L’intelligence d’affaires pour la finance
Pour le citoyen lambda, une période de l'année est pleine de stress et de désagréments : la saison des impôts. Analyser les finances, les dépenses et les revenus d'une année peut s'avérer difficile pour une personne seule, un couple ou une famille.
Ceci implique une organisation structurée et une connaissance de base des chiffres et du droit. Imaginez maintenant qu'au lieu d'un foyer moyen de quatre personnes, vous ayez une entreprise dont le chiffre d'affaires s'élève à plusieurs millions de dollars et plus de 80 employés à gérer. Et il ne s'agit là que d'une entreprise de taille moyenne.
Disons simplement que si la saison des impôts est chargée, il faut aussi gérer la charge de travail tout au long de l'année pour que tout se passe bien au mois d'avril. Les paiements des clients, les salaires des employés, les notes de frais, la différenciation des taux horaires, le chiffre d'affaires et, bien sûr, la nécessité de rester dans le vert pour une année rentable font partie de l'énorme liste de tâches qu'un service financier doit prendre en charge.
La plupart des systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) sont des solutions idéales pour un département financier en raison de leur automatisation et de leur capacité à se connecter à des applications tierces conçues pour la finance.
Cependant, comme beaucoup de choses dans la vie, il peut parfois y avoir des limites dans la façon dont des données spécifiques sont analysées et rapportées. Mais si un ERP est confronté à certaines restrictions, comment un service financier peut-il espérer maintenir des chiffres exacts ?
Facile. Une plateforme d'intelligence d’affaires (BI).
Éliminer les feuilles de calcul
Que vous soyez directeur financier, contrôleur financier ou comptable, vous êtes probablement devenu le maître de Microsoft Excel ou de Google Sheets. En fait, vous pouvez même être plus proche du programme que de votre cercle d'amis.
Malheureusement, il s'agit le plus souvent d'une relation plutôt acrimonieuse. Dans les petites boutiques familiales, cette situation est facilement gérable lorsque vous n'êtes qu'un couple utilisant une feuille de calcul pour gérer ses finances.
Cependant, lorsque vous entrez dans le monde de la finance au sein d'une entreprise de taille moyenne voire d'une grande société, les feuilles de calcul restent le programme le plus utilisé. Et c'est là que les problèmes se posent.
Si vous avez une entreprise de plus de 40 employés dans le département financier, chacun utilisant des feuilles de calcul pour les différents comptes, les dépenses, les employés, les clients, les factures, cela peut devenir très vite compliqué.
Aujourd'hui, vous disposez peut-être de l'outil Data Exporter qui facilite les recherches sauvegardées dans un ERP tel que NetSuite vers Google Sheets pour faciliter la construction de données. Pour les comptables qui survivent grâce à NetSuite, la connexion aux feuilles Google est cruciale pour le téléchargement de données spécifiques.
Dans un monde idéal, le secteur financier n'aurait plus jamais à regarder une spreadsheet. Heureusement, des miracles se produisent. Plus d'informations à ce sujet prochainement.
La marge de profit
Que votre entreprise vende des produits ou des services, l'objectif commun est d'éviter le rouge et de rester dans le vert.
Dans le cas d'une entreprise de services, la situation peut être légèrement différente de celle d'une entreprise dont l'inventaire principal est un produit. Cela dit, l'objectif principal est le même : éviter à tout prix les feuilles de calcul. D'accord, non, pas vraiment, mais l'objectif est de maintenir une marge de profit saine.
Pour une société de services, parmi les éléments évidents (revenus), le département financier doit également mesurer le succès par la rentabilité du projet. En d'autres termes, si vous dépensez plus d'argent pour un projet que vous n'en gagnez réellement, c'est un signal d'alarme.
Par exemple, vous avez un client à New York qui demande à un consultant de travailler sur place deux fois par an et dont le taux horaire est de 200,00 $. Si les coûts de l'entreprise (frais de déplacement, salaires des employés, heures supplémentaires, etc.) dépassent le montant payé par le client, la question de la rentabilité se pose.
