Les choix et compromis d’une implantation ERP

 

 

L’implantation n’est pas un projet de TI

 

Bienvenue à la deuxième partie qu'ici sur les choix et les compromis ce qu’on doit faire pour l'implantation de système ERP. Donc tout au long d'une implantation, il y a plusieurs choix qu'on doit faire, puis il y a toujours deux écoles de pensée.

Les gens posent souvent la question : qu'est-ce qu’on devrait faire, laquelle que je devrais utiliser, ça dépend toujours de la situation et c’est ce qu'on va voir dans la prochaine partie.

Découvrez nos solutions d'affaires

Les plateformes intégrées ou les systèmes spécialisés

Le premier point c'est, est ce qu’on devrait aller avec une plateforme intégrée ou un système de pointe ? Qu'est-ce qu'un système de pointe ou un système spécialisé ?

Dans le cas d'une plateforme intégrée lorsqu'on dit, on va utiliser les modules qui viennent avec le système ERP, les avantages vont surtout provenir du fait qu'il n'a qu'une intégration totale. Donc on n'a pas besoin d'une intégration spécifique pour s'assurer que les données vont se parler, c'est le même système, ça se parle tous ensemble, donc c'est très facile.

 

Du côté du système de pointe, là c’est différent. Par exemple, une dizaine de comptes de dépenses. Il y aura des entreprises qui ont une dizaine de comptes de dépenses par mois : facture de cellulaire, on va avoir deux factures de restaurant, donc c'est un petit volume, c’est quelques petits scénarios d’ici et là.

Des grandes entreprises vont avoir des consultants qui vont être partout dans le monde, une devise étrangère avec certaines factures qui doivent être chargées aux clients. Et puis là on ne veut pas nécessairement non plus ramener une quinzaine de factures dans nos valises. On veut prendre des photos et rentrer ça dans le système rapidement.

Alors dans ce cas, peut-être que le système spécialisé en compte de dépense va être pratique pour le business. Le système de pointe va aller chercher les 20 % d'entreprises supplémentaires qui eux, vont avoir les besoins spécifiques ou un volume spécifique qui serait plus pratique.

De l'autre côté en fait, on retourne dans les plateformes intégrées la côte est négative de tout ça, ça va être qu'on n’a pas nécessairement toutes les fonctionnalités que le système de points va avoir, donc il y a peut-être certaines choses qu'on n'est pas capable de répondre avec la plateforme intégrée ERP.

Ça ne correspond pas nécessairement au besoin de tout le monde et à la fin c'est un système comptable. On va être honnête, il y a des gens dans les organisations qui pour eux la comptabilité ça ne change rien de leur vie. Alors là, il faut se dire que des limitations à cause du système ERP ne sont pas nécessairement d'accord, donc ça augmente un petit peu la ressource au changement etc., etc.

Processus d’exécution ou flexibilité

On retourne encore une fois dans le système de pointe, le système spécialisé. Alors si ça correspond un peu plus aux entreprises spécialisées puis tout ça. Pourquoi je n'irais pas avec un système de pointe ?

Tu vas envoyer des données dans ton ERP, donc comment que tu fais ça ? Comment tu envoies des données ? Si tu vas avec une intégration, les intégrateurs peuvent parfois être vraiment, vraiment coûteux, donc là on ajoute de la complexité et on ajoute des coûts. Sinon si on décide d'y aller de façon manuelle on va juste emmener le sommaire, alors on perd le détail des données dans le système ERP.

Essentiellement avec une plateforme intégrée et même le système de pointe, l'objectif ici c'est vraiment de partager votre vision, partager les valeurs que vous avez dans l'organisation, tout le monde ensemble, mais c’est sûr que la plateforme intégrée encore plus parce que tout le monde va l'utiliser.

Du côté du système de pointe lorsqu'on veut aller dans des projets c'est beaucoup mieux d’y aller par phase (on va parler un petit peu plus tard). Si ces données ne sont pas obligatoires de les avoir au jour un, on peut amener une intégration de façon subséquente dans des phases futures après le go-live initial.

Un autre point qu'on se fait souvent demander et en fait souvent les gens arrivent déjà avec leur l'idée préconçue en place, c'est le process enforcement ou de flexibilité. En gros, qu'est-ce que ça veut dire c'est que des gens qui arrivent au tout début du projet, des clients disent : « savez-vous quoi moi, je veux beaucoup de contrôle dans mon système. »

Finalement, ils disent : « moi, je n’ai pas envie d'avoir de contrôle, c'est trop compliqué, ça me prend trop de temps, on laisse plus de flexibilité aux usagers. »

Pourquoi on va d'un côté ou on va d'un autre. Du côté du process enforcement, du contrôle, l'objectif va être de minimiser les erreurs. Ça va être de minimiser les erreurs des usagers. On met un cadre strict et là en plus on a un contrôle aussi et moins de chance les gens peuvent justement faire des erreurs manuelles parce qu'évidemment l'erreur est humaine.

