La flexibilité de NetSuite permet aux entreprises de s'épanouir, mais elle peut aussi être source de complexité, de confusion et de retards coûteux. Intégrer de nouveaux employés, résoudre des erreurs et naviguer dans des flux de travail personnalisés peut souvent s’avérer difficile en termes de trouver l’information adéquate au moment opportun.
Notre chatbot optimisé par l'IA va au-delà de l'assistance de base, en proposant des actions rapides, des requêtes dynamiques, des indicateurs commerciaux avec des visuels et des guides basés sur les rôles, directement au sein de votre instance NetSuite.
Demandez plus d'informations sur le chatbot virtuel d’assistance propulsé par l’IA pour NetSuite
Les défis rencontrés dans les environnements de nos clients NetSuite
Au fil de multiples implantations, projets de récupération et évaluations de la santé, nous avons vu des équipes autrement efficaces se heurter à la flexibilité même qui les a attirées vers NetSuite en premier lieu. Les symptômes ont tendance à se regrouper autour de ces thèmes récurrents :
1. Surcharge de personnalisation
Au fil du développement des exigences de l’entreprise, on constate une accumulation progressive de domaines, processus, scripts et connecteurs. En l’absence d’un suivi adéquat de ces personnalisations, toute modification future devient beaucoup plus complexe et prend plus de temps que nécessaire.
2. Des connaissances tribales dispersées
Les connaissances cruciales sont souvent stockées dans des courriels anciens, des documents existants ou dans la mémoire de quelques employés expérimentés ou ayant quitté l’entreprise.
3. Des courbes d’intégration abrupte
Les nouveaux employés doivent non seulement maîtriser les principes de base de NetSuite, mais aussi comprendre la manière spécifique dont l’organisation les utilise. Plus l'instance de NetSuite est unique, plus l'intégration est lente et coûteuse.
4. Désuétude des procédures et négligence des bonnes pratiques
Au fil du temps, les processus opérationnels et les meilleures pratiques ont tendance à être oubliés, ce qui entraine des incohérences dans les rapports d’exécution.
5. Les mystères des messages d’erreur
Les messages d'erreur de NetSuite, en particulier ceux qui sont spécifiques aux personnalisations, peuvent parfois être énigmatiques et bloquer complètement l'exécution de tâches quotidiennes importantes si les utilisateurs ne savent pas comment procéder.
Notre solution : Un chatbot propulsé par l'IA conçu pour votre NetSuite
Les processus métier spécifiques à une instance sont souvent dispersés dans divers documents, fils de discussion ou messages de chat. Cette situation est extrêmement inefficace, car elle peut entraîner une perte irrémédiable de savoir-faire. Pour remédier à ce problème, nous avons développé une solution qui permet de trouver des réponses directement dans NetSuite, sous forme de langage simple et accessible à tous.
Le chatbot :
- Fournit des actions rapides: Les requêtes préchargées permettent aux utilisateurs d'accéder instantanément à des tâches courantes telles que des aperçus de fournisseurs, des rapports budgétaires ou des guides de dépenses.
- Fournit des requêtes dynamiques: Demandez « les données financières du dernier trimestre » ou « les 10 premiers fournisseurs par dépense » et vous obtiendrez des tableaux de données complets et scannables, ainsi que des visuels clairs.
- Comprend l'intention: Le traitement du langage naturel interprète ce que l'utilisateur veut dire, et pas seulement les mots exacts.
- Fournit des réponses entièrement pertinentes: Grâce au contexte NetSuite, les réponses sont adaptées à vos flux de travail et à votre base de connaissances.
- Respecte les autorisations: Grâce aux réponses basées sur les rôles, les responsables financiers voient les tableaux de bord financiers tandis que le personnel ne voit que les données qui le concernent.
- Encourage le suiv: L'assistant maintient le contexte de la conversation, ce qui permet une exploration plus approfondie (« Montrez-moi une ventilation par département »).
