Plus de 300 milliards de courriels sont envoyés chaque jour, et avec environ 4 milliards d'utilisateurs quotidiens, c'est un chiffre assez stupéfiant. Les lettres d'information, les publicités et les messages commerciaux non sollicités occupent une grande partie de nos boîtes de réception, reléguant souvent au second plan les correspondances plus importantes.
La gestion d'une entreprise consiste à superviser tous les départements, des opérations au marketing en passant par les ressources humaines. En réalité, le département financier est au sommet de la hiérarchie, car sans argent, une entreprise cesse d'exister.
Il n'est pas surprenant que la correspondance électronique la plus fréquente soit centrée sur les finances : factures, comptes débiteurs, comptes créditeurs, dépenses et recettes. Il est essentiel que les contrôleurs financiers restent au fait de la gestion des finances d'une organisation. Le courrier électronique, dont le nombre d'utilisateurs ne cesse de croître, est devenu la principale source de communication pour les affaires économiques.
NetSuite fait des merveilles pour la gestion des budgets et des questions liées à l'argent, en automatisant les comptes clients et les comptes fournisseurs. La vraie question est de savoir comment s'assurer que la facture est envoyée au bon moment, à la bonne personne. C'est facile : les factures électroniques avancées NetSuite.
Vous souhaitez en savoir plus sur les factures électroniques avancées NetSuite ?
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Envoi avancé de factures par courriel dans NetSuite
La clé du contrôle total des finances réside dans le courrier électronique. Les appareils obsolètes comme les télécopies et les téléphones ne suffisent plus à assurer les paiements.
Il est temps de commencer à automatiser les factures par le biais de transactions par courrier électronique, où les entreprises peuvent conserver des pistes d'audit ainsi qu'un accès facile aux comptes créditeurs et débiteurs pour savoir où, quand et qui a payé (et qui n'a pas payé).
Le plus beau dans tout cela ? Tout cela est entièrement réalisable dans NetSuite. L'envoi avancé de factures par courriel est une fonctionnalité qui ajoute de la flexibilité à l'envoi de factures par courriel dans NetSuite en fournissant une page de sélection pour les factures à envoyer par lot par courriel et en ajoutant un bouton d'envoi sur la facture.
Sa polyvalence s'étend bien au-delà de la facture. Les commandes de vente, les exécutions d'articles, les notes de crédit ne sont que quelques-unes des transactions supplémentaires qui peuvent être activées avec les notifications par courrier électronique de NetSuite. Une fois les notifications NetSuite facilitées, le personnel du service financier pourra envoyer des courriels à l'adresse principale enregistrée dans le dossier du client et/ou du fournisseur.
En fonction de chaque relation client, les entreprises peuvent spécifier le type de transactions envoyées par courrier électronique. Il peut s'agir d'un accusé de réception d'une commande, d'une confirmation d'expédition ou d'une notification de facture payée (ou impayée).
Imprimer et envoyer plusieurs factures dans NetSuite
Dans le monde des affaires, il est rare qu'un comptable envoie une facture à un client et ferme boutique ensuite. Il serait plus approprié d'envoyer plusieurs factures à un client. Sans NetSuite, cette situation ressemblerait plutôt à un dossier qui déborde de ses coins, incapable de se fermer.
La compétence de base de NetSuite est sa gestion des transactions - commandes clients, factures, inventaire - et pour cette raison, il doit absolument avoir la capacité d'imprimer et de partager ces factures avec les utilisateurs, les clients et les vendeurs.
Bien entendu, il serait vain de promouvoir les notifications par courrier électronique de NetSuite et de finir en disant que les entreprises n'ont qu'à imprimer les factures et à les envoyer par courrier postal. Non, dans ce cas, une fois que l'utilisateur a cliqué sur l'icône d'impression, la facture apparaît sous la forme d'un fichier PDF, qui peut facilement être joint et envoyé par courrier électronique.
NetSuite propose de nombreuses personnalisations permettant aux utilisateurs de définir des préférences et de modifier la facture de la manière dont ils souhaitent qu'elle soit présentée.
Comme nous l'avons décrit, il est facile d'envoyer plusieurs factures d'une seule transaction par le biais d'une seule pièce jointe. D'autre part, NetSuite peut imprimer plusieurs factures combinées en une seule pièce jointe, mais cela nécessite l'utilisation de scripts.
Une certaine personnalisation et l'utilisation de scripts permettront également de relever d'autres défis, notamment la personnalisation des dates et des heures pour des factures spécifiques et le choix de renvoyer une facture à un client.
En ce qui concerne les personnalisations et la programmation, il est préférable de discuter avec un consultant NetSuite pour explorer les options.
La solution GURU
Chez GURUS, nous avons pris note de quelques problèmes qui ne manqueront pas de se produire lorsqu'il s'agira d'utiliser des factures électroniques avancées dans NetSuite.
Notre solution GuruApp est conçue pour résoudre ces problèmes et comporte une page personnalisée basée sur SuiteScript qui permet à l'utilisateur de sélectionner des factures à l'aide de cases à cocher, ce qui déclenche ensuite le processus d'envoi par lots de plusieurs factures aux clients correspondants.
Un autre composant est une Suitelet qui, lorsqu'elle est déclenchée par le clic d'un bouton sur la facture, envoie (ou renvoie) une facture individuelle au client.
Cette solution peut être combinée avec la fonction Mail Merge de NetSuite, ce qui permet de définir des modèles pour le corps de l'e-mail. La facture peut également être jointe en fichier PDF.