Travailler avec un budget
Que vous soyez gestionnaire ou non, vous devez travailler avec le budget qui vous est alloué. Une fois par an, nous nous soumettons tous au pénible processus de budgétisation qui consiste à aligner les fonds sur la stratégie de l'entreprise. C'est le moment de faire valoir votre point de vue et de justifier le besoin d'un nouvel outil. Selon l'état d'avancement de votre entreprise, les avis divergeront quant à l'opportunité de modifier votre système actuel. L'un d'entre eux sera celui de la personne qui est en place depuis le plus longtemps - l'opinion de cette personne sera que vos systèmes actuels fonctionnent parfaitement et qu'il n'y a rien à changer.
Ce que votre PDG et votre directeur financier voudront savoir
La première chose que votre directeur financier voudra probablement savoir, c'est combien cela coûtera. Les services des ventes et de la production seront tout de suite d'accord si ce sont eux qui ont le plus de problèmes. Le PDG sera intéressé par les informations commerciales que ce nouveau système fournira et par la manière dont il contribuera à la croissance de l'entreprise.
Mais en fin de compte, ce sont les chiffres qui comptent.
Construire votre dossier commercial
Lorsque vous élaborez votre analyse de rentabilité, commencez toujours par la question du "pourquoi". Pourquoi pensez-vous devoir modifier vos systèmes ? Où en êtes-vous aujourd'hui et quels sont vos projets de croissance ? Les bonnes réponses sont toujours liées à des raisons qui permettent à l'entreprise de se développer ou de poursuivre sa croissance. Les situations typiques sont les suivantes :
- des systèmes obsolètes qui nécessitent trop d'efforts pour les modifier et les adapter à votre expansion future
- l'absence de systèmes consolidés qui vous empêche de disposer des données nécessaires à la gestion de l'entreprise
En réalité, vous ne pourrez pas acheter un système coûteux si vos ventes et vos marges ne le permettent pas. Il se peut que vous disposiez d'un financement externe ou d'un autre type d'initiative pour soutenir une telle démarche, mais n'essayez pas d'acheter un système haut de gamme que vous ne pouvez pas vous permettre. Il vous reste encore beaucoup d'options.
L'importance des ventes
Lorsque nous discutons avec des entreprises qui souhaitent mettre en place NetSuite, nous validons la taille et le chiffre d'affaires de l'entreprise et établissons une comparaison avec la moyenne de son secteur d'activité avant d'entamer le processus. Par exemple, les entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur à 10 millions de dollars ne seront probablement pas en mesure de mettre en place avec succès un système ERP complexe. Les raisons de l'échec vont du manque d'attention ou de ressources à l'incapacité de payer les coûts des logiciels et des services professionnels nécessaires à la mise en place et à la maintenance du nouveau système.
En règle générale, environ 5 % du chiffre d'affaires total doit être consacré au fonctionnement des systèmes d'une PME - votre nouveau système ERP / CRM n'en est qu'un élément.
(Veuillez noter que les dépenses informatiques en pourcentage du chiffre d'affaires varient considérablement d'un secteur à l'autre. Voir http://www.zdnet.com/article/it-budgets-2016-surveys-software-and-services/ pour plus de détails)
Outils nécessaires
Vous pouvez utiliser des outils de ROI et de TCO pour construire votre modèle et justifier le projet.
Il s'agit d'un calcul simple qui, à mon avis, est mieux utilisé dans un contexte industriel où vous mettez en place de nouvelles machines. Combien de temps faudra-t-il pour amortir le coût de ma machine ? Combien de temps ou combien d'argent vais-je économiser en termes de main-d'œuvre et de productivité supplémentaire ? Dans le monde de la fabrication, ce sont des choses faciles à compter ou à mesurer.
Lorsque vous mettez en place un système ERP ou CRM, le retour sur investissement est beaucoup plus difficile à mesurer. C'est pourquoi je préfère le concept de TCO (Total Cost of Ownership) pour comparer mon système actuel au nouveau. Ce qui est important, c'est que vous preniez en compte tous les aspects du coût total de possession de votre système actuel avant de le comparer à la liste fournie par les vendeurs.
Alors que le retour sur investissement tente de mesurer l'augmentation de la productivité qu'apportera le nouveau système, le coût total de possession mesure l'impact financier. Je le trouve beaucoup moins subjectif.
Composants d'un TCO pour un nouveau système ERP/CRM:
Coûts du capital
- Licence de logiciel (sur site uniquement)
- Infrastructure informatique (HW & SW) (sur site uniquement)
- Services de mise en œuvre (Cloud et On premise)
Dépenses de fonctionnement annuelles
- Maintenance annuelle HW & SW (sur site uniquement)
- Opérations informatiques continues (Cloud et On premise)
- Opérations commerciales permanentes spécifiques au système (Cloud et On premise)
- Mises à niveau majeures des systèmes (sur site uniquement)
- Mises à niveau mineures du système (sur site uniquement)
- Installations (électricité et espace)
- Abonnement mensuel (Cloud uniquement)
Le salaire des personnes qui gèrent vos systèmes est un élément qui fait souvent défaut. Veillez à noter toutes les tâches supplémentaires que les employés doivent accomplir pour alimenter votre système obsolète.
Très souvent, lorsque nous comparons une solution en nuage à un système traditionnel, nous constatons que le coût de la gestion du matériel et du logiciel par le fournisseur (sans ajouter de valeur commerciale supplémentaire) fait plus que payer le coût du logiciel et de la mise en œuvre d'un nouveau système.
Si vous êtes novice en matière d'élaboration d'un dossier commercial, vous pouvez acheter ce guide utile rédigé par des professeurs de l'école de commerce de Harvard : https://hbr.org/product/hbr-guide-to-building-your-business-case-ebook-tools/10020E-KND-ENG
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