Feuille de route pour la transformation numérique

Transformation numérique pour les petites entreprises

Le nombre de petites et moyennes entreprises (PME) canadiennes qui investissent dans la technologie continue d'augmenter considérablement, mais seule une petite partie d'entre elles utilisent effectivement cette technologie, c'est-à-dire pour améliorer leurs connaissances et poursuivre leur croissance.

Une étude de la BDC a révélé que malgré l'investissement technologique moyen de 118 000 $ par PME canadienne l'an dernier, de nombreuses entreprises n'en ont pas encore vraiment récolté les fruits. Nombre d'entre elles n'ont pas créé de site Web ou n'ont pas utilisé et analysé les données sur les clients qu'elles venaient de recueillir en vue d'une croissance financière potentielle et de projets plus importants.

La réussite de la transformation numérique d'une entreprise et la croissance financière de ses projets futurs dépendent de ces étapes. C'est comme si quelque chose les empêchait de passer à la phase suivante de cet investissement dans leur entreprise.

Pourquoi les entreprises hésitent encore à se doter d'une stratégie de transformation numérique

Si l’implantation de changements numériques dans votre entreprise est si bénéfique, alors pourquoi tant d'entreprises ne franchissent-elles pas le pas de ces initiatives? Parmi les principales raisons invoquées, citons les défis supposés que cela représente, les coûts apparemment élevés liés à l'intervention d'un fournisseur qui pourrait modifier vos processus, sans réelle certitude quant aux avantages qu'il pourrait en tirer.

De ce fait, certains ne savent pas à qui faire confiance pour cette entreprise majeure, d'où l'importance d'avoir le bon partenaire d’implantation. D'autres sont préoccupés par la cybersécurité et craignent les solutions basées sur l'informatique en nuage, déclarant qu'ils veulent savoir où se trouvent leurs données et qu'ils ont l'impression que ce n'est pas clair pour eux.

Cela crée ce que beaucoup appellent une fracture numérique: la ligne imaginaire qui existe entre les organisations qui mènent leur investissement numérique jusqu'à la ligne d'arrivée et qui utilisent réellement les données et les résultats pour se développer, et celles qui ne le font pas.

Il s'agit donc de savoir si votre entreprise dispose ou non d'un plan numérique parfaitement clair. En d'autres termes, un plan qui expose ces questions et la manière dont elles seront traitées dans le cadre du processus de numérisation à venir.

Commencez par vous demander si vous avez besoin ou non d'un ERP/CRM. Si vous avez décidé que c'est la voie à suivre, envisagez d'implanter NetSuite ERP pour votre entreprise.

Transformation numérique: Facteurs importants à prendre en compte

Vous vous demandez peut-être: "Qu'est-ce qui détermine le côté de ce soi-disant clivage dans lequel mon équipe et moi-même nous trouvons et comment puis-je garantir une implantation réussie?" Outre quelques autres facteurs décrits dans l'étude susmentionnée, tout se résume à l'existence d'un plan numérique.

Supposons que votre entreprise n'ait pas encore de plan numérique. Un bon point de départ serait de vous assurer que vous êtes bien informé sur les différents aspects de ce projet et sur ce qui fonctionnerait le mieux pour vous et vos équipes.

Cela implique de rencontrer les différentes équipes opérationnelles et les parties prenantes.

Si votre entreprise est déjà bien engagée dans son propre plan numérique afin d'assurer sa croissance pour les projets futurs, c'est une excellente chose. Voyons maintenant où vous en êtes dans ce plan et si vous avez pris en compte tous les éléments importants de la numérisation.

Qui sont les principaux acteurs?

Par exemple, disposez-vous de l'équipe adéquate pour vous aider à franchir les différentes étapes d'un tel investissement? N'oubliez pas qu'il ne s'agit pas seulement des fournisseurs et des consultants externes avec lesquels vous pouvez travailler, mais aussi des équipes internes de votre organisation, et cela ne concerne pas seulement l'informatique.

