Une période de l'année remplie de stress et de désagréments : la saison des impôts! Analyser les finances, les dépenses et les revenus d'une année peut s'avérer difficile pour une personne seule, en couple ou avec une famille.
Elle requiert une organisation structurée et une connaissance de base des chiffres et des lois. Imaginez maintenant qu'au lieu d'avoir une famille de 4 personnes à gérer, vous ayez une entreprise dont le chiffre d'affaires s'élève à plusieurs millions de dollars avec plus de 80 employés.
Même si la saison des impôts est une période chargée, il est primordial de bien gérer ses comptes tout au long de l'année afin que tout se passe bien au mois d'avril. Les paiements des clients, les salaires des employés, les rapports de dépenses, la différenciation des taux horaires, le chiffre d'affaires et la nécessité de rester dans le vert pour une année rentable font partie de l'énorme liste de tâches qu'un département des finances doit prendre en charge.
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Éliminer les feuilles de calcul
Que vous soyez directeur financier, contrôleur financier ou comptable, vous êtes probablement devenu le maître de Microsoft Excel ou de Google Sheets. Bien qu'elles soient gérables dans les petites moyennes entreprises (PME), les feuilles de calculs deviennent difficiles à gérer dans les moyennes et grandes entreprises. Gérer les finances, les comptes, les dépenses, les employés, les clients et les factures de plus de 40 employés à l'aide de feuilles de calcul peut rapidement devenir complexe.
Un outil comme le Gurus Data Exporter qui facilite les recherches sauvegardées de NetSuite vers Google Sheets devient indispensable. Prenez vos recherches enregistrées de NetSuite et exportez-les facilement vers Google Sheets, où vous bénéficiez de graphiques colorés, de filtres et formules personnalisés, de tableaux croisés et du partage privé avec vos clients, partenaires et actionnaires.
Optimiser les finances
La marge de profit
Que votre entreprise vende des produits ou des services, l'objectif est de rester rentable. Cette règle s'applique aussi bien à la gestion des stocks qu'à la prestation de services. Pour les entreprises de services, le maintien d'une marge bénéficiaire saine est primordial.
Outre le chiffre d'affaires, les entreprises de services mesurent leur réussite par la rentabilité des projets. Si les coûts dépassent les revenus d'un projet, c'est un signal d'alarme.
Prenons l'exemple d'un client qui paie 200 dollars de l'heure pour un travail sur site à New York. Si les dépenses telles que les déplacements, les salaires et les heures supplémentaires dépassent ce montant, la rentabilité est menacée.
La difficulté réside dans l'évaluation précise de la rentabilité. Si les ERP et les feuilles de calcul permettent de la mesurer, les processus manuels sont source d'erreurs et limitent l'analyse des données.
Les fin du mois
Les rapports de fin de mois sont une tâche appréhendée, en particulier par les équipes financières. Malgré l'impression de disposer de beaucoup de temps pour le compléter, on n'en dispose jamais assez.
Pour les petites et moyennes entreprises privées, la collecte de données précises peut prendre jusqu'à 20 jours après la fin du mois. Les entreprises publiques, quant à elles, peuvent clôturer leurs rapports en l'espace d'une semaine.
Les processus manuels de clôture de fin de mois et de diffusion des rapports accablent les services financiers. De plus, la saison des impôts surchargent encore plus leur charge de travail avec les audits et les déclarations d'impôts.
L'intelligence d’affaires pour la finance
Tout comme un ERP réduit l'utilisation des feuilles de calcul, l'intelligence d’affaires simplifie les rapports de données.
Garantir la santé financière
Rester dans le vert est le but principal du département financier. L'intelligence d’affaires facilite les prévisions, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et les rapports financiers, garantissant ainsi des niveaux de stocks optimaux et une stabilité financière.
Simplifier la saison des impôts
La collecte de données requises pendant cette période nécessite souvent un examen manuel et une analyse méticuleuse des données. L’intelligence d’affaires permet de suivre les données avec précision et de minimiser le risque d'erreurs.
Réduction du stress
Le département des finances assume des responsabilités importantes au cœur de l'entreprise. Investir dans l’intelligence d’affaires permet de réduire le stress, de rationaliser la gestion des données et de garantir l'exactitude, ce qui aide les comptables à rester au top de leur forme sans commettre d'erreurs.
Manipulation des données
L'intelligence d’affaires peut manipuler de vastes ensembles de données au sein d'un entrepôt de données, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises de services qui gèrent les saisies de temps.
Révolutionner les entreprises axées sur la vente de produits
Alors qu'un ERP gère les stocks, les travaux en cours (WIP) et l'entreposage, l’intelligence d’affaires va plus loin avec des prévisions sur les produits, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et l'entreposage, ce qui permet aux entreprises de prédire avec précision les niveaux de stocks.
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