Si vous envisagez d’implanter un système ERP dans votre entreprise, il est important de procéder, dans un premier temps, à une évaluation approfondie.

L'analyse de la valeur de la phase d'évaluation peut être inversée: Je veux une mise en service réussie, pour y parvenir, j'ai besoin d'un plan, pour créer le plan, j'ai besoin d'informations, pour obtenir des informations, je dois poser des questions, pour poser des questions, je dois passer par l'évaluation.

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Étape de préparation à l'évaluation ERP

En termes simples, l'objectif de l'évaluation est de réduire les risques du projet. Comme pour toute chose, il est essentiel d'évaluer la situation avant de se lancer pour éviter les pièges et, en fin de compte, l'échec du projet.

Comme nous l'avons déjà entendu, "ne pas se préparer, c'est se préparer à échouer".

Pourquoi une évaluation de l'ERP est essentielle à la réussite de l’implantation ?

Tout d'abord, il est important de comprendre les raisons pour lesquelles les évaluations sont effectuées avant une implantation.

Mauvaise compréhension des objectifs de l'entreprise;
Des délais trop ambitieux;
Manque de parrainage / d'engagement des parties prenantes;
Sous-systèmes / applications non pris en compte;
Sous-estimation de l'effort d'intégration.

Par conséquent, la réalisation d'une évaluation efficace permettra d'atténuer les points 1, 4 et 5 dès le départ.

Étapes d'une évaluation réussie de l'ERP

Il convient de préciser d'emblée que la plupart des implantations d'ERP dans le monde d'aujourd'hui se font à l'aide de solutions en nuage commerciales (COTS), ce qui signifie qu'elles sont dotées d'une série de caractéristiques et de fonctionnalités qui répondent déjà à la plupart des processus d'entreprise de base et des exigences courantes. Certaines solutions de fournisseurs, comme Oracle NetSuite, ont même des éditions spécifiques à l'industrie qui répondent à des besoins plus spécifiques à l'industrie.

L'objectif global de l'évaluation est de recueillir suffisamment d'exigences de haut niveau pour réduire les risques du projet, identifier les lacunes qui ne sont pas prises en compte par les fonctionnalités natives et préparer un plan d'implantation en conséquence. Les discussions détaillées sur les exigences seront reportées aux sessions de découverte qui sont effectuées pendant la phase d’implantation, ce qui garantit que vous êtes d'abord exposé à la fonctionnalité native de la plate-forme.

Essayer d'établir un plan trop tôt conduit généralement à un gonflement inutile du champ d'application (coût) et à une personnalisation.

Voici quelques-uns des domaines/sujets abordés lors des sessions d'évaluation:

Les 3 principaux objectifs de l'entreprise;
Structure de l'entreprise;
Employés et rôles;
Produits et services;
Passer des marchés publics au paiement;
De la commande à l'encaissement;
Gestion des stocks;
Comptabilité et finances.

Le partenaire chargé de l’implantation doit prendre le temps de bien comprendre les processus opérationnels du client, son secteur d'activité, ses objectifs commerciaux et les défis auxquels il est confronté. Définissez clairement les rôles, les responsabilités et les attentes du partenaire d’implantation et du client. L'écoute active joue également un rôle essentiel lors d'une évaluation.

Le partenaire d’implantation doit être à l'écoute des objectifs, des préoccupations et des exigences du client. Il doit utiliser les "meilleures pratiques" lorsqu'il tente de guider le client dans le processus d'évaluation. Le partenaire d’implantation peut partager les enseignements tirés d'autres projets d’implantation afin de fournir un contexte et une perspective.

Lors d'une évaluation, il est important de poser autant de questions que possible afin de découvrir ce qui manque et de s'assurer de discuter des domaines de complexité, ce qui peut permettre de découvrir des risques et d'identifier des lacunes. Les questions ne portent pas seulement sur les systèmes et la technologie, mais aussi sur les personnes, les processus et les impacts sur l'organisation.

