Si vous envisagez de faire appel à un partenaire pour la mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégré (PGI) dans le cadre de la croissance de votre entreprise, vous vous posez probablement toute une série de questions : coût, responsabilités de l'équipe, processus opérationnels, etc. Ne vous inquiétez pas, car nous allons répondre à toutes vos questions brûlantes sur les équipes de mise en œuvre.

Qu'est-ce qu'une équipe de mise en œuvre de l'ERP ?

Entreprendre un projet ERP requiert des compétences, de l'expérience et des connaissances approfondies. Toutefois, il est avant tout essentiel de disposer d'acteurs clés pour toute mise en œuvre d'un système ERP. La composition de votre équipe varie en fonction d'un certain nombre de facteurs : la taille de votre organisation, les attentes du projet et les personnalisations spécifiques.

La structure de votre équipe ERP doit comprendre un représentant de chaque service de votre organisation afin d'aider les membres de l'équipe de mise en œuvre de l'ERP à comprendre vos processus opérationnels actuels et à s'y adapter. Lorsqu'il s'agit de trouver les bonnes personnes, recherchez celles qui excellent non seulement dans leur propre service, mais qui ont également une compréhension globale des buts et objectifs de l'entreprise.

Que fait une équipe de mise en œuvre de l'ERP ?

Les rôles et les responsabilités de l'équipe chargée de la mise en œuvre du projet visent à garantir la réussite du projet et à gérer les éventuels problèmes en cours de route. Dès le début, lorsque les objectifs de l'entreprise sont discutés, et même après la mise en service de l'ERP, l'équipe de mise en œuvre joue un rôle crucial dans l'obtention de résultats opérationnels.

Il est donc très important de constituer l'équipe idéale dès le départ, de manière à ce que toutes les parties prenantes aient la possibilité de fournir un retour d'information influent tout au long de chaque phase.

Il convient de noter qu'il existe de nombreux concurrents et que tous ne s'alignent pas sur votre vision de l'avenir de l'infrastructure de votre entreprise. Le choix d'un mauvais partenaire de mise en œuvre est l'une des principales raisons pour lesquelles les mises en œuvre échouent. C'est pourquoi vous avez besoin d'un chef d'équipe ERP qui connaisse les besoins de votre entreprise et la meilleure façon d'intégrer votre nouvel ERP pour répondre à ces besoins.

 

Qui doit faire partie de l'équipe de mise en œuvre d'un système ERP ?

Lorsqu'il s'agit de constituer une équipe de mise en œuvre d'un système ERP, certaines personnes doivent être incluses. En règle générale, une équipe se compose d'un cadre, d'un chef de projet, d'un utilisateur final, de membres principaux et d'un partenaire de mise en œuvre (si votre entreprise s'oriente dans cette direction). Examinons ci-dessous les rôles des utilisateurs dans la mise en œuvre d'un système ERP.
 

1. Les cadres

Tout projet ERP réussi a besoin d'une équipe de direction engagée et motivée pour prendre les grandes décisions et répondre aux questions importantes. En tant que dirigeants de l'entreprise, les cadres doivent être prêts à adopter la nouvelle plate-forme ERP et à rester impliqués tout au long de la période de mise en œuvre.

Selon la fonctionnalité de votre entreprise, le(s) dirigeant(s) sera(ont) le principal décideur et fournira(ont) des conseils sur la liste des besoins en matière d'ERP.

2. Les chefs de projet

Comme le prévoit leur rôle, les chefs de projet gèrent des projets. Leur capacité à communiquer et à superviser l'ensemble des objectifs et des processus de l'entreprise est fondamentale dans les phases de mise en œuvre de l'ERP, en particulier après la mise en service du système.

L'une de ses principales responsabilités sera de diriger le projet en ce qui concerne le budget, les ressources, le champ d'application, etc. Ses conseils et son influence tout au long de la mise en œuvre seront importants en cas d'incident ou de problème.

3. Utilisateurs finaux

Les utilisateurs finaux sont des représentants de leur département qui se font les champions de l'adoption d'une plateforme ERP au sein de l'organisation. Leurs solides compétences en matière de leadership et de communication seront essentielles lorsqu'il s'agira de relayer les préoccupations et d'aider les autres à comprendre le nouveau système. Leur expérience non technique mettra l'équipe au défi de savoir quelles questions poser au sujet de la mise en œuvre de l'ERP.

Par exemple, un membre du département des ressources humaines serait un contributeur clé à la structure de l'équipe du projet ERP. Elle connaît souvent les obstacles que les employés rencontrent lorsqu'ils doivent faire face à des changements à l'échelle de l'entreprise.