La clé est de savoir si quelque chose est rentable ou non. Bien sûr, tout est visible dans un ERP et des feuilles de calcul, mais lorsque cela est fait manuellement, des erreurs peuvent se produire et il est difficile d'obtenir des informations analytiques essentielles.
Fin du mois
Parlez à n'importe qui et ses yeux ne s'écarquilleront pas lorsque vous mentionnerez les mots "rapports de fin de mois". Parlez à un comptable d'entreprise et il se met soudain à transpirer, même au milieu de l'hiver.
Un mois compte environ 30 jours, soit 4 semaines, ce qui, à première lecture, semble beaucoup de temps, mais lorsqu'il s'agit de finances, c'est ce qui manque le plus : le temps de faire tout ce qu'il faut.
Prenons l'exemple d'une petite ou moyenne entreprise privée. Il peut s'écouler jusqu'à 20 jours après la fin d'un mois pour récupérer les bonnes données du mois précédent. Bien sûr, ce n'est pas la même chose dans tous les secteurs. Une entreprise publique peut généralement terminer ses rapports de données une semaine après la fin du mois.
Sans un logiciel de base solide en place pour automatiser certains processus et données, le département financier doit clôturer manuellement le mois et, en plus, fournir des rapports à des départements spécifiques pour qu'ils les analysent.
On pourrait penser que c'est la fin, mais nous n'avons pas encore parlé de la saison des impôts ! Audits, missions d'examen, communications avec un cabinet comptable, déclarations fiscales - le processus est long et, sans les rapports concis élaborés tout au long de l'année, les mois de mars et d'avril peuvent être fastidieux et souvent complètement surchargés.
Quelle est donc la solution à tout cela ? Comme mentionné ci-dessus, les miracles existent et vous pouvez obtenir de l'aide sous la forme d'un outil d'intelligence d’affaires qui peut résoudre tous les points douloureux du département financier.
Lancement d'intelligence d’affaires pour la finance
Un outil d'intelligence d’affaires est souvent masqué par des feuilles de calcul parce que ces dernières ont une utilité et que cette utilité est rarement ébranlée. Tout comme un ERP allège l'utilisation des feuilles de calcul, l'intelligence d’affaires simplifie les rapports de données nécessaires.
Une plateforme de veille stratégique peut manipuler de grands ensembles de données au sein d'un entrepôt de données. C'est particulièrement essentiel pour les services financiers qui traitent des quantités importantes de données. Sans parler d'une société de services qui s'occupe des saisies de temps.
D'un autre côté, une entreprise axée sur les produits se délectera de l'attrait d'un outil de BI. Un progiciel de gestion intégré permet de gérer les stocks, les encours, l'entreposage et bien plus, mais une solution de veille stratégique permet d'aller encore plus loin.
Ses prévisions sur les produits, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et l'entreposage changent la vie de ces secteurs, car les entreprises sont en mesure de prévoir leurs niveaux de stocks. Il n'est jamais idéal d'avoir trop de stocks et pas assez de clients.
Comme nous l'avons mentionné précedemment, rester dans le vert est le principal objectif du service financier.
Enfin, la veille stratégique pour la finance est extrêmement utile pour la saison des impôts. Cette période de l'année nécessite souvent un examen manuel, la lecture de mémos, et est presque toujours très chargée en données.
En tant que coeur d'une entreprise, le département financier a beaucoup à faire. Il est temps d'investir dans un logiciel qui soit capable de réduire le stress et d'aider les comptables à suivre les données et à s'assurer qu'aucune erreur n'est commise.
Une plateforme de veille stratégique permettra aux utilisateurs d'analyser et de visualiser de grandes quantités de données dans son entrepôt de données, afin de découper les rapports nécessaires pour prendre des décisions en connaissance de cause. Pour en savoir plus sur GURUS Business Intelligence, cliquez ici.