On pense souvent à tort que la transformation numérique est un mandat informatique. L'une des vérités dures mais utiles de l'implantation d'un ERP est que les décideurs et les personnes impliquées dans les principaux processus commerciaux, tels que les opérations de vente et les finances, seront des acteurs clés de ce plan. Faites donc le point sur ce qui se passe au sein de votre organisation afin d'être bien informé et soutenu.

Décrire les objectifs et les étapes clés

Les acteurs clés du processus numérique ne sont pas seulement les membres de votre équipe informatique.

Au tout début de votre processus de planification, envisagez de prendre le temps de parler aux personnes impliquées dans vos opérations commerciales ou financières, ou à un membre de l'équipe comptable qui gère les comptes de résultat et peut vous donner un aperçu du déroulement d'une période comptable typique. Vous comprendrez ainsi mieux l'ensemble de vos opérations et serez en mesure de communiquer pleinement vos objectifs et votre vision à votre fournisseur.

À partir de ces informations et des activités annuelles de votre entreprise, vous êtes maintenant mieux à même d'établir un calendrier, qui comprendra les étapes et les dates importantes du processus de numérisation.

La définition et le suivi de l'implantation de ERP votre peuvent s'avérer délicats, mais avec le bon partenaire, vous pouvez vous assurer que les objectifs sont clairs et atteints en cours de route.

Choisir le bon partenaire d’implantation

Cela dit, avant d'abandonner l'idée de numériser votre entreprise, prenez le temps d'en savoir plus sur les rôles et les responsabilités, les coûts et les avantages, ainsi que sur l'importance d'une équipe bien informée, tant en interne qu'en externe. Vous souhaitez travailler avec un partenaire d’implantation de NetSuite avec lequel vous pouvez discuter ouvertement de votre budget, de votre calendrier et de vos objectifs - il s'agit là des principaux piliers d'un plan adéquat.

Investir dans la transformation numérique: Maintenant ou jamais

Si vous pensez qu'il s'agit d'une phase passagère ou que cela ne se produit pas déjà autour de vous, vous n'êtes peut-être pas assez attentif. Certains des exemples les plus simples se produisent tous les jours dans le cadre de transactions en temps réel: achats en ligne, petits commerces acceptant désormais d'autres modes de paiement que l'argent liquide, ou même simplement le travail à distance pour les employés.

Pour en savoir plus sur la manière dont la transformation numérique de votre entreprise - si vous n'avez pas encore commencé - soutiendra vos opérations actuelles et assurera la croissance de vos projets futurs, contactez les membres compétents de notre équipe GURUS.

Cliquez ici pour en savoir plus sur le processus d’implantation de GURUS, ou consultez les 5 étapes d'implantation de NetSuite pour un projet réussi.

Qu'est-ce que la phase de mise en service d'un projet ERP?

Maintenant que vous comprenez les avantages de la transformation numérique pour votre organisation, la prochaine étape consiste à mettre en œuvre votre ERP. Le projet ERP comporte de nombreuses étapes, mais la plus importante est la phase de mise en service.

Mais qu'est-ce que la phase de mise en service d'un projet ERP?

Qu'est-ce que la mise en service (go-live)?

La définition simple du terme "go-live" fait référence à quelque chose qui devient disponible. Bien que ce terme soit utilisé pour le lancement de nouveaux logiciels au sein des entreprises, il est plus courant dans les systèmes ERP, CRM, logistiques ou de marketing.

La définition simple du terme "go-live" fait référence à quelque chose qui devient disponible. Bien que ce terme soit utilisé pour le lancement de nouveaux logiciels au sein des entDans le cas d'un ERP, le concept est extrêmement simple. C'est le moment où le système passe de l'environnement de test à la production. Si la mise en service proprement dite est une étape transparente, son succès ou son échec est une autre histoire, qui dépend de multiples facteurs, de la planification du projet aux tests en passant par le leadership adéquat - et bien d'autres choses encore.eprises, il est plus courant dans les systèmes ERP, CRM, logistiques ou de marketing.

On sait que des entreprises ont perdu des millions dans des mises en œuvre ratées. Il est essentiel d'avoir un contrôle total avant et même après la mise en service du système.

