Un guide complet sur les recherches enregistrées NetSuite

Commencez votre recherche enregistrée NetSuite dès aujourd'hui

NetSuite est un logiciel de planification des ressources de l'entreprise (ERP) basé sur le cloud qui fournit aux entreprises une suite complète d'outils de gestion financière, de gestion des stocks et de gestion de la relation client qui offrent chacun un large éventail de possibilités. L'outil recherches enregistrées de NetSuite est l'une de ses fonctions les plus précieuses.

Une recherche enregistrée NetSuite (NS) peut s'avérer utile si vous essayez d'obtenir des données pertinentes et d'améliorer la façon dont votre entreprise est gérée.

Grâce à cette fonction, vous pouvez rechercher et filtrer les données dans NetSuite afin de produire des rapports uniques, de repérer les tendances et de faire des choix basés sur des informations à jour.

Ce guide complet contient toutes les informations nécessaires sur les recherches enregistrées dans NetSuite, de la mise en route aux stratégies et approches plus sophistiquées. Vous découvrirez les nombreuses catégories de recherche, comment les configurer et les meilleures techniques pour tirer le meilleur parti de vos recherches sauvegardées. Pour vous garantir une utilisation optimale de cette fonctionnalité, nous vous proposons également des exemples et des cas d'utilisation pratiques.

Qu'est-ce qu'une recherche enregistrée NetSuite ?

Dans NetSuite, vous pouvez créer et enregistrer vos propres requêtes de recherche personnalisées en tant que recherches sauvegardées. Vous pouvez les utiliser pour consulter des données spécifiques dans votre compte NetSuite, comme des clients, des transactions ou des articles en stock. Comme elles vous permettent d'accéder à des données qui ne sont pas facilement disponibles via l'interface par défaut de NetSuite, les recherches sauvegardées sont extrêmement efficaces.

Les recherches enregistrées NetSuite sont des outils flexibles qui peuvent être utilisés de différentes manières. Elles vous permettent de créer des rapports personnalisés, de surveiller les niveaux de stock, d'identifier des opportunités de vente, et bien plus encore. Les recherches sauvegardées peuvent être utilisées pour rechercher un large éventail de données NetSuite, notamment des transactions, des clients, des articles et des enregistrements personnalisés.

Les utilisateurs peuvent rapidement filtrer les données en utilisant les recherches enregistrées selon divers paramètres, comme les dates, les champs personnalisés et les mots-clés. Afin de modifier les données et formuler des requêtes de recherche plus complexes, ils peuvent également utiliser des formules avancées. Les utilisateurs peuvent programmer l'exécution automatique des recherches sauvegardées, ce qui leur permet d'avoir toujours accès aux informations les plus récentes.

Comment fonctionnent les recherches enregistrées ?

Pour créer une recherche enregistrée dans NetSuite, choisissez d'abord le type d'enregistrement que vous souhaitez rechercher, par exemple un client ou une transaction. Définissez ensuite les critères spécifiques de votre recherche, comme une plage de date ou un montant, et ajoutez des filtres pour affiner les résultats. Choisissez les colonnes à afficher dans les résultats de votre recherche, comme le nom du client ou le type de transaction, et triez les résultats selon des champs spécifiques.

Après avoir créé la recherche enregistrée, vous pouvez la sauvegarder et l'exécuter quand vous le souhaitez, ou la programmer pour qu'elle s'exécute automatiquement à certains intervalles. De cette façon, vous pouvez garder une trace des informations importantes sans avoir à lancer manuellement la recherche à chaque fois.

Avantages d’utiliser la recherche enregistrée NetSuite

NetSuite saved searches offer several benefits to businesses of all sizes. Here are just a few ways that saved searches can benefit your business:

Efficacité améliorée

Les recherches enregistrées dans NetSuite vous permettent d'obtenir rapidement et sans effort des informations précises sur votre compte, ce qui peut améliorer votre productivité et vous faire gagner du temps en vous évitant de parcourir de nombreux écrans ou de rechercher des informations manuellement. Par exemple, si vous souhaitez trouver tous les clients qui ont passé une commande au cours du dernier mois, vous pouvez créer une recherche sauvegardée qui va extraire ces données pour vous. Vous pouvez ensuite enregistrer cette recherche et l'exécuter autant de fois que nécessaire sans avoir à rechercher manuellement ces informations à chaque fois.

Meilleure prise de décision

Vous pouvez utiliser les recherches enregistrées pour accéder à des données précises qui vous serviront pour prendre des décisions d'affaires. Par exemple, vous pouvez créer une recherche sauvegardée pour afficher les informations sur les ventes de chaque produit pour savoir quels sont ceux qui se vendent le mieux. Cela vous permet de faire les bons choix concernant les tactiques de marketing, la gestion de l'inventaire et autres sujets.

Personnalisation avancée

Grâce aux recherches sauvegardées de NetSuite, vous pouvez personnaliser votre tableau de bord pour n'afficher que les données qui vous intéressent. Cela vous évite de devoir trier des documents inutiles et vous permet d'accéder uniquement aux informations dont vous avez besoin.

Gain de temps grâce à l'automatisation

Les recherches enregistrées peuvent être programmées pour être exécutées automatiquement à des intervalles déterminés. Cela vous fait gagner du temps et vous permet d'avoir toujours des informations à jour. Par exemple, vous pouvez programmer l'exécution d'une recherche sauvegardée tous les matins pour afficher toutes les nouvelles commandes de la veille. Cela vous permet de rester au courant des nouvelles commandes et de vous assurer qu'elles sont traitées en temps opportun.

Collaboration entre les équipes

Les utilisateurs présents sur votre compte NetSuite peuvent collaborer et communiquer plus efficacement en partageant des recherches enregistrées. Si vous avez une équipe de vente, par exemple, vous pouvez créer une recherche sauvegardée qui affiche toutes les commandes en cours. Votre personnel de vente peut alors avoir accès à cette recherche, ce qui leur donne un moyen simple de rester informés sur les commandes en cours et de récupérer facilement ces informations.

