La polyvalence d'Oracle NetSuite est très utile pour les entreprises de toutes tailles, et sa grande variété de fonctionnalités aident les entreprises à gérer leurs opérations quotidiennes selon les standards de leur industrie.

Sans le module de gestion des immobilisations (ou FAM) de NetSuite, de nombreux clients gèrent leurs immobilisations à l'aide de systèmes externes tiers ou même d'Excel. Si l'on considère qu'une entreprise peut avoir des milliers d'actifs soumis à une variété de règles d'amortissement, la gestion des actifs peut devenir un vrai casse-tête.

Différents types d'actifs, des durées de vie variables, des méthodes d'amortissement uniques et l'amortissement fiscal sont autant d'exemples qui montrent que la gestion des immobilisations peut rapidement devenir un cauchemar pour de nombreuses entreprises. Pourtant, il existe une réponse simple à tout ça : Le module de gestion des immobilisations de NetSuite, 100% natif.

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Queles sonts les fonctionnalités du module de gestion des immobilisations de NetSuite?

Le module des gestion des immobilisations (Fixed Assets Management) de NetSuite permet aux utilisateurs de gérer entièrement leurs actifs à long terme tout en assurant un suivi précis de toutes les subtilités de ces actifs.

Grâce à ce module, il suffit de cliquer sur un bouton pour calculer la dépréciation mensuelle. Il donne aussi la liberté de calculer la dépréciation que pour des filiales en particulier ou encore, pour des types d'actifs spécifiques. Le module de gestion des immobilisations de NetSuite offre une pléthore de fonctionnalités supplémentaires, telles que:

Prise en charge de différents types d'actifs;
Création d'actifs composés;
Proposer des actifs directement à partir d'une transaction autonome;
- Le module FAM peut reconnaître les transactions qui pourraient potentiellement devenir des immobilisations. Il identifie les transactions éligibles et propose à l'utilisateur de créer ou non une immobilisation à partir de celles-ci. La liste des opérations d'origine prises en charge est la suivante :
  - Assemblage construction;
  - Factures fournisseurs;
  - Ajustement de l'inventaire;
  - Transfert d'inventaire;
  - Réception d'articles;
  - Entrée de journal;
  - Cartes de crédits;
  - Chèques;
  - Rapport de dépenses.

Dépréciation des immobilisations;
Cession d'actifs immobilisés;
Réévaluation des immobilisations;
Fractionnement des immobilisations;
Transfert d'immobilisations;
- Les immobilisations peuvent être transférées dans une autre classe, un autre département, un autre site ou même une autre filiale
- Les immobilisations peuvent également être transférées vers un autre type d'immobilisation
Gestion des baux;
- FAM peut générer des calendriers de location
- FAM peut gérer les intérêts de location
Les méthodes secondaires d'amortissement fiscal;
Le module FAM contient également sa propre bibliothèque de rapports personnalisés et de recherches sauvegardées, ce qui offreune visibilité totale sur les actifs et de puissantes capacités de reporting.

Le cycle complet de la création d'un bien, à partir d'une demande d'achat:

Comment fonctionne la gestion des immobilisations?

Les utilisateurs peuvent introduire leurs immobilisations via l'interface utilisateur ou en utilisant une importation CSV. Une question qui revient souvent est la suivante : Pouvons-nous importer des immobilisations à mi-vie?

La réponse est oui.

Le processus d'importation des immobilisations à mi-vie dans NetSuite est assez simple, mais est extrêmement détaillé.

L'utilisateur commence par importer les immobilisations comme n'importe quel nouvel actif dans le système. Une fois la liste des immobilisations importées, il suffit d'importer l'amortissement historique des immobilisations et de l'attacher à l'immobilisation source. Les actifs peuvent être importés avec autant de détails que l'utilisateur le souhaite.

NetSuite’s FAM also offers the ability to generate depreciation schedules for all assets automatically. If the option is set to run daily, then the system would generate the depreciation schedules for all assets overnight, as well as update any schedules daily if any changes are made to an asset.

Lorsque les importations sont terminées, l'utilisateur peut consulter le plan d'amortissement d'un bien :

Une ligne d'acquisition affichant la date et le montant de l'achat du bien.
Une ligne d'amortissement affichant l'amortissement cumulatif entre la date d'achat et la date à laquelle l'actif commencera à fonctionner dans NetSuite.
Toutes les lignes relatives aux dates futures indiquant le montant de la dépréciation de l'actif au cours de ces périodes.

Lorsque l'amortissement est exécuté pour une période, l'écriture au journal qui en résulte est également attachée directement à cette ligne du plan d'amortissement de l'immobilisation.

