La bibliothèque de prompts IA NetSuite : 25 prompts prêts à l'emploi pour les équipes finances, opérations et administration

Le prompt:

Extrais le rapport de l'état des résultats pour [mois en cours] et compare-le à [mois précédent] et au même mois l'an dernier. Mets en évidence tout poste avec un écart supérieur à 15 %. Résume les 3 principaux points de préoccupation et les 3 principales tendances positives. 

Conseil de pro : Ajustez le seuil de 15 % selon votre entreprise. Les entreprises en forte croissance voudront peut-être 25 %. Les entreprises à marges serrées devraient descendre à 10 %. 

Le prompt : 

Extrais les soldes actuels des comptes bancaires et de trésorerie du bilan. Ensuite, récupère toutes les factures fournisseurs ouvertes échéant dans les 30 et 60 prochains jours, ainsi que toutes les factures clients ouvertes attendues dans les mêmes périodes. Calcule la position de trésorerie projetée à 30 et 60 jours et signale toute période où la trésorerie projetée descend sous [seuil minimum] $. 

Conseil de pro : Fixez votre seuil minimum à 2-3 fois votre plus grande obligation à venir. Mettez à jour les hypothèses d'encaissement des comptes clients en fonction de votre délai moyen de recouvrement réel, pas de vos conditions de paiement. 

Le prompt :

Analyse les revenus des [12] derniers mois par client. Calcule le pourcentage des revenus totaux de chaque client, identifie tout client représentant plus de [10] % des revenus totaux, compare les revenus par client de la période en cours à la même période l'an dernier, et signale tout client du top 20 affichant une tendance à la baisse. Présente un résumé du risque de concentration.

Conseil de pro : Le seuil de 10 % est une norme de divulgation de la SEC, mais les gestionnaires avisés commencent à s'inquiéter à 5 %. Un client du top 20 en déclin est un signal d'alarme plus important qu'un client stable; partagez ces résultats avec votre équipe de ventes immédiatement. 

Le prompt :

Extrait les indicateurs financiers clés pour chaque filiale : revenus, marge brute en %, charges d'exploitation, bénéfice net, délai moyen de recouvrement des comptes clients et délai moyen de paiement des comptes fournisseurs. Présente un tableau comparatif côte à côte et met en évidence les filiales qui sous-performent par rapport à la moyenne du groupe. Inclus la tendance trimestre après trimestre pour chaque indicateur.

Conseil de pro : Ne regardez pas seulement les chiffres absolus : une petite filiale avec des marges en déclin est plus préoccupante qu'une grande avec des marges stables. La direction de la tendance compte plus que la position actuelle. 

Le prompt :

Exécute le rapport d'ancienneté des comptes clients. Regroupe les résultats par client et par tranche d'ancienneté (courant, 1-30, 31-60, 61-90, 90+ jours). Identifie les 10 principaux clients par solde en souffrance et signale tout compte ayant glissé vers une tranche d'ancienneté plus défavorable par rapport au mois dernier.

Conseil de pro : Jumelez ce prompt avec celui de la prévision de flux de trésorerie pour un portrait complet des créances. Portez une attention particulière aux clients qui ont changé de tranche : c'est votre système d'alerte précoce. 

Le prompt :

Liste toutes les commandes client de [période] qui ont été facturées mais dont les revenus n'ont pas encore été entièrement constatés. Regroupe par filiale et par règle de constatation des revenus. Affiche le solde total des revenus reportés et identifie toute transaction dont le calendrier de constatation semble bloqué ou mal configuré.

Conseil de pro : Si vous trouvez des calendriers bloqués, vérifiez que la date de début de constatation et la règle sont toutes deux correctement définies sur la transaction source. C'est la cause racine dans 90 % des cas. 

Le prompt :

Interroge toutes les écritures de journal du grand livre comptabilisées en [mois/année]. Signale toute écriture répondant aux critères suivants : comptabilisée après les heures de bureau, comptabilisée par un utilisateur inhabituel pour ce compte, montants ronds supérieurs à [seuil] $, montants en double le même jour, ou écritures comptabilisées dans des comptes qui reçoivent rarement de l'activité. Résume les constatations dans un tableau classé par niveau de risque.