Rapports améliorés

Dans NetSuite, il est également possible de créer des rapports personnalisés à l'aide de recherches sauvegardées. Les données dont vous avez besoin pour votre rapport peuvent être récupérées à l'aide d'une recherche sauvegardée, et cette recherche peut ensuite être enregistrée en tant que rapport. En vous assurant que votre rapport est basé sur des informations à jour, vous pouvez gagner du temps et améliorer son exactitude.

Si vous souhaitez améliorer vos capacités de reporting, l'outil NetSuite Business Intelligence, développé par GURUS, peut transformer vos données de recherche enregistrée en un puissant outil de création de rapport.

Outil de suivi

Vous pouvez recevoir chaque jour par courriel des rapports sur les mesures clés. Vous pouvez ainsi suivre l'évolution des ventes en temps réel. En d'autres termes, vous n'avez pas besoin d'attendre le lendemain pour voir une mise à jour. Chaque matin, vous ouvrez NetSuite et vous savez immédiatement ce qui se passe.

Outil de priorisation

Mettre en évidence des caractéristiques et des règles de tri peut vous aider à définir vos prochaines étapes et actions. Si vous voulez et devez établir des priorités, les recherches enregistrées sont votre outil.

Flexible

Vous avez un contrôle total sur le type d'informations à extraire et sur les personnes autorisées à accéder aux données. Vous verrez qu'il est très facile de modifier des éléments et d'ajouter des filtres. Vous pouvez même ajouter des règles pour la mise en évidence des données et voir les éléments essentiels.

Convivial

Facile à prendre en main et la création se fait en seulement quelques clics, avec de nombreux guides pour vous aider.

Mettre en place une recherche enregistrée

Dans la section "Comment fonctionnent les recherches enregistrées", nous avons brièvement expliqué comment mettre en place une recherche sauvegardée. Nous allons maintenant détailler chaque étape.

Si vous avez besoin d'aide, remplissez le formulaire en haut de cette page pour obtenir dès aujourd'hui l'aide d'un expert en recherche enregistrée.

Pour créer une recherche enregistrée dans NetSuite, allez dans Rapports > Recherches enregistrées > Toutes les recherches enregistrées > Nouveau. Suivez ensuite les étapes suivantes :

Définir les critères de recherche

La première étape pour mettre en place une recherche sauvegardée est de définir les critères de recherche. Pour cela, vous pouvez sélectionner le type de recherche que vous souhaitez effectuer, par exemple les transactions, les clients ou les articles. Choisissez ensuite les champs que vous souhaitez inclure dans votre recherche. Vous pouvez également définir des paramètres de recherche spécifiques, tels que des plages de dates ou des champs personnalisés.

Ajouter des filtres

Les filtres vous permettent d'affiner les résultats de votre recherche en ajoutant des critères supplémentaires. Par exemple, vous pouvez ajouter des filtres pour exclure certaines données, comme les transactions d'une période spécifique, ou pour n'inclure que les données qui répondent à des critères spécifiques, comme les transactions avec un statut spécifique.

Configurer les colonnes

Les colonnes vous permettent de choisir les champs de données à afficher dans les résultats de recherche. Vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes en fonction de vos besoins spécifiques. Par exemple, vous pouvez inclure des colonnes pour la date de la transaction, le nom du client et la description de l'article.

Ajouter un système de tri

Le tri vous permet d'organiser les résultats de la recherche en fonction de critères spécifiques, tels que la date de la transaction ou le nom du client. Vous pouvez choisir de trier par ordre croissant ou décroissant.

Enregistrer la recherche

Une fois que vous avez défini les critères de recherche, ajouté des filtres, colonnes et système de tri, vous pouvez enregistrer la recherche. Donnez un nom et une description à votre recherche et déterminez qui peut y accéder.

Pratiques exemplaires pour les recherches enregistrées NetSuite

Vous voulez optimiser vos recherches sauvegardées ? Consultez ces pratiques exemplaires et commencez à tirer le meilleur parti de vos données NetSuite :

Utilisez des conventions de nommage précis

Donnez à vos recherches sauvegardées des noms significatifs qui reflètent leur objectif et leur portée. Utilisez des conventions de nommage cohérentes pour trouver et organiser plus facilement vos recherches enregistrées.

Limitez les résultats et optimisez les performances

Pour améliorer les performances de la recherche, limitez le nombre de résultats obtenus par votre recherche sauvegardée. Utilisez des filtres, des critères de tri et de regroupement pour affiner votre recherche et affichez uniquement les données dont vous avez besoin.

Planifiez et partagez les recherches

Programmez des recherches enregistrées pour qu'elles s'exécutent automatiquement à des intervalles spécifiés et partagez-les avec d'autres utilisateurs ou groupes au besoin. Cela permet de rationaliser les processus opérationnels et de garantir que les données importantes sont facilement accessibles. Nous verrons comment procéder dans la section suivante de ce guide.

Utilisez les recherches sommaires pour les données agrégées

Utilisez les recherches sommaires pour créer une vue résumée de vos données sur la base de champs spécifiques et de critères de regroupement. Cela peut vous aider à obtenir rapidement des informations et à effectuer des calculs sur vos données.

Évitez les calculs complexes

Évitez les calculs complexes dans vos recherches sauvegardées, car ils peuvent ralentir les performances. Utilisez plutôt des scripts ou des outils de rapport externes pour effectuer les calculs complexes et manipulations de données. Si vous avez besoin d'aide pour créer des scripts personnalisés, contactez notre service de support NetSuite et parlez à un représentant.

Utilisez la recherche combinée pour trouver des données associées

La recherche combinée permet de trouver des données connexes dans d'autres types d'enregistrements, comme les clients qui ont passé des commandes au cours du mois précédent ou les articles en stock vendus dans une région spécifique.

Révisez et mettez à jour régulièrement les recherches sauvegardées

Vérifiez et mettez à jour régulièrement vos recherches sauvegardées pour vous assurer qu'elles sont toujours pertinentes et qu'elles contiennent des données utiles. Supprimez les recherches périmées ou modifiez-les pour refléter les changements dans les processus d’affaires ou les besoins en données.

