Coincé dans des systèmes hérités ? Évitez le piège des coûts irrécupérables

Planification stratégique : où veut-on aller ?

Il arrive un moment, dans la croissance d'une entreprise, où tous les dirigeants s'assoient autour d'une table et examinent leur plan à long terme. "Où voulons-nous être l'année prochaine, dans deux ans et dans cinq ans ? Cette conversation est divisée en plusieurs parties :

• Examiner ce qui a fonctionné dans le passé et ce qui ne fonctionne plus
• Définir des budgets et des stratégies pour l'avenir

L'objectif de cet exercice est de parvenir à comprendre comment aller de l'avant, après avoir déterminé avec précision les domaines de l'infrastructure de votre entreprise qui nécessitent une mise à niveau.

Par exemple, avez-vous investi dans des systèmes que vous n'êtes plus en mesure d'utiliser en raison de votre succès financier régulier ? Si l'investissement dans des réparations ou une maintenance supplémentaires peut contribuer à alléger les frais généraux à court terme, en particulier pour une entreprise en pleine croissance, vous constaterez qu'il devient rapidement obsolète.

À mesure que les entreprises se développent, de nombreux dirigeants tentent d'étirer des systèmes obsolètes en embauchant du personnel supplémentaire ou en s'appuyant sur des solutions de contournement manuelles. Cela engendre des coûts cachés sous la forme d'équipes surchargées, d'inefficacités et d'un risque accru d'erreurs humaines. Au lieu d'optimiser les flux de travail avec des solutions ERP modernes, ils investissent dans des solutions à court terme qui ne peuvent pas être mises à l'échelle.

La croissance de l’équipe = nouveaux défis technologiques

Un autre problème courant est que votre équipe s'agrandit trop rapidement, tout comme votre portefeuille de projets. Si vous êtes une entreprise axée sur les projets, il s'agit d'un tournant crucial pour votre entreprise, car vous devez vous assurer d'avoir la bonne technologie en place pour vous aider à gérer les nouveaux clients et leurs besoins. Récemment, l'équipe de Gurus a aidé une entreprise montréalaise en pleine croissance, confrontée à un obstacle similaire, à passer à l'étape suivante de ce que Martin McNicoll, chef de la direction de Gurus, appelle la "protection de l'avenir" de son infrastructure.

Des systèmes vieillissants, une main-d’œuvre vieillissante

Et puis, il y a la réalité qui s'impose : votre entreprise peut compter sur une main-d'œuvre vieillissante.

Les systèmes vieillissants reposent souvent sur des équipes vieillissantes. Les employés chevronnés connaissent les processus obsolètes, mais lorsqu'ils partent à la retraite, votre entreprise perd des connaissances essentielles. Le fait de s'appuyer sur des systèmes anciens que seuls quelques employés savent utiliser crée un risque opérationnel. Pour assurer l'avenir, il faut adopter des plateformes modernes et évolutives que les nouveaux membres de l'équipe peuvent facilement apprendre et prendre en charge.

La Harvard Business Review a récemment publié un article sur la "protection de votre entreprise contre la retraite", qui note que "aux États-Unis, il y avait 65 millions de personnes âgées de plus de 60 ans en 2017. Ce nombre devrait atteindre plus de 77 millions d'ici 2020."

Un tsunami de départs à la retraite devrait déferler sur le monde des affaires d'aujourd'hui dans les années à venir - et préparer l'avenir, c'est se préparer à des scénarios de ce type. Vous voulez que vos systèmes de croissance commerciale survivent à vos vétérans et non l'inverse, de sorte que vos processus commerciaux ne soient jamais vulnérables lorsqu'un employé vedette part à la retraite. Bien sûr, comme le souligne l'article, de nombreuses grandes entreprises aux États-Unis et en Allemagne contournent ce problème en faisant revenir des vétérans à la retraite dans le cadre de contrats onéreux pour les aider à assurer la transition des systèmes - mais pourquoi ajouter des dépenses inutiles plus tard alors que vous pouvez commencer la transition dès maintenant ? Pourquoi risquer une interruption d'activité qui pourrait vous coûter plusieurs fois plus cher que la mise à niveau de vos systèmes dès le départ ?

L’erreur des coûts irrécupérables : comprendre le vrai coût de l’inaction

C'est là que l'erreur des coûts irrécupérables entre en jeu. Souvent, une entreprise en pleine croissance sera réticente à changer de système même si elle voit des signes clairs que son équipe est en train de les dépasser rapidement - ou même que ses anciens processus commencent à lui coûter cher. Ayant travaillé avec d'innombrables entreprises qui sont venues nous voir à la onzième heure, à la recherche d'une solution rapide pour les sortir du trou pendant une période de forte activité, je peux vous dire qu'il s'agit là d'un moment décisif. Il s'agit peut-être de l'une des décisions les plus importantes que vous prendrez au cours de la période de croissance de votre entreprise - et le plus souvent, vous risquez de nuire à votre rentabilité à long terme.

Il est facile de penser que nouveau système = dépenses supplémentaires. Toutefois, il convient d'examiner globalement à quoi sert cette dépense et comment elle vous sera bénéfique et vous permettra de réaliser des économies au fil du temps. La mise à niveau de vos systèmes est un investissement dans votre propre réussite. La maintenance d'un système, en revanche, peut s'avérer très coûteuse, en particulier dans le cas des anciennes technologies sur site.

Une collègue m'a récemment expliqué que son équipe perdait des heures chaque semaine à cause d'un système obsolète qui nécessitait de constantes saisies manuelles et de jongler avec des feuilles de calcul. Malgré les inefficacités, son équipe de direction a résisté à la mise à niveau parce qu'elle avait investi des années dans la personnalisation de la solution actuelle. Il s'agit là d'un exemple classique de l'erreur des coûts irrécupérables - continuer à investir dans quelque chose qui ne sert plus à rien, simplement en raison de l'investissement passé.

C'est la raison pour laquelle les joueurs perdent tout au casino, c'est la raison pour laquelle les gens restent dans des relations malheureuses, et c'est la meilleure façon de perdre votre esprit, votre revenu et votre temps dans tout investissement que vous faites - qu'il soit professionnel ou personnel.

Quand faut-il mettre à niveau ?

L'erreur des coûts irrécupérables se produit lorsque vous investissez tellement de temps, d'énergie et d'émotions dans quelque chose qu'il vous est impossible de passer à autre chose ou de l'abandonner lorsqu'il ne fonctionne plus, ou même lorsqu'il vous empêche de progresser. Le raisonnement est le suivant : "J'ai déjà fait tout ce chemin, pourquoi changer d'itinéraire maintenant ?". Et vous continuez jusqu'à ce que vous vous épuisiez, que vous épuisiez vos finances et que vous épuisiez un temps qui aurait pu être mieux utilisé. Si c'est votre cas, la meilleure solution possible est la plus simple : il est temps de changer.

Vous ne savez toujours pas si vous devez réparer ou remplacer votre système ? Si vous observez l'un des signes suivants, il est temps d'envisager une mise à niveau :

• Augmentation du travail manuel et des heures supplémentaires
• Coûts de maintenance élevés pour les anciens logiciels
• Épuisement des employés ou augmentation du taux de rotation
• Impossibilité d'étendre les opérations ou d'ajouter de nouveaux services
• Erreurs de données ou temps d'arrêt fréquents
• Dépendance à l'égard de quelques « experts système » proches de la retraite

N'attendez pas d'être contraint à une transition précipitée. La mise à niveau proactive de vos systèmes est un investissement dans l'efficacité et la rentabilité à long terme.