Conseil de pro : Fixez votre seuil selon le seuil de signification : 5 000 $ est un point de départ courant. La plupart des signalements auront des explications légitimes, mais ceux qui n'en ont pas sont une mine d'or. 

Le prompt :

Évalue la préparation à la clôture de fin de mois en vérifiant : le nombre d'écritures de journal non comptabilisées, les transactions intercompagnies ouvertes en attente d'élimination, l'état de la réconciliation bancaire pour tous les comptes, les factures fournisseurs non appariées, les calendriers de constatation des revenus en attente, et toute transaction ouverte de comptes fournisseurs ou clients dans les périodes antérieures. Présente un score de préparation avec une liste de vérification des éléments bloquants.

Conseil de pro : La vérification des « transactions ouvertes des périodes antérieures » est celle que la plupart des équipes oublient et que la plupart des auditeurs relèvent. Prenez l'habitude. Un score de préparation sous 80 % signifie que vous n'êtes pas prêt à clôturer. 

Le prompt :

Génère un rapport d'exceptions inter-modules couvrant : les commandes client facturées mais non expédiées, les bons de commande reçus mais non facturés, les écritures de journal comptabilisées sans approbation (le cas échéant), les factures avec des quantités non concordantes par rapport à la commande client, et les notes de crédit non liées à une facture originale. Regroupe par module et par gravité.

Conseil de pro : Les notes de crédit non liées sont un indicateur classique de fraude, investiguez toujours celles-là en premier. Les bons de commande reçus mais non facturés signifient habituellement que votre équipe des comptes fournisseurs a un retard de traitement, pas un problème, mais vérifiez quand même. 

Le prompt :

Balaie toutes les [factures fournisseurs / factures clients / écritures de journal] créées en [mois/année]. Identifie les doublons potentiels selon les critères suivants : même fournisseur + même montant + même date (dans un écart de 3 jours), même numéro de référence/bon de commande sur plusieurs transactions, et descriptions de lignes identiques avec des montants correspondants. Classe par niveau de confiance (élevé, moyen, faible) et valeur estimée des doublons.

Conseil de pro : Les doublons à confiance élevée doivent être investiqués immédiatement. Les niveaux moyen et faible auront des faux positifs, c'est normal. Le retour sur investissement de la détection d'un seul vrai doublon justifie habituellement le temps de revue. 

Le prompt :

Extrais le portrait actuel de l'inventaire pour tous les emplacements. Identifie les articles dont la quantité en main est sous le point de réapprovisionnement, les articles sans mouvement depuis les [90] derniers jours (stock mort potentiel), et les articles dont le stock actuel dépasse [6] mois de demande moyenne. Résume par emplacement et catégorie de produit avec les actions recommandées.

Conseil de pro : Ajustez la fenêtre de stock mort selon votre industrie; les entreprises saisonnières pourraient avoir besoin de 180 jours. Le seuil de surstock de 6 mois fonctionne pour la plupart, mais les biens périssables devraient utiliser 2 à 3 mois. 

Le prompt :

Récupère tous les bons de commande des [12] derniers mois. Regroupe par fournisseur et calcule : le délai de livraison moyen (date du bon de commande à la réception), le taux de livraison à temps, l'écart de prix moyen par rapport au coût standard, et le taux de retour/rejet. Classe les fournisseurs par performance globale et identifie les 3 fournisseurs les moins performants.

Conseil de pro : Partagez les tableaux de bord avec vos fournisseurs : ça établit des attentes claires et ouvre la porte aux conversations d'amélioration. Les meilleures équipes d'approvisionnement utilisent ces résultats comme levier de négociation. 

Le prompt :

Pour les [20] principaux articles par volume d'achat, extrais le prix d'achat unitaire de tous les bons de commande des [12] derniers mois. Trace la tendance des prix par article par trimestre et signale tout article dont le prix a augmenté de plus de [10] % sur la période. Identifie quels fournisseurs sont à l'origine des augmentations.

Conseil de pro : Utilisez ce prompt en parallèle avec le tableau de bord de performance des fournisseurs. Un fournisseur avec une excellente livraison mais des prix en hausse pourrait quand même vous coûter plus cher qu'une alternative légèrement plus lente mais moins dispendieuse. 

