Comment FreedomPay a implanter l'ERP NetSuite en 90 jours et a réduit la clôture de fin de mois de 70 %

Pourquoi FreedomPay a choisi GURUS comme partenaire d’implantation de NetSuite

FreedomPay était en train de dépasser son système Sage 300 existant, qui n'était pas en mesure de répondre aux exigences croissantes de l'entreprise. Les processus manuels fastidieux devenaient un goulot d'étranglement majeur, et l'équipe avait un ensemble d'objectifs clairs à l'aube de sa transition vers l'ERP:

• Remplacer Sage 300, qui ne pouvait pas s'adapter à leur croissance rapide

• Réduire le temps de saisie des données de vente, qui prenait environ 25 minutes par commande Simplifier et organiser le processus d'exécution Accéder à des analyses opérationnelles et financières plus détaillées et rationalisées

• Optimiser la fonctionnalité de recherche de contrats, de commandes clients et d'expéditions dans une plateforme unique

• Centraliser les contrats qui étaient auparavant stockés sous forme de PDF sur un disque dur

Au-delà de ces objectifs, FreedomPay avait des exigences critiques qui limitent sa recherche de partenaires. En tant que société de paiement, les rapports de NetSuite devaient être conformes aux normes internationales d'information financière. Et surtout, FreedomPay ne disposait que de 90 jours pour mettre NetSuite en service.

Implantation d'un ERP NetSuite personnalisé pour une société de paiement

Grâce à l'expertise et au dévouement conjoints des deux équipes, une solution ERP NetSuite personnalisée a été élaborée et déployée pour FreedomPay, le tout dans un délai de 90 jours. Les principales personnalisations sont les suivantes:

• Personnalisation des contrats et de la facturation en fonction de l'utilisation

• Intégration de NetSuite OneWorld en remplacement de Dynamics GP pour automatiser les consolidations, éliminant ainsi le besoin d'un comptable à temps plein pour effectuer des consolidations manuelles multi-instances

• Intégration automatisée avec les systèmes existants de FreedomPay

Arkin parle de ce partenariat : "La connaissance de NetSuite et la capacité d'apprendre les activités de FreedomPay et de faire partie de l'équipe, presque comme un employé de FreedomPay, et d'appliquer ces idées au système NetSuite ont été incroyables.

À propos du processus de d'implantation lui-même : "Nous disposions d'une fenêtre de 90 jours pour réaliser ce déploiement et, grâce à l'équipe GURUS et à beaucoup de travail de part et d'autre, nous l'avons mis en place et il a transformé l'ensemble de l'entreprise."

Résultats de l’implantation de NetSuite ERP pour FreedomPay

Les résultats de l’implantation de NetSuite par FreedomPay avec Solutions GURUS ont été immédiats et significatifs :

• La clôture de fin de mois a été réduite de 70 % Le délai moyen de clôture de fin de mois est passé de 20 jours ouvrables à 8 jours ouvrables. Comme l'explique Arkin : "Nous envoyons plus de 8 000 factures par mois et, avant NetSuite et l'équipe de GURUS, il nous fallait environ 20 jours pour clôturer les comptes. Nous avons économisé 70 %. 

• Saisie des commandes clients réduite de 25 minutes à 3 minutes Le temps alloué à la saisie des données des commandes clients est passé de 25 minutes à seulement 3 minutes par commande.

• La livraison des factures est passée de 15 jours à 12 heures Le délai de livraison des factures des clients est passé de 15 jours ouvrables en moyenne à 12 heures seulement.

• Réduction des erreurs de facturation Grâce à l'intégration automatisée et transparente du système, les notes de crédit dues à des erreurs de facturation ont été considérablement réduites. 

• GURUS a mis en place un système de paiement automatique qui couvre désormais 93 % des clients ayant des antécédents de retard de paiement - un résultat qui n'était pas prévu dans les objectifs initiaux du projet.

• L'équipe de direction dispose désormais d'une bien meilleure visibilité sur les opérations, ce qui lui permet de prendre des décisions éclairées sur la base de données en temps réel. 

• Implantation de NetSuite CRM L’implantation réussie de l'ERP a permis de découvrir d'autres domaines d'amélioration opérationnelle, ce qui a conduit à une implantation ultérieure de NetSuite CRM.

Croissance de l'entreprise après l’implantation de NetSuite ERP

Depuis la migration de ses fonctions financières et de chaîne d'approvisionnement dans le nuage avec NetSuite, FreedomPay s'est étendu à de nouveaux territoires, notamment Las Vegas et Londres.

Arkin qualifie le projet d'"énorme succès" et ajoute : "NetSuite offre de nombreuses possibilités que nous n'aurions pas connues sans l'équipe de GURUS et sa connaissance du produit.

Il conclut : "Je les recommanderais à 1000% - à chaque projet que nous menons, je m'assure que GURUS reçoit un appel et est impliqué, ainsi qu'à toute entreprise ou client que nous avons.