Types de recherche enregistrée NetSuite

7 types de recherche de base dans NetSuite

Comme mentionné plus haut, la première étape de la création d'une recherche enregistrée dans NetSuite consiste à définir les critères de recherche en choisissant un type de recherche. Une fois que vous avez accédé à la page Nouvelle recherche enregistrée, vous verrez une liste des types de recherche possibles.

Bien qu'il existe plusieurs choix, chaque type de recherche répond au mieux aux besoins spécifiques de certains départements. Les recherches enregistrées suivantes sont les plus couramment utilisées dans NetSuite :

Recherche d’activité

Une recherche sauvegardée d'activité NetSuite est un outil puissant du système NetSuite ERP qui permet aux utilisateurs de créer des rapports personnalisés sur les enregistrements d'activité, tels que les tâches, événements et appels téléphoniques, afin de suivre les activités d’affaires importants et les interactions avec les clients. En filtrant et en triant les données de différentes manières, les utilisateurs peuvent mieux comprendre leurs processus d'affaires et prendre des décisions éclairées sur la base d'informations à jour.

Les cas d'utilisation les plus courants portent sur le suivi des activités de vente par représentant, le suivi des interactions avec les clients pour détecter les tendances et les modèles, et la production de rapports sur la fréquence et le volume de différents types d'activités.

Recherche de client

L'outil de gestion de la relation client (CRM) de NetSuite stocke des informations cruciales sur les clients, telles que les coordonnées, l'historique des achats et les conditions de paiement. Les recherches enregistrées sur les clients dans NetSuite permettent aux utilisateurs de filtrer, trier et regrouper les données de leurs clients de différentes manières, par exemple en fonction des performances de vente, de la localisation du client et du secteur d'activité.

Les applications courantes de la recherche de clients comprennent l'identification des clients les plus performants, l'analyse des tendances et des comportements des clients et la création de campagnes de marketing ciblées. Grâce à cette fonction, les utilisateurs peuvent facilement accéder aux données des clients et les analyser, ce qui leur permet de prendre des décisions d’affaires éclairées sur la base de données en temps réel.

Recherche d’article

Les recherches d'articles dans NetSuite permettent aux utilisateurs de générer des rapports personnalisés sur les enregistrements d'articles à partir d'informations essentielles sur les produits et services, comme les prix, niveaux de stock et autres détails pertinents. Les utilisateurs peuvent filtrer, trier et regrouper les données de différentes manières, par exemple en fonction des performances de vente, du type d'article et de la catégorie.

Les recherches enregistrées d'articles dans NetSuite permettent ainsi d'identifier les produits les plus vendus, d'analyser les tendances et les niveaux de stocks et de générer des listes d'articles pour les ordres d'achat ou les devis de vente.

Recherche d’opportunité

Les enregistrements d'opportunités stockent des informations cruciales sur les ventes potentielles, telles que la source de prospect, la date de clôture estimée et la probabilité de remporter l'affaire. Une recherche sauvegardée d'opportunité permet d'accéder à ces informations vitales pour créer des rapports pertinents pour de nombreux utilisateurs au sein d'une instance de NetSuite.

Les recherches d'opportunités sauvegardées de NetSuite ont de nombreux cas d'utilisation, dont le suivi du pipeline de vente et la prévision de revenus, l'identification des meilleurs représentants des ventes et l'analyse des performances de vente par source de prospect ou par secteur d'activité.

Grâce à cette fonction, les utilisateurs peuvent facilement accéder et analyser les données d’opportunités afin de prendre des décisions d’affaires éclairées et de faire des prévisions financières efficacement.

Recherche de tâche

Une recherche sauvegardée sur les tâches permet aux utilisateurs de créer des rapports personnalisés sur les tâches enregistrées dans NetSuite. Les utilisateurs peuvent filtrer, trier et regrouper les données en fonction du type de tâche, du statut, de la priorité et d'autres champs pertinents. Les enregistrements de tâches dans NetSuite sont utilisés pour gérer et assurer le suivi des activités professionnelles telles que les rendez-vous, les appels téléphoniques, les réunions et autres tâches.

Les recherches de tâches NetSuite peuvent être utilisées pour gérer la charge de travail et la productivité des employés, analyser la performance des tâches par projet ou par département, et suivre les taux d'achèvement des tâches. Cette solution est parfaite pour les administrateurs NetSuite, les chefs de projet et les superviseurs de tous les services.

Recherche de transaction

Les utilisateurs peuvent créer des rapports personnalisés sur les enregistrements de transactions à l'aide de la fonction de recherche sauvegardée de NetSuite. Cette fonction est utile pour les tâches financières, comme la création d'ordres de vente, d'ordres d'achat et la facturation. Les utilisateurs peuvent filtrer, trier et regrouper les données à l'aide de ce type de recherche de différentes manières, par type de transaction, par plage de dates, par client et autres paramètres pertinents.

Suivre les flux de trésorerie, évaluer les recettes et les dépenses et produire des rapports sur les comptes clients et les comptes fournisseurs sont quelques-uns des cas d'utilisation fréquents des recherches sauvegardées sur les transactions. Ce type de recherche aide les utilisateurs à gérer plus efficacement leurs opérations financières.

Recherche de fournisseur

Des rapports uniques sur les enregistrements de fournisseurs peuvent être générés à l'aide du type de recherche sauvegardée NetSuite sur les fournisseurs. Les coordonnées, les politiques de paiement et l'historique des achats des fournisseurs et des prestataires de services sont tous inclus dans les enregistrements des fournisseurs dans NetSuite et peuvent être consultés grâce à la recherche.

Suivre les performances des fournisseurs et les habitudes d'achat, gérer les relations avec les fournisseurs et les renouvellements de contrats, et examiner les coûts et les responsabilités des fournisseurs sont quelques-uns des cas d'utilisation les plus courants des recherches sauvegardées NetSuite sur les fournisseurs.

