Est-ce que j’ai vraiment besoin de faire un appel d’offres pour choisir mon ERP?

Voici le guide facile
 

 

Dans cette course vidéo, Martin McNicoll (le GURU du Cloud) partage près de deux décennies de connaissances à titre de leader dans le monde des ERP infonuagiques afin d’expliquer tout ce que vous devez savoir sur les appels d’offres pour l’implantation d’un ERP.

Martin répond aux trois questions les plus fréquentes afin de réussir son appel d’offres:

  • Est-ce que j’ai vraiment besoin d’un appel d’offres pour implanter un ERP?
  • Quels sont les conseils pour réussir un appel d'offres?
  • Comment m’assurer que l’appel d’offres me donne accès au vrai coût de mon projet?
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Retranscription de la vidéo

Mon nom est Martin McNicoll, fondateur de GURUS Solutions, un des plus grands partenaires NetSuite en Amérique du Nord, et auteur du livre “Scale Up Your Business with Cloud Technology”

Et aujourd’hui, je suis votre Cloud GURU! 

ERP, RFP, clarifions les acronymes avant de commencer:

ERP signifie Enterprise Resource Planning system.
et

RFP, est l’acronyme anglophone pour ‘Request for Proposal’. C’est un appel d’offres. Dans notre contexte, c’est aussi le processus de sélection d’un nouvel ERP. 

Implanter un nouvel ERP, c’est un immense projet pour votre entreprise. J’aime bien comparer les projets d’implantation ERP à une transplantation coeur poumons en courant un marathon, c’est pas facile!

La première étape, c’est de choisir votre logiciel, en posant les bonnes questions à plusieurs partenaires d’implantation.

Le ERP que vous allez choisir va être le coeur de toute votre entreprise. 
Il faut qu’il y aille un fit avec vos opérations quotidiennes, mais aussi, le système doit s’adapter à vos stratégies de croissances. 

Vous savez comme moi que chaque entreprise a un petit quelque chose d’unique, votre ‘sauce spéciale'. Ça veut dire que chaque implantation de système ERP est différente et sera faite sur mesure selon les besoins de l’entreprise.

Il y a une tonne d’options de ERP! C’est donc normal de voir des entreprises embaucher des firmes externes pour les aider à faire le bon choix.

C’est là que les choses se compliquent.

La firme de votre choix va rassembler une liste exhaustive de logiciels ERP et partenaires potentiels pour l’implantation. Après ça, elle va demander à chaque partenaire de répondre à un questionnaire pour déterminer si le logiciel peut répondre à vos besoins.

Est-ce que vous avez vraiment besoin de ces étapes-là? En gros, la réponse c’est non.

Le processus d’appel d’offres fonctionne en théorie, mais je vous conseil de rester prudent. 

D’abord, les firmes de sélection vont demander à votre équipe de direction de participer à une série de démos, pour chaque système retenu sur leur liste. Une démo peut durer une journée complète, donc si vous regardez  5 systèmes, ça veut dire 5 jours pour analyser chaque solution. C’est pas du temps bien investi. On a même vu des firmes présenter jusqu’à 10 solutions différentes à des entreprises. 

Une bonne firme de sélection connait tous ces logiciels et peut vous proposer une liste de 2 ou 3 solutions qui répondront à vos besoins.

Deuxièmement, le processus d’appel d’offres pour un ERP est créé selon une série d’hypothèses sur les besoins de votre entreprise. Ça veut dire que vous allez accorder une grande importance aux fonctions qui sont absentes de votre système actuel, mais c’est facile d’oublier tout ce que votre système fait déjà.Il faut faire encore plus attention si vous assumez que les autres systèmes vont avoir exactement les mêmes fonctions!

Aussi, oubliez ça les démo d’une journée pour voir si le ERP est un bon match pour vous. La firme devrait vous donner une liste de démos préenregistrés sur YouTube pour faire votre opinion des fonctions génériques.

Une fois que vous avez regardé les vidéos, vous avez les outils pour décider si vous voulez une solution sur le cloud ou non et si la culture de votre entreprise est compatible avec un vendeur comme Microsoft, NetSuite, Oracle, SAP ou encore avec une solution open source. 

Faut pas se cacher que la plupart des systèmes ERP de milieu de gamme vont répondre à vos besoins, avec un peu de personnalisation ou une solution complémentaire. 

En tant que partenaire d’implantation Oracle NetSuite depuis 15 ans, je vais vous partager quelques conseils pour assurer la réussite de votre appel d’offres.

Quand vous envoyez votre appel d’offres, assurez vous d’avoir une discussion sur vos requis avec les fournisseurs potentiels, plutôt que par l’entremise d’un questionnaire. 
Notre but c’est de poser les bonnes questions pour vous aider à identifier les trous dans votre projet. L'implantation d’un ERP c’est un processus complexe, les meilleurs résultats viennent en posant les bonnes questions! 

Donc en résumé:

  1. Un appel d’offres est un moyen d’aider votre entreprise. Ça vous permet d'établir une liste de vos requis spéciaux et que le nouveau système pourra préserver votre recette secrète.
  2. Gardez ça court! Si votre liste de requis est trop longue et détaillée, la plupart des partenaires répondront oui à toutes vos questions. Gardez du temps pour les partenaires pour poser des bonnes questions!
  3. N’hésitez pas à sortir du cadre initial du RFP avec vos partenaires potentiels. Ils vont vous aider à identifier les failles dans la solution. Le questionnaire c’est juste un des outils pour voir si la solution vous convient.
  4. Finalement, demandez à votre firme de choisir un partenaire d’expérience pour chacune des solutions qu’elle recommande. 

J’espère que l’information sera utile et n’oubliez pas de vous abonner à notre compte YouTube pour plus de vidéos du Cloud GURU!

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