Utilisateurs et rôles dans NetSuite

Sommaire:

 

Qu’est ce qu’un utilisateur NetSuite ?

Un utilisateur NetSuite est une personne qui a accès à un compte NetSuite. Dans la plupart des cas, un utilisateur est une personne travaillant dans l'entreprise, mais il peut également s'agir d'un fournisseur, d'un partenaire ou d'un client.

Pour qu'un utilisateur ait accès à NetSuite, ses données doivent comporter une adresse électronique (utilisée comme son identifiant) ainsi qu'un mot de passe. Les comptes d'utilisateur doivent être configurés dans le système NetSuite et l'accès peut être accordé par l'administrateur NetSuite - celui-ci peut envoyer un courriel de notification d'accès avec un lien pour créer un profil d'utilisateur.

Chaque utilisateur se voit attribuer un rôle spécifique dans NetSuite. En fonction du ou des rôles de l'utilisateur, des autorisations seront accordées et vont déterminer ce qu'il peut voir et modifier dans le système.

 

En quoi consiste un rôle dans NetSuite ?

Un rôle est une configuration attribuée à un utilisateur, qui définit ce qu'un individu peut voir et faire dans le système NetSuite. En d'autres termes, le rôle d'un utilisateur est limité par les autorisations associées à ce rôle. Selon le ou les rôles attribués, un utilisateur peut avoir accès à différentes données et effectuer diverses actions dans le système.

Chaque rôle est rattaché à un centre, qui se présente sous la forme d'une interface unique liée à ce rôle spécifique. En fonction de son rôle, l'utilisateur aura accès à l'interface qui répond le mieux aux besoins opérationnels de son domaine fonctionnel.

Il est important de noter qu'un utilisateur peut se voir attribuer plusieurs rôles. Par exemple, il peut être affecté à la fois au rôle de comptable et à celui de gestionnaire de la paie.

 

En quoi consistent les autorisations NetSuite ?

Les autorisations sont fournies par NetSuite et déterminent les données et l'interface auxquelles les utilisateurs ont accès. Les autorisations sont associées aux rôles, qui sont attribués aux utilisateurs. Selon le ou les rôles auxquels un utilisateur est affecté, celui-ci aura accès à certaines autorisations relatives à son ou ses rôles.

 

En quoi consistent les restrictions NetSuite ?

Les restrictions sont liées au(x) rôle(s) de l'utilisateur et limitent l'utilisation des autorisations de sorte qu'un utilisateur ne puisse voir et modifier que les données relatives à son département, sa filiale ou sa catégorie. Par exemple, un responsable peut se voir attribuer des autorisations lui permettant d'accéder aux dossiers des employés, mais limité à la consultation des données relatives aux employés de son équipe uniquement.

Apprenez-en davantage sur les différents types de restrictions ici.

 

En quoi consistent les interfaces NetSuite ?

L'interface est propre à l'utilisateur et à son ou ses rôles. En fonction de son rôle, un utilisateur peut voir des tableaux de bord différents, avoir accès à une navigation différente, ou d'autres modifications. 

 

Types de rôles dans NetSuite

Il existe deux types de rôles dans NetSuite:

Rôles standards

Les rôles standards sont accompagnés d’autorisations prédéfinies offertes par NetSuite. La plupart du temps, ces rôles sont liés à des postes d'employés standard tels que comptable, commis aux comptes fournisseurs, représentant des ventes, etc. Ces rôles sont accordés aux fournisseurs, partenaires et clients, en tenant compte de leur accès à NetSuite.

Rôles personnalisés

Les rôles personnalisés vous donnent la possibilité de créer et modifier des rôles avec les autorisations de votre choix. En pratique, il est normalement plus facile de commencer par un rôle standard, et de le personnaliser ensuite pour mieux répondre à vos besoins.

 

Qu’est ce qu’un utilisateur à accès complet ?

Une licence d'utilisateur à accès complet vous permet d'attribuer des rôles, de différents degrés, et d’accorder des autorisations dans l'instance NetSuite. Cette licence est réservée au personnel qui effectue des tâches plus complexes dans NetSuite, des recherches enregistrées aux rapports, en passant par le travail dans le CRM, etc.

 

Qu’est ce qu’un utilisateur avec accès employé ?

Un utilisateur avec accès employé n'a pas besoin d’un rôle dans votre instance NetSuite, et son accès est limité au temps et aux dépenses. Cela signifie qu'il peut accéder au système pour entrer et faire le suivi de son temps de travail ou de ses projets. Mais il n'a pas accès aux fonctionnalités CRM et ERP approfondies, et n'est pas en mesure d'effectuer des changements dans votre instance.

 

Qu’est ce qu’un administrateur NetSuite ?

L'administrateur NetSuite est chargé de configurer et de maintenir NetSuite pour votre entreprise. L'administrateur NetSuite va collaborer avec les membres de l'équipe de toutes les fonctions de l’entreprise et les équipes de développement externes pour effectuer des personnalisations, résoudre les problèmes des utilisateurs et définir les processus dans NetSuite. Ce rôle consistera également à nettoyer le système et à établir les meilleures pratiques dans l'environnement NetSuite afin d'atteindre les objectifs de l'entreprise.

 

Qu’est ce qu’un développeur NetSuite ?

Les développeurs peuvent créer des applications verticales et propres à votre secteur d'activité et qui sont personnalisées et adaptées à vos clients grâce au logiciel NetSuite ERP / Comptabilité / CRM. Un partenaire NetSuite, comme GURUS Solutions, peut intervenir comme votre solution NetSuite en créant des scripts et des outils pour garantir que votre solution infonuagique convienne parfaitement à votre organisation. Apprenez-en davantage sur nos services de personnalisation et de développement.

 

Est-ce que NetSuite permet de restreindre l'affichage des rapports et écrans en fonction de l'utilisateur ?

Oui. NetSuite fournit une sécurité basée sur les rôles et les autorisations, ce qui permet aux administrateurs de contrôler la visibilité, les actions et/ou les données.

 

Est-ce que NetSuite propose des vues ou des tableaux de bord selon les rôles ?

Oui. NetSuite permet aux utilisateurs de personnaliser leurs tableaux de bord en fonction des rôles et autorisations de l'utilisateur. Vous pouvez en savoir plus sur la personnalisation des tableaux de bord ici.

 

Quels sont les différents types d'utilisateurs NetSuite ? (avec les outils proposés) ?

Les 6 types d'utilisateurs standard de NetSuite sont : Analyste d’affaires, développeur, administrateur, DSI, partenaire et utilisateur courant. Votre ERP est livré avec un ensemble de configurations pour chaque utilisateur que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins. Pour connaître la répartition des types d'utilisateurs et découvrir ce que vous pouvez personnaliser avec NetSuite, regardez cette courte vidéo.

 

Entreprises qui utilisent NetSuite

Des entreprises de différentes tailles utilisent NetSuite. En général, celles qui comptent plus de 50 employés et réalisent un chiffre d'affaires annuel supérieur à 1 million de dollars sont clientes de NetSuite. Cela peut varier d'une entreprise à l'autre, ainsi que du secteur d'activité de l'entreprise.

Parmi les entreprises qui utilisent NetSuite, il y a :

  • LaPresse
  • FreedomPay
  • Best Choice Products
  • The Araca Group

 

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