L'argent fait tourner le monde et, au grand dam de certains, il est impossible d'y échapper. C'est particulièrement vrai pour les entreprises.

Bien que la plupart des entreprises aient pour objectif de réduire leurs coûts afin d'augmenter leurs marges bénéficiaires, ce n'est pas toujours aussi simple qu'il n'y paraît. En l'absence d'un système ERP, il peut s'avérer difficile de prendre le contrôle des finances.

À une époque où les consommateurs sont de plus en plus conscients de la manière dont ils dépensent leur argent, les organisations doivent également tenir compte de la manière dont la faiblesse de l'offre et de la demande peut affecter la sécurité financière à long terme.

C'est pourquoi, afin de garder le contrôle des affaires économiques, les systèmes ERP, tels que NetSuite, sont devenus des bénédictions dotées de fonctionnalités essentielles qui permettent aux entreprises d'identifier les domaines de leur organisation qui brûlent des liquidités, ceux où elles peuvent réduire les coûts et ceux où elles gagnent de l'argent.

NetSuite peut mettre en évidence les secteurs où des économies seraient bénéfiques afin d'aider les entreprises à prospérer dans des domaines qui subissent des pertes.

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L'importance des économies de coûts

Les économies de coûts sont basées sur les mesures prises par une entreprise pour réduire ses dépenses globales, ce qui a une incidence directe sur sa rentabilité.

La réduction des coûts est un aspect important du budget d'une entreprise, car elle permet d'augmenter les bénéfices et d'améliorer la trésorerie.

C'est une bonne chose pour une entreprise, mais la question de savoir pourquoi c'est important est une autre histoire.

Lorsque les coûts sont réduits, les "liquidités supplémentaires" qui auraient été utilisées ailleurs peuvent être réinvesties dans la santé financière et la croissance de votre entreprise.

C'est aussi un excellent moyen de libérer du temps et des ressources qui auraient autrement pesé sur le résultat de votre entreprise, ce qui vous permet de vous concentrer sur les départements qui requièrent plus d'attention.

Les organisations qui en ont les moyens peuvent profiter de la baisse des dépenses et ouvrir des comptes d'épargne où elles pourront disposer de fonds en cas de bénéfices modestes.

Évitement des coûts vs. économies de coûts

Alors que de plus en plus d'entreprises s'orientent vers des stratégies et des techniques de réduction des coûts, deux d'entre elles coïncident généralement.

Les économies de coûts et l'évitement des coûts sont des tactiques différentes que les entreprises utilisent pour réduire les coûts là où elles le peuvent. Comparons ces deux méthodes pour voir comment leurs avantages peuvent aider les entreprises à trouver des idées de réduction des coûts.

Économies de coûts

Avant de déterminer s'il est nécessaire de réduire les coûts, les entreprises doivent tenir compte de deux types de coûts.

Les coûts fixes se réfèrent aux actifs tangibles - machines, installations, équipements - qui sont faciles à estimer au moment de la facturation.

Les coûts indirects sont plus difficiles à quantifier, car il s'agit d'actifs incorporels qui ne peuvent être calculés sur la base de reçus ou de documents financiers. Ce sont ces types de coûts qui amènent les entreprises à se concentrer sur l'évaluation des coûts évités.

Également connues sous le nom de réduction des coûts, les économies de coûts se reflètent dans les états financiers et se concentrent davantage sur les actifs tangibles qui réduisent les dépenses, les charges et la dette.

Il est recommandé d'ajouter les économies de coûts aux rapports financiers année après année, car les entreprises auront accès aux coûts de l'entreprise et pourront ainsi savoir si l'efficacité et la rentabilité ont augmenté ou non.

Le renouvellement des contrats est un excellent moyen d'économiser de l'argent à long terme. Lorsqu'il s'agit de signer un contrat pour un produit ou un service avec votre fournisseur, prenez le temps de négocier un prix réduit pour les contrats de plus longue durée.

Éviter les coûts

Comme son nom l'indique, l'évitement des coûts est une mesure prise par les entreprises pour réduire les dépenses potentielles futures et éviter ainsi des coûts élevés.

Les entreprises qui utilisent des systèmes existants pour gérer les opérations et les fonctions de base doivent régulièrement dépenser de l'argent pour la maintenance afin d'éviter que les machines et les équipements ne se détériorent.

Si les réparations ne sont pas effectuées régulièrement, cela se traduit par des coûts élevés ou, pire, par le remplacement complet des machines.

La notion d'évitement des coûts n'est pas quelque chose de tangible que l'on peut voir dans les états financiers ou les rapports mensuels. Il s'agit d'une action préventive prise par une entreprise pour éviter une augmentation des coûts à l'avenir.

Les logiciels ou la technologie sont les choix les plus courants lorsqu'il s'agit d'éviter les coûts.
Principalement parce que l'achat d'une nouvelle technologie - le passage d'un système existant à un logiciel ERP - élimine les coûts liés à une technologie obsolète.

En d'autres termes, faire le choix d'une mise à niveau dans le présent permet d'éviter toute obligation future dans le futur.

Exemples d'économies de coûts

Lorsqu'il s'agit d'analyser les économies de coûts, il existe de nombreuses idées de réduction des coûts pour les entreprises.

Partenariat technologique

La mise à niveau de certaines technologies vers des systèmes basés sur l'informatique en nuage permet de supprimer l'intermédiaire et de réaliser des économies dans l'ensemble de l'organisation.

NetSuite ERP propose des mises à jour automatiques deux fois par an, la maintenance et la gouvernance étant assurées par un partenaire de NetSuite. Bien qu'il y ait un coût initial important, soyez assuré que vous n'aurez pas à budgétiser en permanence des frais de maintenance et de réparation annuels.

Négociation de contrat

Comme indiqué plus haut, lors du renouvellement des contrats avec les fournisseurs et les vendeurs, négociez les prix et les coûts pour un service à valeur ajoutée ou des dates de contrat plus longues.

Externalisation

Les dépenses liées aux opérations quotidiennes peuvent être assez élevées, surtout si vous n'avez pas besoin d'employés à temps plein pour certains projets.

L'externalisation est une tendance à la hausse qui aide les entreprises à réduire leurs coûts opérationnels. Vous embauchez en fonction des besoins. Par exemple, si vous lancez votre service marketing, vous n'avez peut-être besoin que de la rédaction d'un blog par semaine. Au lieu d'embaucher un employé à temps plein, vous pouvez faire appel à un travailleur indépendant.

L'externalisation des projets et des personnes permet aux employés à temps plein de se concentrer sur leurs propres projets, plutôt que de passer du temps à d'autres tâches banales qui diminuent la productivité.

Faut-il réduire les coûts?

Pour les entreprises qui cherchent à réduire les dépenses qui ont un impact direct sur la rentabilité, la réduction des coûts est fortement encouragée.

Grâce à des stratégies d'évitement des coûts, comme la mise en œuvre d'un nouveau système ERP, et à une analyse annuelle des coûts et des bénéfices, les entreprises peuvent facilement trouver des domaines où réduire les coûts et accroître leur résultat net année après année.

Les solutions ERP de NetSuite sont des systèmes comptables conçus pour conserver l'argent d'une entreprise. Elles permettent de suivre les transactions financières entrantes et sortantes, de contrôler les flux de trésorerie et d'aider les entreprises à identifier les domaines qui excellent sur le plan financier et ceux qui pourraient bénéficier d'économies.