Définition de projet et gouvernance

Qu'est-ce qu’une personnalisation ?

Bonjour, je suis de retour pour la dernière de nos capsules sur la gestion des montagnes russes lors d'un projet d'implantation ERP.

Définition du projet : Diminuer les risques

Donc la première phase c’est de faire de la définition du projet. C'est-à-dire d'identifier suffisamment d'information pour pouvoir couvrir les besoins importants de l'entreprise, identifier les trous dans la plateforme que vous avez choisie qui pourrait amener une complication de l'implantation, ainsi que préparer le plan d'implantation et de mitigation de contingence en conséquence.

L'important c'est d'identifier les besoins cruciaux de l'entreprise, les micros requis détaillés peuvent attendre pour en parler plus tard durant le projet quand vous allez être exposé à la plateforme. Ainsi, créer un plan ultra détaillé trop tôt dans le projet amène souvent des tonnes de personnalisation.

En fait, c'est un peu le phénomène de la liste de cadeaux de noël. On demande à tout le monde ce dont ils ont besoin, on fait une immense liste qui va se traduire inévitablement par un plan de projet extrêmement coûteux et extrêmement long.

Retournez les galets…

Donc dans ce cas, quelles sont les bonnes raisons de faire appel à la personnalisation ? Si par exemple, c'est pour soutenir un avantage concurrentiel, ça peut en valoir la peine. Par exemple, si vous avez une structure de prix avec des items, des rabais, des cartes fidélité, ça peut en valoir la peine. 

Un autre situation qu'on a vu souvent c'est dans le code plan commissions. Le plan commissions dans une compagnie est quelque chose qui va donner un avantage concurrentiel qui est complexe qui va être mené à votre entreprise, à ce moment-là ça peut valoir la peine de le personnaliser à l'intérieur de votre système ERP.

Dans certains cas, il y a des industries aussi qui ont des besoins particuliers de réglementation ou autre. On prend l'industrie pharmaceutique par exemple, il doit avoir des audits fournisseurs. Donc pour faire le suivi de ces données-là il peut valoir la peine aussi de faire une personnalisation.

Il peut arriver - il faut quand même être prudent à ce niveau-là - qu’ajouter une petite fonction au lieu d'ajouter un module complet ou un gros ajout peut aussi être une bonne façon d'ajouter de la valeur à votre système ERP avec une personnalisation.

Au niveau de gestion de changement, malgré que c’est souvent la principale raison pour laquelle les gens veulent personnaliser. C’est la moins bonne ou la pire des raisons de faire une personnalisation. On sait qu'il y a beaucoup de gestion de changement de transformation d'entreprise, par contre ce n’est pas la bonne façon de faire.

En fait, quand on regarde un petit peu comment on identifie les requis d'un projet et les risques qui y sont associés, c’est un petit peu comme explorer une plage de galets et des millions de galets potentiels derrière chacun des galets, se cache un potentiel requis ou un potentiel risque.

Ce que vous allez faire avec votre firme de conseil c'est d'utiliser leur expertise pour identifier les régions typiquement les plus problématiques et en discuter les façons d'identifier les requis les plus importants. Mais vous allez aussi devoir utiliser votre propre connaissance de l'entreprise pour guider le consultant par d'autres régions qui pourraient être problématiques. Sachant que collectivement c'est impossible de retourner chacun des galets.

Par exemple, je vous partage un exemple qui nous est arrivé dans un projet récent. Donc pendant la phase d'analyse, on pose la question au niveau des processus d'achat sur le volume de bons de commandes qui sont placées par semaine ou par mois :

« N’inquiétez-vous pas, on fait une douzaine de bons de commandes par mois. Ce n’est pas un problème de volume. »

Intéressant. On passe à un autre sujet. Beaucoup plus tard lors de l'implantation, quand on montre aux clients comment utiliser l'écran de bons de commande, la panique s'installe :

« Oh mon dieu, mais vous ne comprenez pas on place des bons de commande de 10 000, 20 000 lignes chacun. Jamais cet écran de prises de commandes va suffire à nos besoins. »

Donc qu'est-ce qui s'est passé ?

On a posé une question sur le besoin en termes de volume sur les bons de commande. Donc, un galet (combien de bons de commandes par mois) alors que le risque était sous galets de voisin, c'est-à-dire la taille des galets. C'est donc important que vous collaboriez avec votre firme conseil de façon à ce qu'en combinant l'expertise des deux pour maximiser votre chance d'explorer la plage de galets dans un temps raisonnable.

C'est important à ce moment-là de se concentrer sur les choses cruciales, donc ça veut dire vos avantages concurrentiels ou des besoins qui sont très spécifiques à votre entreprise ou votre industrie.