Automatisé ou manuel ?

Il y aurait des gens avec des préjugés quand on arrive dans des projets. Dont plusieurs sont ouverts, plusieurs n'ont pas les connaissances, donc ils nous demandent de mieux comprendre et donc arriver avec des préjugés.

Les plus ou moins sont souvent du côté automatisé. Qu'est-ce qu'on parle ici c'est que le système de base vient avec certains paramètres mais il est souvent possible d'ajouter des personnalisations. On peut ajouter par code, on peut ajouter des personnalisations qui vont permettre d'améliorer certaines fonctionnalités dans le système.

Dans le passé, il y a eu beaucoup d'entreprises qui ont fait des personnalisations comme ça et finalement ils y ont eu des systèmes un peu inutilisables. On faisait la personnalisation, le système n'était plus supportable par le manufacturier, on n'était plus en mesure de faire aucune mise à jour à cause de ça. Aujourd'hui ça tend à disparaître et cette automatisation là est beaucoup plus facile à faire.

Les gens vont arriver et dire : pourquoi je devrais l'automatiser ? Pourquoi je devrais rester manuel ? Essentiellement, par rapport à l'automatisation : qu’est-ce qui est pratique ici ? Si j'ai des processus qui sont simples mais qui ont du gros volume qui vont demander beaucoup, beaucoup de jus de coude, on va remplacer le jus de coude par un script et on vient sauver beaucoup de temps.

Exemple : si vous avez entre 500 000 et 600 000 e-mails à envoyer à partir du système par rapport à toutes les factures que vous voulez envoyer, puis que le système ne le fait pas, il vous faut le faire un par un. C’est énorme, 600, 700 par mois. Ça prend beaucoup de temps alors que peut-être un script qui va coûter quelques milliers de dollars va permettre de faire ça en 30 minutes, une heure, ça va faire sauver beaucoup de temps au personnel. Ça c’est un exemple de script qui va être très utile.

Le script va aider beaucoup à réduire les erreurs manuelles. C’est pour ça que quand on parle d'avoir beaucoup des données on est capable de faire de bons volumes avec ça. C'est très pratique.

Puis, il faut se le dire, avant même si on a la base du système, souvent les gens qui vont passer d'un système peut-être un peu de base à un système un peu meilleur, ils voient des optimisations par défaut et il y a un effet wow. Il y a un effet d'un enfant qui à Noël a les yeux grands ouverts.

Les gens, quand ils voient des tâches qui étaient manuelles, qui prenaient du temps qu'ils n’ avaient pas nécessairement à faire et qu’ils voient que le système le fait pour lui, il y a un effet wow. Les gens sont toujours très heureux.

Par contre, il y a un coût et il y a un gros coût qui peut venir avec ça. Il faut faire attention et c'est pour ça que les processus simples sont souvent beaucoup plus facile à automatiser avec un coût qui est plus marginal. Alors que quand on va avec les choses très compliquées avec beaucoup d'exceptions, les coûts peuvent rapidement exploser. Donc c'est toujours bien d’y penser.

Au niveau de l'automatisation, les désavantages vont être au niveau du coût. Évidemment, plus on automatise, plus les coûts vont augmenter. Plus qu’on essaie d'automatiser quelque chose de complexe et beaucoup d'exceptions, c'est le coût qui va être complètement explosif.

C'est pour ça que les processus simples sont souvent des coûts des fois un peu plus marginaux à faire. Comme mon exemple avec les e-mails ce qui ne sera pas nécessairement le cas qu’on voit avec des choses très, très complexes. Ça prend aussi une grande, grande connaissance au niveau de nos processus parce qu’on va demander à des gens et à des programmeurs d'automatiser ce qu'on a.

Pourquoi qu'on irait vers le manuel ? On va pouvoir accélérer le projet beaucoup plus rapidement, puis arriver avec une implantation qui est beaucoup plus facile, beaucoup plus rapide et qui va être moins coûteuse. Il va s'adapter très bien à la complexité et les exceptions. Donc ça apporte vraiment une belle flexibilité qui va nous permettre aux usagers d'être beaucoup plus rapides aussi dans le système.

