Qu'est-ce qu'un plan de mise en œuvre de NetSuite ERP réussi? 

1. Élaborer un plan

• Feuille de route : Planification de l'arrêt initial de l'ancien système jusqu'à l'enregistrement des transactions dans le nouveau système. Cela comprend : les migrations de transactions ouvertes, les soldes d'ouverture et l'inventaire. 
• Veillez à disposer d'une stratégie pour valider l'importation finale de ces données.
• Disponibilité des ressources : Les parties prenantes et les responsables de département sont-ils disponibles pour les approbations requises ? Qu'en est-il des ressources des consultants ? Quelle est la marge de manœuvre en cas de retard ? Il est important d'examiner la logistique du soutien externe et du personnel de réserve pour l'informatique, etc. car vous aurez besoin de renfort en cas d'imprévu.

2. Vérifier le matériel et le logiciel ERP

• Projet pilote de salle de conférence : L'objectif de votre plateforme ERP est de favoriser la collaboration et la communication au sein de vos équipes. Les tests ne peuvent pas se faire en vase clos ! Cette phase consiste à valider le nouveau logiciel pour vos processus d'entreprise et les utilisateurs finaux qui l'utilisent pour réaliser des activités comptables typiques ou des activités clés de l'entreprise.
• Tests de bout en bout : Ils vous donneront une idée de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas et vous permettront de planifier la phase de mise en service. 
  Tests de stress / de charge : Il est important de comprendre les limites du logiciel en le poussant jusqu'à son point de rupture. Cela vous aidera à évaluer la capacité et à mesurer la façon dont il répondra à vos demandes. 
• Migration des données : Il s'agit de vérifier si le processus de migration des données nécessitera de légères retouches pour les données désordonnées, ainsi que d'obtenir une bonne compréhension de cartographer. 
  Préparation de l'équipement : Assurez-vous que vous disposez du matériel adéquat pour la mise en service. Qu'est-ce qui est disponible, qu'est-ce qui doit être ajouté, etc. Même le SaaS nécessite encore du matériel ! 

3. NetSuite ERP : formation et assistance pour vos équipes

• Formation NetSuite pour les utilisateurs finaux : Cette formation vous permettra d'évaluer dans quelle mesure vos équipes sont capables d'utiliser les outils ERP et d'y naviguer. Elle les aidera à s'habituer au nouveau logiciel et à apprendre certaines de ses meilleures pratiques. C'est également un excellent moyen de les enthousiasmer pour la mise à niveau ! 
• Plan d'assistance après la mise en service : Mettez en place une assistance aux utilisateurs finaux pour ceux qui ont besoin d'aide ou qui rencontrent des problèmes après la mise en service. Vous avez également accès à un retour d'information pratique et indirect pendant les premiers jours afin de faciliter la transition, ainsi qu'à la documentation et aux rapports

4. Votre entreprise est-elle prête pour un nouveau système ERP? 

• Nouveaux processus : Un nouveau système s'accompagne de nouveaux processus susceptibles d'affecter la comptabilité, les rapports financiers et d'autres activités clés de l'entreprise. Veillez à ce que votre équipe soit informée des changements et de la manière dont elle peut les utiliser à son avantage. 
• Communication interne : Les systèmes intégrés conduisent à des plates-formes commerciales nouvelles et améliorées. Informez vos équipes des changements, afin qu'elles puissent se coordonner et collaborer. Encore une fois, toute cette étape vise à éviter les surprises au sein de votre équipe. 
• Les parties prenantes externes : Quel sera l'impact de votre nouveau système ERP sur les clients, les fournisseurs et les partenaires ? Que doivent-ils savoir sur votre nouveau système ? Tout le monde aime les changements positifs, mais une fois de plus, il est important d'en être informé à l'avance.
• Consultez notre guide du débutant sur NetSuite

Allez voir notre Guide du débutant pour NetSuite

5. Gestion des risques et plan de secours

• Gestion des risques du projet : Soyez conscient des risques potentiels qui pourraient faire dérailler votre phase de mise en service. Comment pouvons-nous minimiser les risques ? Quel en est l'impact ?
• Prévoyez un plan de secours afin d'atténuer les difficultés. 
  Gestion des risques pour votre entreprise : Vous avez besoin d'un filet de sécurité pour votre entreprise au cas où un petit détail tournerait mal pendant la mise en service. Nous encourageons une préparation totale, ce qui signifie qu'il faut se préparer au pire des scénarios, aussi improbable soit-il. 
• Annuler votre projet de mise en œuvre de l'ERP : Vous avez toujours la possibilité de retarder ou d'annuler une mise en service à la dernière minute. Les entreprises se sentent souvent obligées de respecter la date de mise en service prévue au départ, mais cette pression ne vaut pas le risque si vous pensez que des problèmes imprévus pourraient survenir (par exemple, les étiquettes d'expédition ne s'impriment pas, ce qui empêche les expéditions). 
• Annulation de la mise en service : Si la phase de mise en service pose des problèmes et ne peut être réalisée, vous pouvez demander une évaluation du moment où le problème sera résolu et demander un retour en arrière. À ce stade, vous pouvez toujours revenir à votre ancien système pendant le temps nécessaire à la résolution du problème et à l'amélioration de la situation.