Après l'exécution de l'amortissement, les immobilisations seront automatiquement mises à jour pour indiquer la valeur comptable nette actuelle, ainsi que le montant, la date et la période d'amortissement les plus récents.

Les immobilisations dans NetSuite peuvent être manipulées pour répondre aux besoins d'une entreprise, tout en conservant une trace des modifications, ce qui permet d'avoir une visibilité claire sur l'historique de l'immobilisation. Grâce à ce module, il est facile de savoir ce que l'immobilisation a fait, ce qu'elle fait actuellement et ce qu'elle fera à l'avenir.

FAQ sur la gestion des immobilisations de NetSuite

Avec un module qui contient une telle quantité de fonctionnalités, il est courant d'avoir quelques questions sur le fonctionnement du module ou sur ce qu'il est capable de faire.

Y a-t-il une limite au nombre de biens que le module peut gérer?

Il n'y a pas de limite au nombre de biens qu'une instance de NetSuite peut gérer. Cependant, il est important de noter qu'il existe des limitations du système qui doivent être prises en compte :

Les scripts peuvent parfois dépasser le temps imparti
Les temps de chargement des recherches sauvegardées peuvent également atteindre leur limite si l'on tente de générer un trop grand nombre de résultats.

Les fonctions de location du module sont-elles conformes aux normes comptables IFRS?

Oui, la gestion des contrats de location de NetSuite s'aligne sur les normes IFRS16 et ASC842 relatives à la conformité des contrats de location.

Puis-je générer des rapports mensuels d'amortissement détaillés et résumés par site?

Oui, vous pouvez spécifier la localisation, ainsi que d'autres segmentations dans la section des filtres de rapport.

Puis-je créer des champs personnalisés dans un formulaire Immobilisations?

Oui, vous pouvez le faire! Vous pouvez ajouter un champ à un formulaire d'immobilisation en cliquant sur le lien Personnaliser, et ce, comme pour tout autre enregistrement. Vous accédez alors à l'onglet Champs, où vous pouvez ajouter celui de votre choix.

Que se passe-t-il si j'ai acheté une immobilisation à une date précise, mais qu'elle a été mise en service que quelques mois plus tard?

Dans NetSuite, les immobilisations contiennent plusieurs types de champs de date qui se trouvent dans l'enregistrement de l'immobilisation. L'un de ces champs est la date d'achat, dans laquelle l'utilisateur saisit le jour de l'achat. Il existe également un champ intitulé "Date de début de l'amortissement", qui précise la date à laquelle le bien a été mis en service. C'est ce champ qui déclenche le processus d’amortissement.

Pouvons-nous transformer les projets en immobilisations lorsqu'ils sont terminés?

Absolument. Les immobilisations dans NetSuite peuvent être générées à partir de divers types de transactions. Si vous accumulez des dépenses sur un projet, en y joignant les factures fournisseurs, vous pouvez générer des immobilisations directement à partir de ces transactions.

Une immobilisation peut être créée directement à partir d'une facture fournisseur. Si vous cumulez plusieurs factures sur un projet, vous pouvez alors créer une écriture de journal de reclassement pour transférer le montant total de toutes les factures fournisseurs dans le compte d'immobilisation. Ainsi, il devient possible de générer une immobilisation en utilisant l'écriture au grand livre comme transaction source.

Le module prend-il en charge les taxes sur les ventes pour les cessions d'actifs ?

Oui, le module prend en charge les taxes sur les ventes pour les cessions d'actifs. Dans l'écran cession d'actifs, une option permet de spécifier le code de taxe sur les ventes utilisé lors de la cession de l'actif:

Pourquoi choisir GURUS pour implanter la configuration du module de gestion des immobilisations de NetSuite?

Le module FAM (Fixed Assets Management) de NetSuite est un outil utile qui peut vous aider à gérer vos actifs à long terme et les complexités qui leurs sont propres sur une seule et unique plateforme. Il est conforme aux normes comptables les plus récentes et vous offre des capacités de reporting de premier plan. Cependant, ce module n'est pas le plus facile à mettre en œuvre sans le bon partenaire.

C'est pourquoi vous devriez choisir GURUS Solutions, un partenaire NetSuite qui a fait ses preuves et qui possède l'expérience, le savoir-faire et l'expertise nécessaires pour vous aider à mettre en place le module de gestion des immobilisations de NetSuite. Que vous ayez besoin de services d’implantation, de personnalisation, d’intégration, ou d’outils d’analyses avancées, GURUS Solutions vous fournit les meilleurs services et solutions adaptés à vos besoins.

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