Formules pour les recherches enregistrées de NetSuite

Dans une recherche sauvegardée NetSuite, les champs de formule peuvent être utilisés pour limiter les résultats de la recherche de manière plus précise ou pour exécuter des opérations sur ces résultats (comme convertir des dates en chaînes de caractères).

Suivez ces étapes pour créer un filtre de formule dans une recherche enregistrée :

  1. Trouvez la recherche sauvegardée à laquelle vous souhaitez ajouter un champ de formule en naviguant vers Rapports > Recherches enregistrées > Toutes les recherches enregistrées et cliquez sur "Modifier" sur la recherche sauvegardée souhaitée
  2. Cliquez sur l'onglet "Critères”
  3. Ajoutez un nouveau filtre en ouvrant le menu déroulant et en sélectionnant l'option de formule correspondante (Date, Numérique ou Texte)
  4. Écrivez la formule à l'aide de la syntaxe de NetSuite dans le champ FORMULE et cliquez sur "Définir"
  5. Prévisualisez les résultats pour être sûr que la formule fonctionne correctement
  6. Sauvegardez et exécutez la recherche sauvegardée

Voici quelques conseils pour utiliser les formules dans les recherches sauvegardées de NetSuite :

  • Utilisez la syntaxe des formules de NetSuite :

    NetSuite utilise sa propre syntaxe pour les formules. Elle utilise la syntaxe Oracle SQL ; par conséquent, une expérience en écriture SQL et Oracle SQL (Oracle 10g ou Oracle 11i) sera nécessaire.
     
  • Utilisez des champs de formule pour les données calculées :

    Les formules sont idéales pour les données calculées, comme pour faire la somme de certaines valeurs ou effectuer des opérations mathématiques.
     
  • Utilisez des instructions de cas pour manipuler des données :

    Les instructions de cas sont une fonction utile dans les champs de formule pour manipuler les données sur la base de critères spécifiques. Elles peuvent être utilisées pour créer une logique conditionnelle dans une formule.
     
  • Testez votre formule avant de l'enregistrer :

    Prévisualisez toujours les résultats de votre formule avant de l'enregistrer. Cela vous permettra de vous assurer que la formule fonctionne correctement et produit les résultats attendus.

Lorsqu'il s'agit de creuser dans vos données à l'aide de recherches sauvegardées, les utilisateurs ont quelques outils à leur disposition.

À un niveau plus basique, les utilisateurs peuvent tirer parti de champs de résultats spécifiques identifiés par un point de suspension. Cette fonction permet de regrouper les résultats de plusieurs types de recherche enregistrée.

Pour cela, lorsque vous créez/modifiez votre recherche enregistrée, il vous suffit de naviguer vers l'onglet "Résultats" et de sélectionner un champ avec un "..." dans le menu déroulant CHAMP.

Néanmoins, il peut arriver que vous ayez besoin d'une exploration spécifique qui n'est pas possible avec la méthode ci-dessus. Dans ce cas, la solution serait de :

  • Créer deux recherches sauvegardées différentes, avec une accessibilité différente, et les lier à l'aide d'une formule.
  • Utiliser un champ "Formule (texte)" dans l'onglet "Résultats" ainsi que l'URL de la deuxième recherche sauvegardée.
  • Remplacez les champs nécessaires dans l'URL en utilisant la fonction CONCAT et l'opérateur barre verticale double "||".

Si vous rencontrez des difficultés, ne vous inquiétez pas ! Notre équipe d'experts en recherche sauvegardée NetSuite peut vous aider. Contactez-nous et commencez à joindre vos recherches enregistrées dès aujourd'hui.

Envoyer des courriels via des recherches sauvegardées

Dans les recherches sauvegardées de NetSuite, les utilisateurs ont la possibilité de programmer automatiquement des courriels contenant les résultats d'une recherche, pour eux-mêmes ou pour d'autres utilisateurs. Cela peut se faire à une date précise ou à des intervalles réguliers définis par l'utilisateur.

Pour envoyer des courriels planifiés via les recherches enregistrées de NetSuite, suivez ces étapes :

Créez ou ouvrez la recherche sauvegardée que vous souhaitez programmer en allant dans Rapports > Recherches enregistrées > Toutes les recherches enregistrées, puis sélectionnez une recherche ou cliquez sur CRÉER - RECHERCHE ENREGISTRÉE.

Sélectionnez l'onglet "Courriel" et cochez la case "ENVOYER SELON LE PROGRAMME"

  • Désactivez la fonction ENVOYER SI AUCUN RÉSULTAT si elle n'est pas nécessaire

Le sous-onglet "Destinataires spécifiques" devrait déjà être en surbrillance. Si ce n'est pas le cas, sélectionnez-le et entrez les destinataires auxquels vous souhaitez envoyer la recherche.

  • Remarque : seules les entités présentes dans NetSuite peuvent être ajoutées.

Allez dans le sous-onglet "Personnaliser le message" et entrez toutes les informations que vous souhaitez avoir dans le courriel.

  • Vous pouvez entrer l'adresse électronique de l'expéditeur comme vous souhaitez qu'elle apparaisse, l'objet du message et tout texte supplémentaire dans le champ d'introduction
  • Vous pouvez également ajouter du texte dans le corps du message à cet endroit

Dans le même sous-onglet, vous pouvez également choisir le format avec lequel les informations sont envoyées

  • Vous pouvez choisir entre CSV, Excel ou PDF
  • Sélectionner INCLURE LE LIEN VOIR L'ENREGISTREMENT ajoutera le lien URL vers la recherche enregistrée dans NetSuite dans le corps du courriel

Allez dans le sous-onglet "Programmer" et définissez les paramètres de programmation du courriel

  • Vous pouvez choisir entre un envoi unique, quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel
  • Vous pouvez définir quand la programmation commence et se termine, ou si elle ne se termine pas du tout

Enregistrez et envoyez un courriel de test en passant la souris sur le bouton ENREGISTRER & EXÉCUTER situé en haut à gauche de l'écran, puis en sélectionnant ENREGISTRER & ENVOYER PAR COURRIEL.