Avant, pendant et après un projet ERP

On dit qu'il faut "garder les yeux sur le prix" lorsqu'il s'agit de réalisations, quelles qu'elles soient. Bien qu'il s'agisse d'un conseil important, je vous déconseille d'y penser lors de l’implantation d'un ERP.

Il faut voir les choses sous cet angle. La phase de mise en service serait considérée comme le "prix"; cependant, ce qui se passe avant et après est ce qui importe vraiment. En règle générale, on considère que les étapes d'un projet ERP sont les suivantes:

• Prévente et découverte
• L'évaluation
• L'implantation
• Avant la mise en service
• Mise en service
• Apres la mise en service
• Soutien et optimisation

L'impact d'un ERP est énorme pour toute entreprise, qu'il s'agisse des rôles et des responsabilités des employés, du prix à payer ou des problèmes potentiels rencontrés en cours de route.

La phase de mise en service d'un projet de planification des ressources de l'entreprise (ERP) correspond à l'activation du système. Pour évaluer le succès de cette phase, il est impératif de se concentrer sur les efforts préparatoires et la gestion méticuleuse qui s'ensuit

Comment se préparer à la phase de mise en service

Il y a beaucoup de choses à prendre en compte lors de la planification d'un lancement réussi d'un ERP. Voici les principaux conseils et astuces qui vous permettront de préparer la mise en service la plus réussie que votre entreprise ait jamais connue.

1. Prévoir tout et n'importe quoi

La clé est d'espérer le meilleur, mais de se préparer au pire. Dans ce scénario, vous devez penser à tous les défis et risques potentiels, et planifier les résultats pour chacun d'entre eux. S'il s'agit de votre premier projet ERP, il y a beaucoup d'incertitude et il est impératif d'être prêt pour l'inconnu.

Bien sûr, ne pas savoir ce qui pourrait mal tourner peut être stressant, mais le simple fait de se donner à soi-même et à son équipe plus de temps avant la mise en service ou de préparer une liste de tous les risques potentiels est déjà un gage de réussite.

Un projet ERP n'affecte pas seulement les personnes directement concernées, mais tous les membres de l'entreprise et au-delà. Veillez à discuter des changements à venir avec les parties prenantes, le personnel de l'entreprise et la banque.

Le manque de moyens financiers est l'une des principales raisons pour lesquelles les mises en œuvre échouent ; veillez donc à revoir votre budget avant de commencer.

2. Testez, testez, testez

Lorsque la date de mise en service est fixée, veillez à passer les mois précédents à tester l'environnement, à travailler avec les membres de votre équipe et à répéter la mise en service proprement dite.

L’implantation d'un système ERP concerne l'ensemble de votre entreprise. Préparez donc autant de membres de votre personnel que nécessaire et assurez-vous que les rôles et responsabilités de chacun sont bien compris.

Pour toute ressource supplémentaire (personnel, logiciel, etc.) dont vous savez que vous aurez besoin, veillez à ce qu'elle soit approuvée par votre équipe de direction afin de ne pas rencontrer de difficultés le jour du lancement.

3. Ne pas avoir peur de retarder les choses

Nous fixons tous des échéances dans l'espoir de les respecter à temps. En réalité, c'est rarement le cas. Dans le cas d'un projet ERP, il est toujours préférable de reporter le projet plutôt que de le mettre en œuvre avec des problèmes qui auraient pu être résolus avec un peu plus de temps.

En fin de compte, l'ERP doit faciliter vos processus d'entreprise, et le fait de le retarder de quelques semaines ou de quelques mois ne fera qu'aboutir à une mise en service encore plus réussie.

4. Organiser son équipe et ses données

Vous avez trouvé votre fournisseur d'ERP, vous avez travaillé à l’implantation et le logiciel fonctionne à merveille. Il s'agit évidemment d'aspects fondamentaux, mais si vous n'avez pas formé votre équipe ou si vous ne l'avez pas préparée aux changements à venir, tout cela est nul et non avenu.

Il est essentiel que votre équipe se sente à l'aise avec le logiciel et qu'elle ait été formée à toutes les subtilités du système. Ainsi, en cas de problème avant ou après la mise en service, ils seront parfaitement préparés à gérer la situation.