Au-delà des processus d’affaires

Pendant la phase d'analyse on va beaucoup se concentrer sur vos processus d'affaires qui sont en fait les requis fonctionnelles de l'implantation ERP qui va suivre. Mais c'est important de ne pas s'arrêter sur les processus d'affaires. Il est très important d'identifier les deux ou trois objectifs d'affaires les plus importants que vous voulez atteindre. Ma collègue va vous en parler plus en détail.

De partager votre budget, vos contraintes, votre cédule avec votre firme de consultants parce qu'ils sont là pour travailler avec vous en équipe afin d'atteindre vos objectifs à l'intérieur de vos contraintes.

Il faut aussi parler d'un plan de migration de données. On a parlé dans la première capsule, la migration de données c'est souvent oublié, dont il faut parler de comment vous procédez pour la migration des données. Il faut aussi penser à un plan de contingence et une mitigation pour les risques d'un go-live qui pourrait se faire plus tard qui n'irait pas tout à fait comme prévu.

Identifiez vos objectifs d’affaires

Donc vos objectifs d'affaires, j'ai parlé tantôt de la personnalisation, puis les objectifs d'affaires sont un peu en lien avec ça. Donc c'est vraiment important de bien les identifier parce que ça va être la fondation pour toutes les conversations, les décisions, les compromis que vous allez devoir faire tout le long de votre projet.

C’est important d'identifier un nombre assez restreint mais en même temps des objectifs qui vont être pertinents, concrets et mesurables.

Par exemple, « juste supporter ma croissance » ça ne dira pas grand-chose et ça ne vous aidera pas à prendre les bonnes décisions. Généralement, on pense qu’il faut avoir environ trois objectifs qui seraient mesurables:

Réduire mon délais de production de mes états financiers ou Augmenter ou soutenir la croissance de 20% Ce sont des objectifs qui sont faciles à soutenir, à identifier et qui sont mesurables aussi.

Donc toutes les décisions qui vont être prises, par exemple pour la personnalisation si vous voulez soutenir votre croissance sans embaucher plus d’employés peut-être que d'avoir un niveau d'approbation de vos PO ce n’est pas une bonne idée. Par contre, peut-être automatiser certaines pages dans votre département finance pourrait être une bonne idée de personnalisation.

Comme je disais un peu plus tôt, la personnalisation, une autre des décisions ou des réflexions que vous devez faire : est-ce que c'est en lien avec vos objectifs d'affaires ?

Donc c'est pour ça que c'est important de les identifier dès le début et les communiquer à toute l'équipe pour que les gens soient au courant de c’est quoi vos objectifs et que ce soit toujours ce que vous ayez en tête avant de prendre une décision pour votre projet.

Budget, cédule et toutes les contraintes de projets

Ce sont les trois principales contraintes qu'on voit tout le temps. Donc les fonctionnalités, le budget et la cédule. Il faut être pragmatique et réaliste quand on établit autant de la cédule que du budget. Ce qu'on a remarqué c'est de la cédule que les gens parlent tout le temps, c’est ce qui revient dans toutes les discussions et c'est le premièr critère.

Ils veulent que leurs systèmes soient mis en place pour telle date, ensuite ils veulent un certain nombre de fonctionnalités, puis à la fin ils vont parler du budget. Même dans certains cas, ils ne veulent pas toujours informer les gens de leur budget.

Pourtant quand on arrive dans le cœur du projet, puis il y a une décision à prendre, qu'est-ce qu'on entend parler ? C'est toujours le budget, les fonctionnalités, ensuite la cédule. Dont il faut faire attention, la contrainte la plus importante dans notre expérience est toujours celle qui va être poussée avant toutes les autres contraintes.

Si vous hésitez à partager votre budget à votre fournisseur de services, peut-être qu'il faut vous questionner sur la relation que vous avez avec lui, parce que c'est vraiment important que l'information soit communiquée pour pouvoir prendre les bonnes décisions.

La gouvernance du projet

Dans la réussite de votre projet, un autre élément important c'est vraiment le comité directeur. Le comité directeur est là pour supporter l'équipe, prendre des décisions difficiles que ce soit au niveau du budget, de la cédule, ou justement d'une personnalisation. Il va être là pour offrir son leadership mais il va aussi être un agent de changement pour passer au travers de transformation de l’entreprise.

Généralement, ce qu'on recommande, c’est que les membres soient des conseils exécutifs qui ne sont pas directement impliqués dans le projet et les gens qui sont responsables aussi des objectifs à faire.

Au niveau de la fréquence pour ces comités là, ça dépend de la grosseur de votre projet. Ça peut être tous les mois, mais ce qui est le plus important c'est d'avoir des rencontres régulières et aussi à chaque fois qu'il va avoir un jalon important dans votre projet, d'abord une rencontre avec votre comité directeur pour lui donner le statut.