Par contre, c'est sûr que ça revient aux avantages automatisés. On va devoir faire les mêmes opérations sans valeur ajoutée pendant des heures et des heures et des heures. Est-ce que finalement on utilise beaucoup de jus de coude alors qu'on aurait pu, au contraire, l'automatiser.

Les projets d'implantation sont souvent très stressants, on rajoute des charges de travail sur les gens et les gens ont un nouveau système, alors naturellement les gens sont résistants au changement.

Si jamais le nouveau système ne fait rien mieux que l'ancien ou encore pire, il demande quelques clics supplémentaires, la résistance au changement peut exploser. C'est vraiment à faire attention lorsqu'on évoque la méthode manuelle.

Évidemment, avec manuel ça veut dire « erreur humaine », donc plus manuel, plus de chances qu'on fasse des erreurs. Au niveau d'automatiser c'est vraiment important de prendre en note, de bien identifier ce qu'on appelle des HKs de vos transactions plus exceptionnelles. On décide qu'est-ce qu'on fait avec ça, est-ce que tout est automatisable ou c'est trop compliqué, puis là on va gérer l'exception de façon manuelle.

Finalement, pourquoi je vais vers un automatisé, pourquoi je vais vers un manuel ? C'est le retour sur investissement, c'est de regarder vos indicateurs de performance : est-ce que ça en vaut la peine ? Donc on y va dans la première phase manuelle et par la suite on va dans les phases subséquentes, on va aller chercher cette automatisation.

La migration de données

Ça nous arrive souvent durant les projets qu’on aura les gens qui disent : « moi, je veux mon full historique. Je veux mes deux et trois dernières années, je veux tout le détail dans mon système ERP. »

Les autres vont dire, c'est beaucoup trop compliqué d'aller chercher toutes ces données dans mon ancien système. On y va seulement avec ce qu'on dirait les open transactions. Pourquoi on va vers un ou l’autre ?

Si on va avec tout l'historique des données, le gros gros avantage c'est que dès le jour 1, dès le premier, deuxième, troisième mois, je suis en mesure de faire des comparatifs avec l'année où les années précédentes. Ça c'est extraordinaire. Dès le début je suis en mesure d'avoir des rapports tels que je le veux.

Par contre, c'est très dispendieux. Ça prend beaucoup, beaucoup, beaucoup d'argent, alors que l'efficacité du historique va diminuer au fur et à mesure parce que plus ça va aller, plus les données historiques vont être moins utilisées en coopérative. Alors ça offre une moins grande valeur qu'on prévoyait.

Du côté des open transactions, qu’est-ce qu’on veut dire par les open transactions ? Ça veut dire habituellement c'est quoi vos recevables au jour de go-live. C'est quoi les factures à recevoir, combien de factures à payer ? C’est des fois avec un détail vraiment minimum avec le nom du client, le numéro de facture, tout simplement.

C’est super rapide à faire, parfois on peut rajouter aussi des balances de vérification, des années précédentes mais on apporte aucun détail, seulement votre balance de vérification sans détail. Quand on arrive avec ça, c'est vraiment simple, c'est moins cher et on a une implantation qui est beaucoup plus rapide.

En même temps on s'entend qu’avec le temps on accumule, on accumule des fournisseurs, on accumule du client avec qui on fait plus affaire. On a deux, trois notes de crédit qui traînent depuis longtemps, c’est le bon moment pour faire le ménage de printemps. Les open transactions nous permettent de faire ce petit ménage là.

Par contre, c'est quoi la contrepartie ? C'est qu'on a encore besoin de notre ancien système. Évidemment, on va garder l’ancien système qui nous permet de consulter les données historiques comme les premières années pour nos coopératifs.

Au niveau gouvernemental, on a besoin de ces données pour un bon sept ans, donc on doit à ce moment-là garder l’ancien système.

Heureusement, je dirais souvent que les systèmes vont avoir des licences en mode de lecture avec un nombre d'usagers très limité qui va nous permettre d'avoir un coût qui va être moindre que si on y va avec l'historique complet de nos données. Au niveau de l'historique, c’est de se dire « est-ce que j'en ai vraiment besoin ? » Souvent on est capable d'aller dans les open transactions au go-live et amener l'historique par la suite si nécessaire et finalement ça se raconte qu’on n’a pas besoin de l’historique ou pas autant besoin de l’historique et on a économisé beaucoup, beaucoup d'argent.

Demander plus d'informations à un expert