'ont toujours pas franchi le gouffre qui sépare les feuilles de calcul financières d'une meilleure technologie de planification financière et de budgétisation.
S'il est vrai que les feuilles de calcul ont beaucoup évolué au cours des 40 dernières années grâce à l'amélioration des capacités du cloud et des fonctionnalités, au fond, les clients sont toujours confrontés aux mêmes défis.
En réalité, malgré ces défauts, les financiers n'ont pas renoncé à leur relation d'amour-haine avec les feuilles de calcul.
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L'analyse financière dans les feuilles de calcul est là pour durer
Pour les professionnels des finances et de l'administration, les feuilles de calcul pour la budgétisation et la planification sont devenues la solution de référence pour élaborer, analyser et partager les budgets et les plans financiers qui guident les entreprises qu'ils servent.
Bien que la plupart des organisations se concentrent principalement sur la somme des budgets annuels et le traitement financier mensuel, de nombreuses entreprises ont besoin de flexibilité pour effectuer des prévisions trimestrielles, des rapports de vente hebdomadaires et d'autres opérations financières qui nécessitent des outils hautement adaptables pour répondre aux besoins financiers uniques de leur entreprise.
Par conséquent, avec 93% des équipes financières travaillant encore avec des feuilles de calcul, l'application pionnière "Killer App" domine toujours le monde du FP&A en offrant une flexibilité et des possibilités illimitées pour creuser dans les détails qui motivent les décisions financières.
Est-il possible de dépasser les feuilles de calcul?
Bien que les feuilles de calcul constituent une plate-forme idéale pour soutenir l'art de la budgétisation, des prévisions et de l'analyse des données financières, la flexibilité s'accompagne de l'intégrité et de la sécurité des données.
Une formule erronée, des données corrompues, un point décimal mal placé et des autorisations insuffisantes peuvent entraîner de nombreuses heures coûteuses d'efforts précieux pour résoudre ces problèmes courants et regrettables qui affectent les feuilles de calcul financières d'une entreprise.
Cela dit, bien que le logiciel de planification et de budgétisation NetSuite puisse offrir une plateforme mieux contrôlée à votre équipe financière, ces solutions sont payantes et peuvent limiter la flexibilité nécessaire pour s'adapter aux besoins uniques de votre entreprise.
En outre, pour les petites organisations qui manquent à la fois de ressources et de processus, les feuilles de calcul dominent leur monde et offrent le meilleur rapport qualité-prix en matière d'analyse financière.
La résolution des problèmes liés aux données ERP peut faire toute la différence
Pour les professionnels de la finance attachés à leurs tableurs, l'un des plus grands défis auxquels ils sont confrontés est la saisie efficace des données réelles bloquées dans leurs systèmes comptables et ERP.
Extraire avec précision de leur GL les recettes et les dépenses comptabilisées qui alimentent les données budgétaires et prévisionnelles est une tâche manuelle laborieuse et fastidieuse, sujette aux erreurs.
Les données historiques sont essentielles à la planification et à l'analyse financières, et la qualité du travail de l'équipe FP&A dépend fortement des données fournies par ces systèmes financiers essentiels.
Créer des synergies entre NetSuite et les feuilles de calcul
Pour les utilisateurs de NetSuite ERP, l'exportation des données réelles vers une feuille de calcul peut être réalisée par le biais d'extraits CSV à partir de recherches sauvegardées personnalisées.
Il n'est pas rare que les utilisateurs de NetSuite FP&A adoptent une stratégie de " chaise pivotante ", copiant et collant régulièrement des données CSV dans une feuille de calcul principale de budgétisation et de prévision. Partagée avec les équipes financières et commerciales, cette stratégie conduit souvent à la défaillance de leurs précieuses feuilles de calcul aux moments les plus inopportuns.
Heureusement, il existe des plugins et des solutions de feuilles de calcul qui atténuent ce problème en offrant une synchronisation automatisée avec NetSuite. Cela dit, une intégration plus contrôlée entre NetSuite et les feuilles de calcul peut apporter une grande valeur ajoutée à l'équipe financière en lui permettant d'obtenir les données les plus précises de son système ERP, essentielles à son analyse financière.
Les clients de NetSuite peuvent améliorer leurs feuilles de calcul financières en adoptant les stratégies suivantes:
Exploiter les recherches sauvegardées pour l'exportation
Dans un monde idéal, il est préférable de capturer tous les ensembles de données brutes dans une recherche unique pour les extraire facilement et les copier dans une feuille de calcul de planification financière principale.
La minimisation des recherches et la capture des données brutes faciliteront l'alimentation des données réelles de NetSuite. Dans de nombreux cas, plusieurs recherches devront être générées pour extraire toutes les données nécessaires en raison des limites de la jonction des tables.
Heureusement, il existe sur le marché des applications de budgétisation NetSuite qui peuvent faciliter ce processus.
Construire une stratégie de cadencement pour synchroniser les données
L'équipe financière doit respecter un calendrier précis pour la mise à jour des données du tableur à partir des systèmes externes afin de garantir la cohérence, l'intégrité des données et l'exactitude des versions.
Ce processus peut être réalisé manuellement par les propriétaires désignés de la feuille de calcul ou, mieux encore, automatiquement via une solution NetSuite qui peut synchroniser les données de manière plus cohérente et plus fréquente.
Normaliser les modèles de feuilles de calcul
L'élaboration de feuilles de calcul pour la budgétisation, la planification et les prévisions financières peut prendre des millions de directions. S'asseoir avec l'équipe et définir les objectifs, la conception et le public sont aussi importants que les données elles-mêmes.
Il est important de prendre en compte les sources de données externes dans le cadre de cette conception, car elles auront un impact considérable sur la convivialité et les performances de la feuille de calcul.
Clarifier les formules dans la mesure du possible
Les formules et les macros peuvent être l'un des principaux responsables d'une feuille de calcul corrompue. La meilleure pratique consiste à simplifier la création de formules et à documenter leur utilisation et leurs modifications.
En outre, les données brutes de NetSuite réduiront la complexité de la gestion des formules à partir des systèmes distincts alimentant les budgets financiers, les plans et les prévisions.
Mettre en place des feuilles de calcul basées sur l'informatique en nuage pour la collaboration
L'un des avantages d'une solution basée sur l'informatique en nuage est la possibilité d'optimiser les autorisations, le partage et les versions des données.
Une feuille de calcul basée sur le cloud, telle que Google Sheets, peut être une excellente solution pour l'analyse financière, en fournissant un environnement plus contrôlé pour partager des informations entre vos équipes.
Pour en savoir plus sur les solutions GURUS et sur la façon dont de nombreuses organisations intègrent NetSuite ERP à leurs feuilles de calcul de planification financière, de budgétisation et de prévision, consultez la page produit de GURUS Data Exporter.
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