Le prompt :

Compare les niveaux d'inventaire pour [catégorie de produit ou liste d'articles] dans tous les emplacements d'entrepôt. Identifie les emplacements où le stock dépasse significativement la demande par rapport aux emplacements qui approchent la rupture. Recommande des quantités précises d'ordres de transfert pour rééquilibrer l'inventaire entre les sites en fonction des [3] derniers mois de vélocité des ventes à chaque emplacement.

Conseil de pro : Tenez compte des délais de transfert; ça ne sert à rien de rééquilibrer si le stock n'arrivera pas avant la rupture. Exécutez ce prompt plus fréquemment durant les périodes de pointe. 

Le prompt : 

Affiche toutes les commandes client ouvertes triées par date d'expédition prévue. Signale toute commande en retard par rapport à la date promise, les commandes où l'inventaire est insuffisant pour exécuter, et les commandes en attente d'approbation depuis plus de [3] jours ouvrables. Fournis un résumé par statut (en attente d'exécution, partiellement exécutée, en attente d'approbation, en rupture de stock). 

Conseil de pro : Le seuil de 3 jours pour les approbations est serré pour certaines organisations; ajustez selon votre entente de niveau de service pour les approbations. Les commandes en retard devraient être votre priorité numéro un chaque matin. 

Le prompt : 

Extrais toutes les opportunités et estimations ouvertes du CRM. Calcule la valeur totale du pipeline par étape, la taille moyenne des transactions, le taux de conversion des [6] derniers mois, le nombre moyen de jours dans chaque étape, et les opportunités stagnantes dans la même étape depuis plus de [30] jours. Signale toute transaction de haute valeur à risque et compare le pipeline actuel à [l'objectif trimestriel]. 

Conseil de pro : Les opportunités stagnantes sont le tueur silencieux du pipeline. Si une opportunité n'a pas changé d'étape en 30 jours, elle nécessite habituellement l'attention de la direction ou devrait être disqualifiée. Des pipelines honnêtes produisent de meilleures prévisions. 

Le prompt : 

Génère un tableau de bord exécutif quotidien avec les éléments suivants : revenus et commandes totaux d'hier, position de trésorerie actuelle dans tous les comptes bancaires, résumés de l'ancienneté des comptes clients et fournisseurs, les 5 principales opportunités ouvertes par valeur, toute commande client en retard, et les alertes d'inventaire pour les articles sous le point de réapprovisionnement. Présente le tout sous forme de breffage exécutif concis d'une page. 

Conseil de pro : La constance est la clé : les dirigeants veulent le même format chaque jour pour pouvoir repérer les changements d'un coup d'œil, pas réapprendre la mise en page. Ajoutez des comparaisons semaine après semaine une fois l'habitude quotidienne établie. 

Le prompt : 

Pour [indicateur : p. ex. revenus totaux, nombre de nouveaux clients, valeur moyenne des commandes, total des bons de commande émis], extrais les valeurs mensuelles des [12] derniers mois. Calcule le taux de croissance mois après mois, la moyenne mobile sur 3 mois, et identifie tout mois qui dévie de plus de [2] écarts-types par rapport à la tendance. Visualise la tendance et fournis un résumé en langage clair de ce que les données nous disent. 

Conseil de pro : Le signalement par écart-type détecte autant les mois inhabituellement bons que mauvais qui méritent d'être investigués. Passez de 2 à 1,5 écart-type si vous voulez plus de sensibilité. 

Le prompt : 

Liste tous les utilisateurs NetSuite actifs avec leurs rôles assignés. Identifie tout utilisateur possédant des rôles d'administrateur ou d'accès complet, les utilisateurs qui ne se sont pas connectés depuis [90] jours, et les utilisateurs dont les rôles assignés dépassent les permissions typiques pour leur département. Signale tout compte qui semble présenter une accumulation excessive de privilèges.

Conseil de pro : Les utilisateurs inactifs avec des rôles à hauts privilèges sont votre plus grand risque. Désactivez d'abord, posez des questions ensuite. Vérifiez aussi les utilisateurs qui ont accumulé des rôles à travers des transferts de département. 