Beaucoup trop de courriels ?

Si vous souhaitez voir toutes les recherches sauvegardées pour lesquelles des courriels ont été planifiés, ou si vous recevez trop de courriels d'une recherche enregistrée et que vous ne savez pas de quelle recherche il s'agit, voici une solution rapide pour vous !

Créez simplement une recherche enregistrée de type 'Recherche enregistrée', ajoutez le critère 'Programée' et sélectionnez 'Oui'.

Créez simplement une recherche enregistrée de type 'Recherche enregistrée', ajoutez le critère 'Programée' et sélectionnez 'Oui'.

Si vous avez besoin des données en dehors du système, une recherche sauvegardée peut être utilisée pour formater et contrôler les données envoyées. La recherche créée dans NetSuite peut être exportée au format PDF, CSV ou Excel, ce qui vous permet de lire ou de manipuler les données hors ligne.

Pour exporter une recherche enregistrée depuis NetSuite, allez dans Rapports > Recherches enregistrées > Toutes les recherches enregistrées pour afficher toutes les recherches publiques sauvegardées.

Ouvrez la recherche enregistrée que vous souhaitez exporter en sélectionnant "Voir" et choisissez le format CSV, Excel ou PDF pour exporter les résultats.

Si vous souhaitez exporter des données de recherches enregistrées dans NetSuite vers Google Sheets, consultez notre outil GURUS NetSuite Data Exporter. Vous pouvez tirer parti de graphiques avancés, de filtres et formules personnalisés et de tableaux croisés dynamiques pour faire passer vos données au niveau supérieur.

Exporter des recherches enregistrées dans NetSuite présente plusieurs avantages, comme :

Rapports améliorés

Vous pouvez créer des rapports détaillés à partir des recherches enregistrées exportées de NetSuite, qui vous aideront à prendre des décisions commerciales éclairées. Les données exportées peuvent être utilisées pour examiner des modèles, repérer des opportunités et suivre l'évolution dans le temps.

Analyse des données

Les recherches enregistrées exportées peuvent être utilisées pour effectuer des analyses supplémentaires sur les données en dehors de NetSuite, dans d'autres outils tels que Microsoft Excel ou Google Sheets. Vous pouvez ainsi modifier et visualiser les données de différentes manières et produire des rapports uniques adaptés à vos besoins particuliers.

Collaboration

Exporter des recherches sauvegardées peut s'avérer utile lorsque vous devez partager des informations avec des collègues qui n'ont pas accès à NetSuite. Vous pouvez facilement partager les fichiers exportés par courriel, via un service de stockage sur le cloud ou d'autres services de partage de fichiers.

Sauvegarde

Conserver une sauvegarde de vos recherches enregistrées est crucial si vous devez restaurer des données après une panne du système ou une perte de données. Vous pouvez vous assurer d’avoir toujours d'une copie à jour des données, qui peut être rapidement récupérée si nécessaire, en exportant régulièrement vos recherches sauvegardées.

En matière d’approvisionnement

L'approvisionnement est un processus compliqué et qui demande beaucoup de travail. Heureusement, utiliser les recherches enregistrées permet d'accélérer la procédure et d'améliorer les performances. Voici quelques techniques pour améliorer l'approvisionnement à l'aide de recherches sauvegardées :
 

Gestion de la performance des fournisseurs

Créez une recherche enregistrée pour suivre les performances des fournisseurs sur la base de la livraison et de la qualité. Suivez les commandes passées auprès d'un fournisseur particulier au cours de l'année passée, les taux de livraison dans les délais et le pourcentage d'articles défectueux reçus.

Opportunités de réduction des coûts

Identifiez les possibilités de réduction des coûts en créant une recherche sauvegardée qui affiche les ordres d'achat pour un article particulier, les prix payés et les noms des fournisseurs. Cela peut vous aider à identifier les fournisseurs qui proposent régulièrement des prix inférieurs pour le même article.

Rationalisation du traitement des bons de commande

Automatisez les tâches et les alertes en créant une recherche enregistrée qui affiche tous les bons de commande approuvés, mais pas encore reçus. Créez une alerte par courriel pour que l'équipe chargée des achats assure le suivi auprès du fournisseur.

Gestion des niveaux d'inventaire

Gérez les niveaux de stock en suivant les seuils de réapprovisionnement et les délais d'approvisionnement. Créez une recherche enregistrée qui affiche les articles dont le niveau de stock est inférieur au seuil de réapprovisionnement, ainsi que les délais d'approvisionnement et les noms des fournisseurs.

En matière de contrôle financier

Pour réussir, toute entreprise doit avoir une gestion financière efficace. Utiliser les recherches sauvegardées au maximum de leur potentiel est l'un des moyens d'y parvenir. Vous pouvez automatiser la gestion des flux de trésorerie, la gestion des coûts et la piste de vérification en mettant en place des recherches enregistrées.

La gestion des flux de trésorerie est un outil puissant qui vous permet de contrôler efficacement tous les relevés de dépenses soumis au cours du mois précédent, regroupés par personne ou service et par catégorie de dépenses. En analysant ces données, vous pouvez identifier des modèles et des endroits où les coûts peuvent être réduits.

De plus, le fait de garder un œil sur vos soldes de trésorerie en temps réel, vos entrées et sorties de fonds grâce aux recherches sauvegardées peut vous aider à gérer vos flux financiers. Cela vous permet de détecter immédiatement toute incohérence ou tout problème et de prendre les mesures nécessaires pour assurer la stabilité financière de votre entreprise.

Maintenir une piste de vérification est essentiel pour détecter les fraudes ou erreurs potentielles. Les recherches enregistrées peuvent suivre les modifications apportées aux données financières, ce qui vous permet de visualiser tous les achats et les informations connexes en un seul endroit. Grâce à ces informations, vous pouvez prendre de meilleures décisions d'affaires et garder vos documents financiers exacts et à jour.