4. Les membres principaux

Vos membres principaux devront être des experts techniques qui, dans ce cas, seront généralement des professionnels de l'informatique et de la finance. En tant que membres principaux, ils devront connaître ou apprendre certains aspects du système ERP. Ils soutiendront les processus d'entreprise et seront chargés de répondre aux besoins de l'entreprise et des utilisateurs en cas de problèmes techniques.

Votre équipe informatique devra comprendre et acquérir les compétences ou les connaissances nécessaires pour gérer le processus continu de maintenance de votre logiciel ERP. Des possibilités de formation supplémentaires peuvent également permettre à votre équipe informatique de se mettre à niveau pour mener à bien les tâches qui lui sont confiées dans le cadre de l'ERP.

Votre système ERP sera utilisé par le service financier de votre entreprise pour la planification et la budgétisation, la paie, etc. C'est donc un atout majeur que de faire participer au processus d'installation du logiciel les personnes qui l'utilisent réellement.

5. Partenaire de mise en œuvre

Votre partenaire d'implémentation est choisi par vous pour représenter les besoins et les souhaits de votre entreprise tout au long du processus d'implémentation de votre logiciel ERP. En tant que responsable de la mise en œuvre de l'ERP au sein de votre équipe, votre partenaire vous fournira des instructions, un coaching et des conseils personnalisés.

Plus important encore, les partenaires de mise en œuvre ont des dizaines d'années d'expérience dans la mise en œuvre de l'ERP et savent comment s'attaquer à des problèmes complexes. Ils veilleront à ce que votre projet soit une réussite et aideront vos employés à maîtriser les subtilités du logiciel.

Si vous décidez de travailler avec un partenaire compétent pour la mise en œuvre de l'ERP, il discutera avec vos spécialistes et tous les autres utilisateurs concernés de la nécessité d'une formation à l'ERP, afin de garantir une utilisation stratégique de la plate-forme.

Comment constituer l'équipe de mise en œuvre idéale

Chaque projet de mise en œuvre a besoin de sa propre Ligue de justice. Maintenant que vous savez de quels super-héros vous avez besoin, vous pouvez commencer à la constituer.

Pour constituer l'équipe idéale, il faut

1. Le soutien des dirigeants

Les dirigeants sont les principaux décideurs d'une entreprise et, lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre un système ERP, ce sont eux qui ont le plus d'influence. Il n'est donc pas surprenant que leur soutien soit nécessaire pour faire avancer le projet.

2. Une communication forte

La communication est essentielle tout au long du projet, du début à la fin. Le fait de disposer de la bonne équipe permet de s'assurer que les voix de tous les services sont entendues tout au long de la mise en œuvre et que les besoins de chacun sont satisfaits.

3. L'établissement de priorités

Les chefs de projet et les cadres doivent donner le ton - pour s'assurer que les rôles et les responsabilités de l'équipe du projet ERP sont correctement répartis.

Lorsqu'il s'agit de tâches liées à l'ERP, il est important d'établir des priorités. Mettez à la disposition de votre équipe les ressources adéquates, externes ou internes, pour qu'elle dispose des connaissances et de l'expertise nécessaires à la préparation de la mise en œuvre de l'ERP. Attribuez également des responsabilités spécifiques à chaque membre de l'équipe et continuez à communiquer tout au long du processus.

La mise en œuvre d'un système ERP peut être extrêmement accablante. Veillez donc à apporter votre soutien et à limiter les tâches si quelqu'un se sent submergé par le travail.

4. Rôles et responsabilités

Après avoir structuré votre équipe ERP, n'oubliez pas de dresser la liste des tâches de chacun en fonction de son expertise, de son expérience et de son temps.

Les rôles et responsabilités clés peuvent être définis comme tout ce qui va de la définition des processus à la formation des utilisateurs finaux. Savoir qui doit faire quoi dès le départ permet d'éviter toute confusion par la suite.
 

Comme nous l'avons mentionné plus haut, il est essentiel d'avoir le bon partenaire de mise en œuvre. Ce dernier vous fournira les ressources dont vous avez besoin - pour l'analyse commerciale, la mise en œuvre, la migration des données, la personnalisation, la formation et l'assistance.

 

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GURUS Solutions est un partenaire NetSuite depuis 16 ans. Nous sommes des experts de NetSuite, offrant à nos clients le meilleur logiciel de gestion en nuage associé à une approche de pointe pour solidifier les infrastructures de back-office.

Nous vous aiderons à tirer parti de plus d'une décennie d'expérience GURUS avec un portefeuille varié de projets NetSuite, dans de nombreux secteurs d'activité.

 

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