Le prompt : 

Passe en revue la piste d'audit des connexions des [30] derniers jours. Signale tout compte avec des tentatives de connexion échouées dépassant [5] dans une même journée, des connexions depuis des emplacements géographiques inhabituels, des sessions simultanées depuis des adresses IP différentes, et des connexions en dehors des heures normales de bureau ([8h-19h]). Présente les résultats regroupés par niveau de gravité. 

Conseil de pro : Ajustez les heures de bureau selon vos fuseaux horaires. Si vous avez des équipes internationales, excluez leurs emplacements connus des signalements géographiques. Concentrez le temps d'investigation sur les éléments à haute gravité en priorité. 

Le prompt : 

Liste toutes les recherches enregistrées dans le système. Pour chacune, affiche le propriétaire, la date de dernière modification, si elle est publique ou privée, et si elle est utilisée dans des tableaux de bord, des rapports ou des flux de travail. Identifie les recherches qui n'ont pas été modifiées depuis plus de [1 an], les recherches en double ou quasi-identiques, et les recherches appartenant à des utilisateurs inactifs. Recommande un plan de nettoyage. 

Conseil de pro : Ne supprimez pas les recherches liées à des flux de travail ou des SuiteScripts, vous allez briser des choses. Commencez par archiver (rendre privé) plutôt que supprimer. Les recherches sans propriétaire sont des cibles sécuritaires pour commencer.

Le prompt : 

Extrait le journal d'audit système pour toutes les modifications apportées aux [type d'enregistrement : p. ex. enregistrements fournisseurs, enregistrements employés, tarification] dans les [30] derniers jours. Affiche qui a effectué chaque changement, quel champ a été modifié, l'ancienne valeur et la nouvelle valeur. Signale tout changement en masse (plus de [10] enregistrements modifiés par le même utilisateur dans une seule session) et les changements effectués par des utilisateurs qui ne modifient pas habituellement ces types d'enregistrements. 

Conseil de pro : Exécutez ce prompt pour les enregistrements fournisseurs et les champs de tarification au minimum mensuellement. Les changements en masse ne sont pas toujours problématiques (importations, mises à jour massives), mais ils devraient toujours avoir une justification documentée. 

Le prompt : 

Liste tous les déploiements SuiteScript actifs et les flux de travail dans le compte. Identifie tout script ou flux de travail qui est : déployé mais en statut « Test », appartenant à des utilisateurs qui ne sont plus actifs, déclenché sur des enregistrements à haut volume sans limites d'exécution, ou faisant référence à des identifiants internes codés en dur. Fournis une liste de remédiation priorisée. 

Conseil de pro : Les identifiants internes codés en dur sont une bombe à retardement pour les rafraîchissements de bac à sable et les migrations. Les scripts sur des enregistrements à haut volume sans limites de gouvernance peuvent brûler votre allocation quotidienne d'utilisation de scripts rapidement. 

Le prompt : 

Écris et exécute une requête SuiteQL pour trouver tous les [type d'enregistrement] où [condition de champ, p. ex. « la date de création est dans les 7 derniers jours » ou « le statut est en attente d'approbation » ou « le montant est supérieur à 50 000 $ »]. Retourne les champs suivants : [liste des champs désirés]. Trie par [champ] en ordre décroissant et limite aux [50] premiers résultats. 

Conseil de pro : Soyez précis sur les noms de champs : les identifiants de champs internes de NetSuite ne correspondent pas toujours aux libellés de l'interface. Si vous n'êtes pas certain de l'identifiant du champ, demandez d'abord à l'IA de vous aider à l'identifier. 

Le prompt : 

J'ai besoin d'un rapport qui montre [décrivez ce dont vous avez besoin, p. ex. « tous les clients qui ont passé des commandes de plus de 10 000 $ au T4 mais qui n'ont passé aucune commande au T1, avec leur dernière date de commande, leurs dépenses totales l'an dernier, et le représentant des ventes assigné »]. Formate les résultats sous forme de tableau propre et suggère quelles actions de suivi l'équipe des ventes devrait entreprendre. 

Conseil de pro : Plus vous êtes précis sur ce que vous voulez voir, meilleur sera le résultat. Incluez la période, les valeurs seuils et les colonnes souhaitées. N'oubliez pas de demander le « et maintenant? » : les actions recommandées rendent les rapports exploitables.