L'un des projets les plus difficiles qu'une organisation puisse entreprendre est l'implantation réussie d'un nouveau progiciel de gestion intégré (PGI), comme un ERP, par exemple.

Dans cet article récent, Dominique Fréchette (directeur général de Solutions GURUS) a partagé à La Presse les vérités dérangeantes qui entourent l'implantation d'un progiciel de gestion intégré (PGI).

Chaque entreprise est unique dans ce qu'elle fait et dans ce dont elle a besoin. Pourquoi votre PGI serait-il différent ? Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la première étape de tout plan d’implantation.

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Fausses idées reçues sur l'implantation d'un ERP

Ce n'est pas un projet TI

Tout d'abord, de nombreuses organisations considèrent à tort que l’implantation d'un système ERP est uniquement un projet informatique. En réalité, les projets ERP réussis nécessitent une étroite collaboration entre les services informatiques et les parties prenantes de l'entreprise.

La deuxième fausse idée reçue est que les systèmes ERP sont une solution universelle.

Bien que les systèmes ERP constituent une base solide, leur véritable puissance réside dans leur capacité à être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques d'une organisation. Ne pas le reconnaître peut entraîner des problèmes à long terme.

Défis liés à l'implantation d'une solution ERP

L'un des principaux obstacles est le manque d'implication des principales parties prenantes de l'entreprise. Sans une solide compréhension des opérations de l'organisation, des processus de vente et des tenants et aboutissants financiers, le système ERP risque de ne pas répondre aux besoins réels de l'entreprise.

Un autre problème est que les organisations sous-estiment souvent la charge de travail et la planification nécessaires à la réussite de la mise en œuvre d'un système ERP. Les équipes dirigeantes, qui possèdent une connaissance approfondie de l'entreprise, doivent être activement impliquées.

Les départements doivent être dotés d'un personnel adéquat, les nouvelles recrues prenant en charge les tâches quotidiennes afin que l'équipe chargée de la mise en œuvre puisse se concentrer sur le projet en cours.

Enfin, la question de savoir s'il faut personnaliser ou adapter les processus d'entreprise existants au système ERP introduit une nouvelle couche de complexité. Trouver le juste équilibre entre la personnalisation et l'adoption des meilleures pratiques ERP est une décision nuancée qui nécessite une réflexion approfondie.

Cette phase est essentielle à la réussite de tout projet de mise en œuvre d'un système ERP. Compte tenu de son importance, vous pouvez imaginer à quel point il sera difficile de prendre une décision, surtout si les membres de votre équipe ne partagent pas la même opinion.

Meilleures pratiques d'implantation d'un ERP

Une bonne gestion du changement, dès le départ, peut aider les entreprises à éviter des erreurs coûteuses et à tirer le meilleur parti de leur investissement dans les ERP. Les ERP sont des solutions logicielles que vous utiliserez, en théorie, pendant de nombreuses années. Si vous prévoyez d'investir dans l'avenir, il est donc nécessaire d'établir des bases solides.

Voici quelques conseils pour réussir :

Fixer des objectifs commerciaux clairs

Avant de commencer à évaluer les fournisseurs d'ERP, vous devez bien comprendre les besoins de votre entreprise. Il s'agit notamment de comprendre vos processus d'entreprise actuels, l'état futur que vous souhaitez atteindre et les fonctionnalités spécifiques que vous attendez d'un système ERP.

Toutefois, ne confondez pas les exigences détaillées avec les objectifs de l'entreprise. Le fait de définir des exigences détaillées trop tôt peut réduire la capacité de l'organisation à adopter et à traiter des changements bénéfiques, ce qui rendrait la sélection du système ou de la solution presque impossible.

Prendre le temps de choisir le bon fournisseur

Une fois que les entreprises ont une bonne idée de ce qu'elles attendent d'un système ERP, elles peuvent commencer à rechercher des fournisseurs. Il convient de garder à l'esprit un certain nombre d'éléments lors du choix d'un fournisseur, notamment son expérience, ses antécédents et ses références clients.

Le partenaire ERP aura souvent un impact plus important sur la réussite du projet que la solution choisie.

Faites vos devoirs en matière d'ERP

Les entreprises doivent évaluer soigneusement les offres ERP de chaque fournisseur présélectionné. Il s'agit notamment d'évaluer les fonctionnalités, les performances et l'évolutivité du système ERP.

Les entreprises doivent également tenir compte du coût du système ERP et des offres d'assistance du fournisseur.

Une fois encore, donnez la priorité aux objectifs de l'entreprise plutôt qu'aux exigences détaillées que vous pourriez avoir. Ces exigences sont très probablement le reflet de vos processus d'entreprise actuels et non de vos processus futurs.

Impliquer les acteurs clés dès le début

Il est essentiel d'impliquer les principales parties prenantes dès le début. Il s'agit notamment des utilisateurs professionnels, du personnel informatique et de la direction. En impliquant les principales parties prenantes, les organisations peuvent s'assurer que le système ERP répond aux besoins de toutes les personnes concernées.

Fixer des attentes réalistes

La définition d'attentes réalistes peut aider les organisations et les décideurs à éviter les déceptions. Bien qu'il soit préférable de savoir exactement ce que l'on veut avant de commencer la première réunion, il est réaliste de penser que le vendeur peut proposer des solutions que l'on n'avait pas envisagées auparavant.

Si vous avez choisi le bon fournisseur, ces suggestions amélioreront souvent votre expérience et vous feront économiser de l'argent.

Soyez prêt à faire des changements

Au début du processus, rien n'est figé. Les entreprises doivent être prêtes à modifier leurs exigences commerciales et leurs choix en matière d'ERP à mesure qu'elles en apprennent davantage sur les possibilités qui s'offrent à elles. Les entreprises peuvent s'assurer qu'elles obtiennent le meilleur système ERP possible pour leurs besoins en étant prêtes à faire des changements.

Se lancer dans l'implantation d'un ERP est une décision stratégique qui peut améliorer de manière significative l'efficacité opérationnelle et la compétitivité de l'entreprise. En comprenant les pièges les plus courants et en adoptant les meilleures pratiques, les organisations peuvent naviguer plus efficacement dans ce processus complexe.

Solutions GURUS s'engage à guider les entreprises tout au long de leur parcours de mise en œuvre de l'ERP, en garantissant une transformation réussie et adaptée à leurs besoins uniques.