En matière de vente

Le suivi des performances de vente est essentiel pour toute entreprise qui veut augmenter à la fois ses revenus et sa rentabilité. Heureusement, l'utilisation de recherches enregistrées peut accélérer la procédure et améliorer les performances. Voici quelques techniques pour augmenter les ventes grâce aux recherches enregistrées :

Suivi des performances de vente

Suivez les performances des ventes en créant une recherche enregistrée qui affiche des indicateurs clés tels que le revenu, la quantité vendue, les marges et les remises. Suivez les ordres de vente pour une ligne de produits particulière, répartis par représentant des ventes et regroupés par mois ou par trimestre.

Segmentation de la clientèle

Segmentez vos clients selon différents critères tels que le revenu, la gamme de produits, la localité ou le secteur d'activité en créant une recherche sauvegardée. Cela peut vous aider à mieux cibler vos efforts de vente et de marketing et à identifier de nouvelles opportunités de vente croisée ou incitative.

Gestion de pipeline

Gérez votre pipeline de vente en créant une recherche enregistrée qui permet de suivre l'état des transactions et d'identifier les goulots d'étranglement dans le processus de vente. Affichez toutes les possibilités à un moment précis du cycle de vente, ainsi que les dates de clôture et les chances de réussite.

Prévision des ventes

Prévoyez les ventes en créant une recherche sauvegardée qui montre les tendances historiques et projette la demande future sur la base de divers facteurs tels que la saisonnalité, les tendances du marché ou le comportement du client. Affichez toutes les commandes de l'année écoulée, réparties par gamme de produits et regroupées par mois ou par trimestre.

En tant que chef de la direction

Comme nous le savons, la fonction de chef de la direction est un poste difficile qui implique la prise de décisions critiques. C'est pourquoi il est important d'utiliser son temps le plus efficacement possible. C'est là que les recherches enregistrées de NetSuite entrent en jeu.

Une recherche sauvegardée peut afficher une vue d'ensemble des recettes par division au sein d'une entreprise. Vous pouvez voir les entrées et sorties d'argent et obtenir les totaux des montants débités et crédités. Tout est maintenant disponible en un seul clic et est mis à jour en temps réel.

Gérer une entreprise n'a jamais été aussi facile grâce à la fonction recherche enregistrée de NetSuite.

Conseil n°1 : Utiliser "Ligne principale" (Main Line), "Ligne d'expédition" (Shipping Line) et "Ligne de taxe" (Tax Line)

Dans un aperçu de recherche sauvegardée, vous pouvez facilement définir les informations que vous recherchez. Ainsi, si vous ne souhaitez voir que la section principale, définissez le critère "Ligne principale" sur "Vrai".

Si vous souhaitez uniquement consulter les articles de la facture, vous devez le définir sur 'Faux'. Vous avez également la possibilité d'afficher les deux en même temps.

Il existe un concept similaire pour les lignes de taxe et les lignes d'expédition. Si vous travaillez sur une commande client, certains résultats de votre recherche sauvegardée peuvent être liés aux taxes ou aux frais d'expédition.

Conseil n°2 : Utiliser les formules de recherche enregistrée de NetSuite

Il est possible que vous ne puissiez pas trouver un champ dans votre liste. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, vous pouvez toujours utiliser les formules de recherche enregistrée de NetSuite pour appeler un champ par son ID. Ces identifiants se trouvent dans l'explorateur de schémas. Nous vous recommandons de marquer cette URL d'un signet, car elle contient une liste de tous les ID du champ.

Tout ce que vous avez à faire dans votre liste est de sélectionner 'Formule (texte)' et d'insérer l'ID du champ dans votre formule entre parenthèses pour obtenir le résultat recherché.

Pour plus d'informations sur les formules de recherche enregistrées, consultez la section précédente du guide sur les formules de recherche enregistrée sous IV. Techniques avancées en matière de recherche enregistrée NetSuite.

Conseil n°3 : Les formules SQL sont votre couteau suisse

Parfois, en raison de la nature d'un champ lorsqu'il est ajouté en tant que filtre, vous pouvez vous retrouver avec une liste où vous souhaitez sélectionner quelque chose. Il est possible de convertir cette liste en texte libre. Pour cela, vous devez utiliser des formules SQL. Comme dans le Conseil n°2 : vous devez définir des formules textuelles dans vos critères et appeler le champ par son ID. Sous "Filtres disponibles", votre filtre sera "Formule (texte).

Conseil n°4 : Optimisez ce que vous voyez avec NS Concat

Ci-dessous, vous verrez un écran d'impression où toutes les colonnes, à l'exception d'une seule, répètent le même résultat. La seule chose qui change, ce sont les articles. Ainsi, pour améliorer la mise en page, vous pouvez utiliser la formule suivante : REPLACE(NS_CONCAT({item}), ’,’, ’<br>’). Avec NS_Concat et le champ ID, vous pouvez tout combiner sur la même ligne.

Conseil n°5 : Mettre en évidence ce qui est essentiel

Mettre en évidence les règles est très utile, car cela permet de voir ce qui est essentiel dans une recherche. Allez simplement dans le sous-onglet intitulé "Surlignage". Une fois que vous y êtes, entrez votre condition et sélectionnez la petite icône qui apparaît à côté, et une nouvelle fenêtre s'ouvrira dans laquelle vous pourrez définir votre filtre et vos critères.

Ressources supplémentaires sur les recherches enregistrées NetSuite

Formation sur les recherches enregistrées NetSuite

Plusieurs ressources sont disponibles si vous voulez suivre une formation sur la recherche enregistrée dans NetSuite, selon vos besoins spécifiques et vos préférences. Voici quelques options :

Centre d'aide NetSuite

Le Centre d'aide de NetSuite propose de nombreuses ressources sur les recherches enregistrées, notamment des articles, des vidéos et des guides de l'utilisateur. Vous pouvez accéder au centre d'aide en vous connectant à votre compte NetSuite et en cliquant sur le lien Aide dans le coin supérieur droit.

