Votre ERP devrait faciliter la gestion de votre entreprise. Mais pour beaucoup d'entreprises de construction en pleine croissance, le système qui les a menées là où elles sont aujourd'hui les ralentit désormais. Les projets sont de plus en plus importants, les équipes s'agrandissent et le back-office se noie dans les solutions de contournement pour suivre le rythme.
Le plus difficile, c'est que le système se casse rarement d'un seul coup. C'est un glissement lent. Les rapports prennent plus de temps. La facturation devient plus compliquée. Les gens commencent à construire des systèmes parallèles dans Excel parce que l'ERP ne peut pas faire ce dont ils ont besoin. Le temps que la direction se rende compte du problème, les inefficacités coûtent déjà de l'argent.
Si vous vous demandez si votre système actuel est toujours adapté, voici cinq signes indiquant qu'il est temps de passer à autre chose.
1. Votre équipe vit dans des feuilles de calcul plus que dans votre ERP
C'est le signal d'alarme le plus courant, et le plus facile à ignorer parce qu'il semble normal. Votre contrôleur extrait des données de l'ERP vers Excel pour créer des rapports sur les travaux en cours (WIP). Vos chefs de projet suivent les budgets et les modifications de commandes dans leurs propres feuilles de calcul. Les estimateurs ont des modèles qui ne sont reliés à rien.
Si votre équipe passe plus de temps à gérer des feuilles de calcul qu'à travailler dans votre ERP, c'est que vous n'avez pas de système. Vous avez une base de données coûteuse sur laquelle se superpose une couche de feuilles de calcul. Cela se traduit par une duplication des efforts, des problèmes de contrôle des versions et un risque accru d'erreurs que personne ne détecte avant la clôture du mois.
Un ERP moderne pour la construction comme NetSuite, associé à des outils spécifiques à la construction comme Projets BlueCollar, permet de conserver les rapports sur les encours, le calcul des coûts des travaux et le suivi des ordres de modification au sein d'une seule et même plateforme. Pas d'exportations. Pas de problèmes de contrôle de version. Pas de problèmes de réconciliation à la fin du mois.
Demandez plus d'information sur les signes que votre entreprise de construction a dépassé son ERP actuel
2. La facturation est un processus de plusieurs jours au lieu de quelques clics
La facturation dans le secteur de la construction est complexe. Facturation AIA, facturation à l'avancement, T&M, cost plus, facturation par étapes. Si votre système actuel ne peut pas gérer ces formats de manière native, votre équipe passe des heures (ou des jours) à créer manuellement des factures, à faire des références croisées avec les contrats et à formater les documents G-702/G-703 à la main.
Ce n'est pas seulement lent. Cela retarde les flux de trésorerie. Plus il faut de temps pour sortir une facture, plus il faut de temps pour être payé. Pour les entreprises qui gèrent plusieurs projets à la fois, même quelques jours supplémentaires par cycle de facturation se traduisent par des revenus importants qui restent sur la table.
Le bon ERP devrait générer automatiquement des modèles de facturation dans tous les principaux formats et les lier directement aux données du projet afin que vos factures soient exactes dès la première fois. Projets BlueCollar gère cela de manière native dans NetSuite, en prenant en charge la facturation AIA, Milestone, T&M et Cost Plus sans quitter la plateforme.
3. Vous ne pouvez pas obtenir une vue en temps réel de la santé du projet
Si pour obtenir des réponses à des questions de base comme " Où en sommes-nous dans ce projet ? " ou " Sommes-nous au-dessus ou au-dessous du budget ? ", vous devez tirer des rapports de plusieurs systèmes, attendre la clôture de fin de mois ou courir après les GP pour obtenir des mises à jour, votre ERP ne fait pas son travail.
La construction évolue rapidement. Les champs d'application changent. Les coûts évoluent. Vous avez besoin d'une visibilité en temps réel sur les budgets par rapport aux réalisations, le pourcentage d'achèvement, les flux de trésorerie et la rentabilité, tant au niveau du projet que du portefeuille. Sans cela, les décisions sont prises à l'instinct ou sur la base de chiffres obsolètes, et le temps que la situation réelle soit prise en compte, les dégâts sur vos marges sont déjà faits.
