Chez GURUS Solutions, nous faisons évoluer les entreprises grâce à des solutions en nuage. Qu'il s'agisse d'une mise en œuvre,
d'un sauvetage ou d'une intégration de NetSuite, notre champ d'action s'étend à tout ce qui est loin d'être négligeable.
En outre, en tant que société de services professionnels, la saisie des temps est particulièrement importante pour le suivi des heures facturables.
Pour les consultants, les chefs de projet et les développeurs de NetSuite, il s'agit de la manière dont ils gèrent leurs journées de travail qui comprennent souvent des réunions avec les clients, des réunions récurrentes tout au long de la semaine, la gestion de projets, des discussions internes, des livrables sur site - et la liste est encore longue.
Pour les employés qui ont des blocs de temps allant de 15 minutes à deux heures, il peut devenir très fastidieux de passer en revue chaque entrée quotidienne.
Pour un chef de projet en particulier, cela devenait une perte de temps, une tâche supplémentaire dans un emploi du temps déjà bien rempli.
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Grâce à un projet pilote entre Blue Memento et GURUS, elle a remarqué que le suivi du temps, qui prenait normalement deux heures par jour pour être documenté, se fait désormais immédiatement en cliquant sur un bouton.
En synchronisant les calendriers, les courriels et les événements, les utilisateurs de NetSuite peuvent rapidement remplir les feuilles de temps grâce à un système de glisser-déposer. Ce système est particulièrement adapté aux utilisateurs qui ont des réunions récurrentes tout au long de la semaine.
Qui est Blue Memento ?
Développé en 2019 par Done Technologies Inc, ce SaaS innovant s'inspire notamment de l'intelligence artificielle et des techniques d'apprentissage automatique pour aider ses utilisateurs à remplir et approuver leurs feuilles de temps selon une toute nouvelle approche au sein d'un outil modernisé.
En réimaginant les anciennes feuilles de temps conventionnelles, Blue Memento a rendu l'expérience de saisie de temps pour tous les utilisateurs de NetSuite plus intuitive, plus précise et plus facile que jamais.
Pour les utilisateurs qui ont rencontré des difficultés pour compléter et approuver le suivi du temps, le logiciel intuitif et intelligent Blue Memento s'intègre exclusivement à NetSuite pour simplifier votre processus de saisie du temps.
Qui bénéficie du Mémento bleu ?
Employés
Ce logiciel révolutionnaire ne se contente pas de simplifier l'ensemble du processus de saisie des temps, mais agit également comme l'assistant personnel de l'employé en matière de feuilles de temps.
Il a été intentionnellement conçu pour mémoriser et centraliser toutes les activités quotidiennes afin de les aider à remplir plus rapidement leurs feuilles de temps sur NetSuite et donc d'améliorer considérablement leur efficacité (en économisant jusqu'à 75 % de leur temps).
Les nouveaux employés peuvent bénéficier d'un apprentissage rapide de l'utilisation de Blue Memento avec une montée en puissance assez rapide en raison de sa simplicité d'utilisation.
Blue Memento les aide à rendre cette tâche moins fastidieuse et moins ennuyeuse et leur offre tout ce dont ils ont besoin pour se souvenir des activités sur lesquelles ils ont travaillé dans le passé.
Approbateurs et auditeurs
Outre le gain de temps pour les employés qui remplissent leurs feuilles de temps, les approbateurs et les auditeurs trouvent également pratique de disposer d'une vue d'ensemble claire de toutes les feuilles de temps de leurs employés.
Ils sont en mesure d'approuver les feuilles de temps beaucoup plus rapidement et de remarquer moins d'erreurs avec plus de précision.
Cela permet de réduire le nombre d'allers-retours et donc de gagner jusqu'à 80 % de temps. La communication directe en temps réel avec NetSuite permet d'éviter la nécessité de créer et de maintenir des outils externes de validation des feuilles de temps qui sont connectés ou importés de NetSuite (par exemple, Excel).
Opérations et finances
En aidant à augmenter la précision et à diminuer la probabilité d'omissions et d'erreurs de facturation, Blue Memento peut conduire à des opportunités de facturation supplémentaires et à une meilleure gestion des salaires.
En facilitant le processus de saisie des temps, les employés sont moins susceptibles de soumettre leurs feuilles de temps en retard et réduisent le risque d'erreurs.
Cela a un impact direct sur les personnes chargées des opérations qui doivent continuellement rappeler aux employés de soumettre leurs feuilles de temps. Plus besoin d'envoyer des courriels menaçants à vos employés.
En effet, il suffit d'un gain de temps moyen de moins de deux minutes par semaine (environ 30 secondes par jour) par employé pour que l'utilisation de Blue Memento devienne rentable !
L'expérience utilisateur ultime
Pour utiliser Blue Memento, les utilisateurs devront simplement se connecter à leur calendrier, à leur messagerie électronique, à leurs outils de communication et à leur système de gestion de projet préférés pour leur permettre de visualiser toutes leurs activités quotidiennes sur une ligne de temps centralisée.
Remplir les feuilles de temps est un jeu d'enfant, grâce à des méthodes simples telles que le glisser-déposer d'événements depuis leur chronologie (ou en utilisant leur menu de favoris comme raccourci rapide) sur leur feuille de temps.
Répétez cette action pour compléter la semaine de travail, puis installez-vous confortablement et détendez-vous pendant que Blue Memento se synchronise avec NetSuite !
Blue Memento utilise les données stockées directement dans Netsuite pour la saisie du temps (saisie du temps, projets, tâches, etc.) et ne nécessite aucune autre base de données entre les deux.
Aucune synchronisation entre Blue Memento et Netsuite n'est nécessaire car tout se fait en direct. Il en va de même pour les informations utilisées en entrée (agendas, emails, etc.), Blue Memento les utilise pour analyser et suggérer des saisies de temps mais ne modifie en rien ces informations.
Si vous cessez d'utiliser Blue Memento pour quelque raison que ce soit, aucune information n'est perdue.
L'importance des feuilles de temps rationalisées pour les entreprises
Des feuilles de temps précises et simples à utiliser peuvent aider considérablement les entreprises qui luttent pour que leurs employés s'engagent à remplir leurs feuilles de temps dans les délais impartis.
Donner aux employés les bons outils peut non seulement améliorer leur productivité et leur engagement, mais aussi les aider à utiliser leur temps de manière plus significative.
De leur côté, les employeurs sont constamment à la recherche de nouveaux moyens d'améliorer le bien-être de leurs employés, tout en envisageant des solutions innovantes et économiques.
Blue Memento va plus loin en s'attaquant d'abord au problème principal, à savoir la pénibilité du remplissage des fameuses feuilles de temps, puis en améliorant les résultats des entreprises grâce à une solution rentable qui permet une meilleure gestion des salaires et une facturation plus précise.
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