- Fournit de l'aide et des guides: Les nouveaux employés peuvent demander « guide de soumission des dépenses » ou « comment créer un rapport budgétaire » et recevoir des étapes interactives.
- Apprend à partir de modèles: Les requêtes courantes mettent en évidence les lacunes de la documentation et les besoins de formation.
Avec une interface utilisateur améliorée et des mesures intégrées, le chatbot ressemble moins à un bot d'assistance qu'à un assistant commercial NetSuite interactif.
Les façons dont le chatbot propulsé par l'IA améliore l'expérience NetSuite au quotidien
Conseils sur les tâches peu fréquentes
Situation : les responsables du stock ne font les radiations qu’une fois par trimestre. Lorsque le cycle suivant arrive, les étapes sont déjà oubliées.
Sans l’assistant : les responsables consultent la documentation ou appellent l’équipe financière pour une mise au point.
Avec l’assistant : ils demandent : « Expliquez-moi comment procéder à une radiation de stock ». L'assistant fournit un guide étape par étape, accompagné de visuels et de boutons d'action rapide pour la navigation.
Formation accélérée des nouveaux employés
Situation : Un comptable nouvellement embauché est responsable de la consolidation des dépenses des employés, mais il ne sait pas quelle recherche effectuer ni quel processus suivre…
Sans aide : Le comptable cherche vainement une information périmée, écrit un courriel à un collègue occupé, puis finit par soumettre une demande d’assistance technique. Les heures passent.
Avec l'assistant : ils sélectionnent une action rapide préchargée : « Guide des dépenses » ou demandent : « Comment regrouper les dépenses des employés ? » Le chatbot fournit un flux de travail visuel, des champs obligatoires et des notes d'approbation, ce qui permet d'effectuer la tâche immédiatement.
Gestion du changement en douceur
Situation : Le service financier introduit un nouveau processus d'approbation des factures des fournisseurs, mais la moitié de l'organisation continue d'utiliser le processus précédent.
Sans l'assistant : les approbations piétinent et les services financiers envoient des courriels de rappel qui ne sont pas lus.
Avec l'assistant : les utilisateurs qui ont essayé l'ancienne méthode demandent : « Pourquoi ne puis-je pas approuver cette facture ? » L'assistant explique le nouveau flux de travail, présente visuellement le processus mis à jour et renvoie au mémo de déploiement. L'adoption s'accélère organiquement.
Résolution rapide des erreurs
Situation : Un représentant commercial rencontre une erreur de validation lors de l'édition d'une opportunité :
« SSS_INVALID_FIELD : Field custbody_xx is mandatory. »
Sans l’assistant : le représentant fait une capture d’écran de l’erreur et l’envoie par courriel à l’assistance. Il attend une réponse. L'affaire reste en suspens.
Avec l'assistant : le représentant colle l'erreur dans le chat. L'assistant explique l'utilité du champ, pourquoi il est nécessaire et comment le remplir, avec des liens vers des données contextuelles pour une résolution rapide.
Amplifier vos connaissances sur NetSuite et clarifier durablement les processus
Le chatbot d'IA ne remplace pas votre base de connaissances ou vos sessions de formation existantes, il les amplifie. En convertissant un contenu statique en une conversation interactive, il permet :
- Utilisateurs d'être plus autonomes et productifs
- Les données doivent être instantanément accessibles par le biais de requêtes et de tableaux de bord visuels.
- D'intégrer plus facilement les nouveaux employés
- Au leadership de voir une adoption plus rapide des améliorations de processus et une culture de la connaissance plus résiliente.
- Une exécution cohérente des processus d'entreprise Une base de connaissances qui évolue en permanence avec votre instance NetSuite.
La complexité est le prix de la flexibilité de NetSuite, mais grâce aux actions rapides, aux mesures et aux guides pilotés par l'IA, cette complexité ne vous ralentit plus. Si vous souhaitez découvrir comment un assistant piloté par l'IA peut réduire le bruit dans votre instance NetSuite, avec des mesures commerciales en temps réel et une expérience utilisateur améliorée, contacter notre équipe dès maintenant.
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