NetSuite fournit les bases financières nécessaires à ce type de visibilité. Ajoutez-y Projets BlueCollar et vous obtiendrez des rapports en temps réel sur les encours, des tableaux de bord d'indicateurs clés de performance spécifiques à la construction et une reconnaissance automatisée des revenus qui se met à jour au fur et à mesure de l'avancement de vos projets, et non pas des semaines après les faits.
4. L'ajout de projets ou d'entités crée le chaos au lieu de l'élan
La croissance devrait être perçue comme un progrès, et non comme une souffrance. Mais pour beaucoup d'entreprises de construction, le fait d'accepter de nouveaux projets ou de s'étendre à de nouvelles entités et régions met à nu toutes les failles de leur système. L'ERP ralentit. Les rapports deviennent plus difficiles à établir. La consolidation devient un cauchemar manuel. Ce qui prenait une journée à votre équipe prend désormais une semaine, et la complexité ne fait que s'accroître au fur et à mesure que vous vous développez.
Si votre système ne peut pas évoluer avec vous, c'est qu'il n'est pas conçu pour votre avenir, mais pour votre passé. Il est conçu pour ce que vous étiez.
NetSuite est conçu pour évoluer des startups à entité unique aux entreprises multi-entités et multi-devises. Solutions GURUS a plus de 20 ans d'expérience dans l'aide aux entreprises de construction pour architecturer leur environnement NetSuite afin de faire face à la croissance, qu'il s'agisse de l'intégration de nouvelles filiales, de la gestion des transactions inter-sociétés ou de l'intégration d'outils de terrain comme Procore.
5. Le terrain et le back-office fonctionnent en silos
Vos chefs de projet sont dans Procore. Vos comptables sont dans l'ERP. Vos estimateurs utilisent des outils autonomes. Personne ne regarde les mêmes données, et l'alignement de tout le monde nécessite des réunions, des emails et des saisies manuelles de données entre les systèmes.
Cette déconnexion est l'un des plus grands facteurs de perte de rentabilité dans le secteur de la construction. Lorsque le terrain et le back-office ne sont pas reliés, les ordres de modification passent entre les mailles du filet, les coûts sont mal répartis et les décisions sont prises sur la base d'informations obsolètes. Au fil du temps, ces petites déconnexions se traduisent par des pertes d'argent sur chaque projet.
La solution n'est pas un autre outil, c'est l'intégration. Solutions GURUS se spécialise dans la connexion de NetSuite avec Procore et d'autres plateformes de construction par le biais de connecteurs spécialisés, créant ainsi une source unique de vérité sur laquelle les équipes sur le terrain et les équipes financières peuvent compter. Ajoutez Projets BlueCollar à cette pile et votre comptabilité de construction, votre facturation et vos rapports vivront tous dans le même écosystème.
Ce qu'il faut faire
Si deux ou plusieurs de ces signes vous semblent familiers, c'est que votre ERP n'est pas à la hauteur. La bonne nouvelle, c'est que le passage à une plateforme moderne ne doit pas nécessairement être une épreuve douloureuse qui s'étale sur plusieurs années. La clé est de travailler avec une équipe qui comprend la construction et sait comment construire un système autour de la façon dont votre entreprise fonctionne réellement, et non l'inverse.
Solutions GURUS propose trois approches d’implantations appelées SHERPA (Coach, Guide et Expérience) conçues pour s'adapter à la capacité et au niveau de confort de votre équipe. Que vous souhaitez diriger le projet en interne avec l'aide d'un expert ou confier l'ensemble du processus à une équipe qui l'a fait des centaines de fois, il y a une voie qui fonctionne pour votre entreprise.
Le secteur de la construction est trop concurrentiel et les marges sont trop étroites pour qu'un système obsolète vous freine. Les entreprises qui investissent aujourd'hui dans la bonne technologie sont celles qui, dans un an, remporteront des projets plus importants et mèneront des opérations plus légères.
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