SuiteAnswers

SuiteAnswers est la base de connaissances en ligne de NetSuite, qui contient des milliers d'articles et de réponses aux questions fréquemment posées sur NetSuite. Vous pouvez rechercher des articles dans les recherches enregistrées en utilisant la barre de recherche sur la page d'accueil de SuiteAnswers.

Groupes d'utilisateurs NetSuite

Les groupes d'utilisateurs NetSuite sont des communautés d'utilisateurs NetSuite qui partagent leurs connaissances et leurs meilleures pratiques. Vous pouvez rejoindre un groupe d'utilisateurs NetSuite dans votre région ou votre secteur d'activité et participer à des réunions, des webinaires et d'autres événements dédiés à la formation NetSuite.

Formations NetSuite

NetSuite propose une variété de formations sur les recherches sauvegardées et autres sujets liés à NetSuite. Ces cours sont disponibles en ligne et en personne et sont conçus pour des utilisateurs ayant différents niveaux d'expérience. Vous pouvez toujours nous contacter pour une formation NetSuite, car nous proposons une formation pratique solide pour votre équipe.

Consultants NetSuite

Les consultants NetSuite, comme GURUS, sont des experts de NetSuite qui peuvent offrir une formation et un soutien personnalisés sur les recherches enregistrées et autres sujets liés à NetSuite.

En tant que partenaire de premier plan en matière de consultation et mise en œuvre de NetSuite, GURUS est toujours prêt à aider des entreprises comme la vôtre à atteindre leur plein potentiel et à passer à l'échelle supérieure. Utilisez le formulaire sur cette page pour nous contacter et découvrir comment GURUS peut vous aider dans votre prochain projet.

Cas d'utilisation de la fonction de recherche enregistrée NetSuite (problèmes et solutions)

Dans cette section, nous présentons des cas d'utilisation spécifiques avec nos résolutions en interne. Ces problèmes proviennent soit d'anciens clients, soit de nos propres consultants.

Édition en ligne des champs personnalisés dans les recherches sauvegardées

Problème :
Un client a signalé qu'il n'était pas possible d'éditer en ligne un champ personnalisé sur une recherche enregistrée de bons de commande, alors que le même champ pouvait être édité en ligne sur une recherche de commandes d'achat.

Résolution :
Le champ était caché sur plusieurs formulaires personnalisés utilisés pour les commandes clients. L'édition en ligne nécessite que le champ soit accessible sur le formulaire de transaction. L'affichage du champ sur tous les formulaires de commande a permis de le rendre à nouveau modifiable en ligne.

 

Extraire les modes de paiement sur une recherche enregistrée de facture

Problème :
Lorsque l'on essaie d'afficher le mode de paiement dans une recherche enregistrée de facture, le résultat est toujours vide. Les montants sont correctement saisis, mais le mode de paiement reste vide.

Résolution :
Lors de la recherche de paiements, le mode de paiement n'apparaît que dans les résultats de la ligne principale. Et la transaction à laquelle il est appliqué (c'est-à-dire la facture) n'apparaît que dans les résultats de la ligne de détail.

 

ID interne ou ID ?

Problème :
Existe-t-il une différence entre .internalid et .id lors de la récupération des identifiants d'un champ à sélection multiple dans une recherche enregistrée ?

Résolution :
Oui, il y a une différence !
La façon dont ils renvoient les résultats est différente. Lorsque vous utilisez la formule "parentFieldId.internalid" dans la section "Résultat" de la recherche enregistrée, les résultats de la recherche enregistrée créeront une nouvelle ligne de résultat pour chaque identifiant interne.

Utilisez-les en fonction de votre cas d'utilisation et vérifiez toujours que vous obtenez le résultat souhaité pour vos besoins. Dans mon cas d'utilisation, il est plus facile de séparer la chaîne d'identifiants que de traiter plusieurs lignes contenant toutes les mêmes valeurs, à l'exception des identifiants dans la sélection multiple.

Pour le contexte, ce problème a été découvert dans un champ personnalisé à sélection multiple sur un enregistrement personnalisé pour la zone et l'emplacement.

 

Impossible de voir toutes les recherches enregistrées

Problème :
Lorsque je consulte une liste de recherches enregistrées dans NetSuite (en tant qu'administrateur), comment puis-je voir toutes les recherches enregistrées, y compris les recherches privées ? Une recherche privée est une recherche qui n'a pas de public. Elle n'est donc visible que par son propriétaire.

Résolution :
Lorsque vous consultez une liste de recherches enregistrées, assurez-vous que le filtre “Afficher toutes les recherches privées” est visible. Sélectionnez l'option OUI. La sélection de l'option TOUS ne fonctionnera pas.

 

Rechercher des opportunités

Problème :
En essayant de créer une recherche enregistrée sur les opportunités pour obtenir le nombre d'heures sur un élément spécifique (Consultation), il y a un problème pour trouver le filtre Ligne principale dans la liste des champs.

Résolution :
Utilisez la recherche de transaction, avec type de filtre = Opportunité.

 

Modifier les filtres de recherche enregistrée

Problème :
Un client nous a demandé de lui créer une recherche enregistrée qui effectue une recherche sur un type d'enregistrement personnalisé et qui peut filtrer l'un de ses champs. Ce champ est attaché à une liste personnalisée composée de 3 valeurs (Oui, Non, En cours). Le client souhaite supprimer l'option native -Aucun- du "filtre disponible" dans la recherche enregistrée.

Résolution:
Actuellement, NetSuite ne permet pas de modifier les options affichées dans un filtre disponible lorsque ce filtre porte sur un champ de type . Si le filtre portait sur un champ de type , l'option -Aucun- n'apparaîtrait pas.

Les filtres affichent généralement toutes les valeurs disponibles pour le champ. Donc, dans l'exemple ci-dessus, cela signifierait que certains enregistrements ont des valeurs d'approbation d'agent comme "Oui", certains ont "Non", certains ont "En cours" et certains sont vides. Une solution de rechange serait de localiser les enregistrements sans "Approbation d'agent" et les corriger en leur attribuant l'une des valeurs valides.

