5 étapes pour l'analyse des dépenses avec NetSuite

Les états financiers d'une entreprise constituent un élément essentiel de sa planification et de son reporting financiers, car ils indiquent où va l'argent et d'où il vient. La mise en place d'un modèle de prévision de trésorerie permet également de connaître la quantité d'argent disponible.

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L'importance du logiciel de reporting et de comptabilité d'une entreprise

Bien entendu, les bilans, les comptes de résultat et les tableaux de financement sont des éléments essentiels pour donner une image de la situation financière d'une entreprise. Néanmoins, le "pourquoi" nécessite une analyse plus approfondie afin que les organisations apprennent à améliorer les opérations impactées par les dépenses directes et indirectes.

Les chiffres des recettes constituent généralement la première étape de l'analyse financière, mais la manière dont une organisation gère ses dépenses et ses coûts a une incidence sur la rentabilité. Ainsi, même lorsque les recettes stagnent en raison de facteurs externes, l'analyse des dépenses aide les entreprises à faire face aux baisses des ventes. En outre, les résultats d'une analyse des dépenses sont essentiellement ce qui aide une entreprise à planifier un avenir qui pourrait être incertain.

L'analyse des dépenses et votre ERP

Alors, comment procéder à une analyse des dépenses avec votre ERP actuel et est-ce qu'il vous donne toutes les réponses dont vous avez besoin ? L'analyse des dépenses va plus loin, de sorte qu'une entreprise voit ses propres données sur les dépenses et dispose désormais d'informations exploitables. Elle peut les utiliser pour éliminer les redondances et obtenir une meilleure visibilité des fournisseurs.

La plupart des entreprises n'ont qu'une vision limitée de leurs dépenses dans leurs systèmes ERP ; elles utilisent des feuilles de calcul et des extraits de données pour détecter les inefficacités en matière de gestion des coûts.

Par exemple, l'identification des services payants redondants peut passer inaperçue sous la montagne de données retenues dans votre système ERP.

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Avantages de la veille stratégique pour l'analyse des dépenses

Fondamentalement, l'analyse des dépenses est la stratégie qui consiste à analyser les données relatives aux dépenses en identifiant des modèles afin de réduire les coûts, de rationaliser les dépenses et d'optimiser les relations avec les fournisseurs. Avec cette stratégie, une organisation peut utiliser ses applications financières de veille stratégique pour créer des rapports paginés et des tableaux de bord de veille stratégique.

Comment mettre en œuvre un modèle d'analyse des dépenses pour NetSuite ?

À l'instar de la plupart des outils de veille stratégique (BI), un modèle d'analyse des dépenses efficace comprend les cinq étapes ci-dessous:

Définir les objectifs de l'analyse des dépenses

L'objectif est de se concentrer sur la visibilité nécessaire pour identifier des modèles. Cela permettra d'orienter les mesures à prendre. Vous pouvez commencer par examiner les unités opérationnelles qui ont le plus d'impact sur les dépenses, les principaux fournisseurs et les catégories de dépenses.

Par exemple, vos objectifs peuvent inclure une meilleure visibilité des contrats avec les fournisseurs et des coûts directs qui ont un impact sur les marges bénéficiaires.

Identifier les sources de données pertinentes

D'où proviendront les données et qui utilisera ces rapports ? Les notes de frais, les bons de commande et les contrats avec les fournisseurs peuvent se trouver dans un système ERP ou dans plusieurs systèmes déconnectés (solution d'achat, système de gestion des fournisseurs). L'identification des sources de données clés permet de définir les objectifs et les indicateurs clés de performance (KPI) qui alimenteront vos tableaux de bord.

Construire un modèle de données

C'est là que commence le gros du travail : un processus ETL (Extract, Transform and Load) est mis en place. Un modèle de données optimisé avec des analyses dans un entrepôt de données centralisé vous fournira les détails nécessaires pour effectuer l'analyse.

Cela signifie que vous aurez besoin d'une solution d'analyse conçue pour NetSuite ERP et capable de travailler avec ces ensembles de données uniques.

Conception de rapports et de tableaux de bor

Pour une analyse efficace des dépenses, il est nécessaire d'élaborer les bons tableaux de bord dans le bon format. Bien que les systèmes ERP soient excellents pour capturer et suivre les transactions, ils manquent souvent d'analyse et de visualisation.

Les outils de visualisation des données tirant les détails des dépenses d'une source unique peuvent offrir des fonctionnalités supplémentaires, à savoir les cubes de dépenses.

Un cube des dépenses permet aux équipes financières et comptables de comparer les dépenses entre les fournisseurs. Elles peuvent ensuite voir quels sont les secteurs qui achètent ces articles, ainsi que la date et le montant de ces achats. Cela permet aux entreprises de prendre de meilleures décisions d'achat à l'avenir.

Partager et agir

La dernière étape consiste à s'assurer que les parties prenantes concernées sont clairement informées des changements nécessaires pour améliorer les dépenses. Pourquoi faisons-nous cela ? Pour que chaque groupe reçoive des actions spécifiques et des informations sur ses achats et ses dépenses. Ce sont ces actions qui auront un impact sur les coûts actuels et futurs de l'organisation.

Par exemple, un directeur des ventes peut être informé de services d'abonnement qui ne sont plus nécessaires. Ou encore, un directeur des achats devrait contacter certains de ses fournisseurs, qui ont maintenant été signalés pour renégocier les termes du contrat

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