Pendant que vous préparez votre équipe, il est également important que vous nettoyiez toutes vos données en vue de la migration vers le nouveau système. Testez plusieurs transferts afin de vous assurer que vous disposez des bonnes données à intégrer.

5. Représenter son équipe

L’implantation d'un projet ERP peut prendre beaucoup de temps et occuper toutes les personnes concernées. Nombreux sont ceux qui se réjouissent de ce changement, tandis que d'autres sont incertains de ce nouveau projet.

Offrez à votre personnel des incitants ou des avantages pour l'aider à se détendre pendant le projet et reconnaissez son engagement et sa contribution au projet.

6. Avoir des attentes, mais faire confiance à son jugement

Il convient de noter qu'une mise en service n'échoue pas sans raison. Il y a des indices qui conduisent à des accidents et à des problèmes. Faites confiance à votre intuition lorsque ces problèmes surgissent en cours de route et réagissez en conséquence.

Par exemple, un membre de l'équipe d’implantation n'atteint pas certaines étapes ou un autre est complètement désorganisé. Parlez-en et informez les chefs de projet qui peuvent venir à la rescousse…

Il est probable que quelqu'un ne soit pas d'accord avec ce nouveau projet ERP. Faites confiance à votre jugement lorsque cette personne a une opinion qui n'est pas constructive pour le projet et ignorez-la.

Cependant, si l'intention est censée avoir un effet positif sur le projet - que vous n'avez peut-être pas remarqué - assurez-vous d'écouter et de résoudre le problème. L'essentiel est d'avoir suffisamment confiance en soi et dans le projet pour savoir quand balayer quelqu'un d'un revers de main et quand l'écouter.

7. Créer une liste de courses complète

Que vous travailliez avec un partenaire d'implantation ou seul, vous devez toujours avoir votre propre liste de contrôle de mise en service. Dressez la liste de tous les éléments que vous souhaitez accomplir au cours de la phase de mise en service.

Ces idées seront essentielles à votre réussite, car elles vous permettront de franchir plus facilement les obstacles qui se présenteront et d'apporter la solution nécessaire.

Comment poursuivre le succès après la phase de mise en service?

Afin de maintenir le rythme des activités de l'entreprise, il convient de garder à l'esprit un certain nombre de points lorsque vous passez de la phase de mise en service à la phase de fonctionnalité.

Il est temps de travailler avec les utilisateurs finaux et de résoudre tout problème potentiel. Discutez avec les utilisateurs pour voir s'ils comprennent comment utiliser l'ERP, s'ils ont besoin d'une formation ou non, s'ils tirent profit (ou non) de l'ERP et, bien sûr, s'ils ont besoin d'une assistance continue.

Il faudra du temps pour s'habituer à tout nouveau processus et le comprendre pleinement. Prévoyez du temps pour passer en revue l'ERP et voir si quelque chose doit être corrigé ou modifié pour mieux répondre aux objectifs de l'entreprise.

Grâce à cette analyse, vous pourrez aller encore plus loin et créer des processus automatisés avancés qui n'étaient peut-être pas nécessaires pour la mise en service.

Enfin, ajoutez de la valeur à votre PGI en fixant des objectifs pour l'avenir, c'est-à-dire ce que vous aimeriez accomplir à partir de maintenant. Qu'il s'agisse de renforcer l'ERP ou de dresser une liste des meilleures pratiques pour l'avenir, ces objectifs permettront de s'assurer que le logiciel est utilisé correctement et de maximiser ses capacités.

La phase de mise en service d'un projet ERP peut être une période très stressante. Dans la plupart des cas, l'échec d'un projet est dû à un manque de préparation, à un budget insuffisant et à des équipes désorganisées.

Chez Solutions GURUS, nous avons passé des heures à sauver des implémentations qui avaient échoué. Bien que nous n'ayons aucun problème à aider, de nombreuses raisons peuvent être évitées grâce à une planification minutieuse et à des recherches approfondies.

Pour en savoir plus sur la phase de mise en service d'un projet ERP, contactez-nous dès aujourd'hui.