 

Renvoyer les abréviations des États américains

Problème :
Un client a un champ de liste/enregistrement personnalisé qui utilise les États américains et exige que l'abréviation de l'État à deux caractères (c'est-à-dire le nom abrégé de l'État) soit renvoyée dans une recherche sauvegardée, mais NetSuite ne renvoie que le nom complet de l'État.

Résolution :
La formule suivante permet de convertir les noms complets en noms abrégés :

CASE {Custom Field ID} WHEN 'Alabama' THEN 'AL' WHEN 'Alaska' THEN 'AK' WHEN 'Arizona' THEN 'AZ' WHEN 'Arkansas' THEN 'AR' WHEN 'California' THEN 'CA' WHEN 'Canal Zone' THEN 'CZ' WHEN 'Colorado' THEN 'CO' WHEN 'Connecticut' THEN 'CT' WHEN 'Delaware' THEN 'DE' WHEN 'District of Columbia' THEN 'DC' WHEN 'Florida' THEN 'FL' WHEN 'Georgia' THEN 'GA' WHEN 'Guam' THEN 'GU' WHEN 'Hawaii' THEN 'HI' WHEN 'Idaho' THEN 'ID' WHEN 'Illinois' THEN 'IL' WHEN 'Indiana' THEN 'IN' WHEN 'Iowa' THEN 'IA' WHEN 'Kansas' THEN 'KS' WHEN 'Kentucky' THEN 'KY' WHEN 'Louisiana' THEN 'LA' WHEN 'Maine' THEN 'ME' WHEN 'Maryland' THEN 'MD' WHEN 'Massachusetts' THEN 'MA' WHEN 'Michigan' THEN 'MI' WHEN 'Minnesota' THEN 'MN' WHEN 'Mississippi' THEN 'MS' WHEN 'Missouri' THEN 'MO' WHEN 'Montana' THEN 'MT' WHEN 'Nebraska' THEN 'NE' WHEN 'Nevada' THEN 'NV' WHEN 'New Hampshire' THEN 'NH' WHEN 'New Jersey' THEN 'NJ' WHEN 'New Mexico' THEN 'NM' WHEN 'New York' THEN 'NY' WHEN 'North Carolina' THEN 'NC' WHEN 'North Dakota' THEN 'ND' WHEN 'Ohio' THEN 'OH' WHEN 'Oklahoma' THEN 'OK' WHEN 'Oregon' THEN 'OR' WHEN 'Pennsylvania' THEN 'PA' WHEN 'Puerto Rico' THEN 'PR' WHEN 'Rhode Island' THEN 'RI' WHEN 'South Carolina' THEN 'SC' WHEN 'South Dakota' THEN 'SD' WHEN 'Tennessee' THEN 'TN' WHEN 'Texas' THEN 'TX' WHEN 'Utah' THEN 'UT' WHEN 'Vermont' THEN 'VT' WHEN 'Virgin Islands' THEN 'VI' WHEN 'Virginia' THEN 'VA' WHEN 'Washington' THEN 'WA' WHEN 'West Virginia' THEN 'WV' WHEN 'Wisconsin' THEN 'WI' WHEN 'Wyoming' THEN 'WY' ELSE NULL END
 

Spécifier des formules de filtre

Problème :
Les formules peuvent être sélectionnées dans la liste déroulante des champs à appliquer dans les filtres disponibles. Mais il n'y a aucun endroit où spécifier le type de formule.

Résolution :
Dans l'onglet Critères, la première formule du même type que celle spécifiée dans les Filtres Disponibles sera la formule utilisée dans le Filtre Disponible. Les critères spécifiés apparaîtront comme la valeur par défaut du Filtre Disponible et pourront être modifiés pour relancer une nouvelle requête.

La même chose s'applique aux critères de tri dans une recherche enregistrée (onglet résultats de la recherche enregistrée) : la première formule d'un même type peut être utilisée pour faire un tri par ordre croissant/décroissant.

 

Erreurs de langage dans les recherches enregistrées

Problème :
Un client a remarqué que les recherches enregistrées affichaient des résultats différents en fonction de la langue de l'utilisateur, même en utilisant le même rôle. Nous avons pu reproduire le problème (changer l'environnement en anglais puis en français, lancer la même recherche, et obtenir des résultats différents).

Résolution :
En utilisant des instructions de cas (c'est-à-dire une formule avec un CASE WHEN), les critères sont spécifiques à la langue.

Par exemple, si la condition de recherche porte sur un type de compte appelé "Income" dans un environnement français, elle ne trouvera probablement aucun résultat (l'équivalent français étant "Bénéfice"). Il en est de même pour le champ "type de transaction" et probablement pour tout autre type de champ dont les valeurs de liste peuvent être traduites.

Voici une manière d’éviter ce problème :
La formule en anglais uniquement : CASE WHEN {accounttype} = 'Cost of Goods Sold' THEN {amount} ELSE 0 END
La version alternative de la formule qui sera prise en charge dans les deux langues : CASE WHEN {type de compte} = 'Coût des marchandises vendues' OR {type de compte} = 'Coût des marchandises vendues' THEN {amount} ELSE 0 END

 

Envoi de courriels en masse

Problème :
Le client a demandé à envoyer un courriel en masse unique à une liste de plus de 700 clients.

Résolution :
Ceci peut être réalisé en utilisant un flux de travail programmé unique, à condition qu'il y ait une recherche enregistrée des clients qui doivent recevoir le courriel.

Le flux de travail doit être programmé, avec la case "Répéter" décochée. Et la recherche sauvegardée des entités (clients, fournisseurs, contacts ou partenaires) à envoyer par courriel doit être définie comme condition de la recherche enregistrée.

La seule action requise est l'envoi d'un courriel par le contact requis (qui doit être créé en tant qu'employé) à l'adresse électronique figurant dans l'enregistrement de l'entité. Un modèle de courriel peut être utilisé ou alors un message rédigé par le client peut être copié et collé dans le champ du message.