Voici quelques-unes de ces questions:

Discuter des exigences et des contraintes du projet, telles que le calendrier, le budget et les ressources;
Examiner les processus et les systèmes de l'organisation actuelle afin d'identifier les points faibles, les inefficacités et les domaines d'amélioration;
Veiller à identifier les exigences clés dont votre entreprise a besoin pour l’implantation du nouveau système. Tenez compte de facteurs tels que l'évolutivité, les capacités d'intégration, les caractéristiques propres au secteur, etc;
La réalisation d'une analyse des écarts peut également aider à détecter les différences entre les processus existants et les capacités avantageuses offertes par le système en cours d’implantation;
Identifier les risques et les défis potentiels avant l’implantation. Il peut s'agir de problèmes de migration de données, de complexités d'intégration et/ou de gestion du changement au sein de votre entreprise. Cette étape peut aider à développer des stratégies d'atténuation afin de faire face à ces risques de manière proactive.

Processus d'évaluation de l'ERP : Phases et étapes clés

Préparation de l'évaluation

Cette phase initiale prépare le terrain pour les sessions suivantes. Il est essentiel de coordonner les rôles, les responsabilités et les attentes. En outre, la collecte de documents essentiels, tels que les diagrammes des processus existants et les objectifs stratégiques de l'entreprise, permet de rationaliser le processus d'évaluation.

Sessions d'évaluation

Des sessions structurées, dirigées par des consultants expérimentés, constituent le cœur du processus d'évaluation. Qu'il s'agisse des consultants principaux qui mènent les discussions ou des chefs de projet qui évaluent les risques potentiels, chacun joue un rôle essentiel. Du côté du client, la constitution d'une équipe dédiée, comprenant des sponsors, des chefs de projet et des PME, garantit une compréhension globale des processus d'entreprise.

Documentation du projet

Une documentation minutieuse est la clé de voûte d'une évaluation réussie. Qu'il s'agisse des plans de projet, des documents relatifs aux exigences opérationnelles ou des diagrammes de processus, une documentation méticuleuse garantit l'alignement entre les parties prenantes et atténue les risques de dérive.

Gestion de projet

Il est indispensable de mettre en place un cadre solide de gestion de projet. L'établissement d'un budget et le maintien de canaux de communication transparents favorisent la responsabilisation et permettent aux parties prenantes de se tenir informées de l'avancement du projet.

Meilleures pratiques et enseignements tirés de l'évaluation de l'ERP

Aligner le champ d'application sur le budget

Il est impératif de donner la priorité à l'étendue de l'évaluation en fonction des contraintes budgétaires, afin que les ressources soient allouées de manière judicieuse.

Gérer les attentes

Le fait d'aborder de manière proactive les divergences entre les objectifs prévus et les attentes des clients permet d'éviter les écueils potentiels et de favoriser un environnement de collaboration.

Donner la priorité à la documentation

Reconnaître que la documentation prend invariablement plus de temps que prévu souligne l'importance d'une planification méticuleuse et de l'établissement de priorités.

Se lancer dans une évaluation ERP nécessite un mélange de prévoyance stratégique, de planification méticuleuse et d'engagement inébranlable. En adhérant aux meilleures pratiques et en tirant parti des leçons apprises, les organisations peuvent naviguer en toute confiance dans l'aventure de l'évaluation, posant ainsi des bases solides pour la réussite de l’implantation de l'ERP.

Questions fréquemment posées sur l'évaluation de l'ERP

Q1 : Qu'est-ce qu'une évaluation ERP et pourquoi est-elle importante ?
Une évaluation ERP est une évaluation stratégique des systèmes, processus et objectifs actuels de votre organisation avant l'implantation d'un système ERP. Elle permet d'identifier les risques, de définir la portée du projet et de garantir une implantation réussie, dans le respect du budget.

Q2 : Quels sont les éléments à inclure dans une évaluation ERP ?
Une bonne évaluation de l'ERP comprend les objectifs de l'entreprise, la structure organisationnelle, les flux de travail actuels, les principales exigences du système et les risques potentiels. Elle doit également mettre en évidence les besoins d'intégration, les normes de documentation et les étapes du projet.

Q3 : Quelle est la durée habituelle d'une évaluation ERP ?
Le délai varie en fonction de la complexité de l'entreprise, mais la plupart des évaluations ERP durent entre 2 et 6 semaines. Une bonne planification, une communication claire et l'engagement des parties prenantes peuvent contribuer à accélérer le processus tout en garantissant sa rigueur.