Les données manquantes de NetSuite:
comment conserver l’historique de l’ERP prêt à être audité après la mise en service

Les insuffisances en matière d’audit et de conformité suite à l’implantation de NetSuite

Lorsqu’un système ERP existant est désactivé, l’historique financier connexe ne disparaît pas, mais l’accès à ces données historiques peut devenir difficile. Les équipes financières ont toujours besoin d'archives historiques pour:

• Audits annuels

• Conformité à la loi SOX et à la réglementation

• Déclarations fiscales

• Divulgation légale

• Rapprochements financiers

• Litiges avec des fournisseurs ou des clients

Le problème des méthodes d'exportation courantes.

La plupart des entreprises s'appuient sur :

• Les exportations CSV

• Les sauvegardes PDF

• Les exportations limitées « snapshot »

• Les vieux serveurs hébergeant des bases de données obsolètes

Malheureusement, ces formats manquent de structure, sont incomplets et ne peuvent être conciliés. Ils ne parviennent pas à préserver les pièces jointes, les métadonnées ou les preuves d’approbation, des informations cruciales pour les vérificateurs.

L’arrêt de l’ancien système ERP sans archivage adéquat entraîne des comparaisons incohérentes d’une année à l’autre, une documentation financière incomplète et des audits manquants. L’organisation se retrouve également dépourvue de plan de réponse aux sinistres pour ses données historiques. En cas de défaillance du système, d’exportation corrompue ou de demande de conformité imprévue, les équipes sont désemparées, n’ayant aucune source de vérité fiable.

Une archive complète sert de plan de continuité financière. Elle permet de garantir la conformité, l’historique des rapports et la légitimité de l’audit, même en cas d’absence de l’ancien ERP.

Ce que GURUS Data Archive 4NetSuite préserve

L'un des échecs les plus fréquents dans le retrait des anciens ERP est de négliger les données justificatives qui donnent aux transactions leur signification financière. GURUS veille à ce que rien ne soit perdu.

Pièces jointes et éléments du classeur

Contrats, factures, support d'écriture de journal, relevés de fournisseurs, tous conservés dans leur format d'origine.

Champs et enregistrements personnalisés

Chaque flux de travail, chaque classification où chaque point de données personnalisé reste intact pour assurer la traçabilité de l’audit et le contexte financier.

Détail complet au niveau de la transaction

Chaque impact GL, chaque poste, chaque historique d'approbation et chaque relation est accessible et consultable.

Les solutions d’exportation rapide ont tendance à négliger ces informations cruciales, ce qui peut compromettre la piste d’audit. GURUS les capture tous.

Un historique financier entièrement traçable sans coûts de licence

Une fois archivé, l’historique complet de votre ERP devient accessible en permanence, et ce, sans que vous ayez à payer pour des logiciels périmés ou des serveurs non pris en charge. Cela garantit que:

• L’équipe financière peut examiner chaque opération, même si elle remonte à plus de décennies.

• Les utilisateurs peuvent vérifier les soldes sans avoir à se connecter à l’ancien ERP.

• L’entreprise conserve un contexte complet et détaillé, et pas seulement des données sommaires.

• Les données financières historiques restent utilisables aussi longtemps que nécessaire.

Vous obtenez un historique financier entièrement consultable et entièrement traçable qui reflète votre ancien ERP, sans avoir à payer de frais de licence permanents.

Structuré pour la BI, pas seulement pour le stockage

La plupart des archives se contentent de stocker des données. GURUS les transforme en informations exploitables pour les analyses. L’ensemble des données de l’ancien ERP est importé dans Google BigQuery, un entrepôt de données flexible qui s’intègre parfaitement à :

• Power BI

• Looker Studio

• Tableau

• Tout outil SQL ou d'analyse

Grâce à l’intégration de NetSuite (nouvelles données) et de votre ancien ERP (anciennes données) dans un même dépôt, les entreprises peuvent désormais :

• Analyse des tendances de revenus à long terme

• Comparaisons pluriannuelles des comptes de résultat

• Rapports sur le cycle de vie des clients

• Prévisions saisonnières

• Aperçu des marges historiques

Les entreprises retrouvent ainsi le pouvoir prédictif qu'elles perdent lorsqu'elles changent d'ERP.

Pourquoi cela est important pour les prévisions et la planification à long terme

Lorsque les entreprises démarrent sur NetSuite avec seulement 1 à 2 ans d'historique importé, les prévisions deviennent des conjectures. La saisonnalité disparaît. L'analyse comparative est interrompue. Les tendances pluriannuelles sont perdues.

GURUS résout ce problème en validant et en préservant une décennie ou plus de données ERP héritées, afin que les équipes financières et de direction puissent analyser l'ensemble de l'histoire financière à travers les systèmes.

Avantages à long terme d'une archive validée

• Pas de licences ou de serveurs ERP

• Données historiques entièrement prêtes à être auditées

• Accès permanent via des outils de BI

• Structurées pour l'analyse des tendances et les prévisions

• Aucun risque d'exportations corrompues ou incomplètes

• Des années d'historique financier sécurisées et consultables

C'est la façon moderne et conforme de retirer un ancien système ERP.

Prêt à retirer votre ancien système ERP sans perdre son historique ?

Les données de votre ancien ERP sont toujours essentielles, mais votre ancien système n'a pas besoin de l'être.

Demandez une démonstration gratuite pour découvrir comment GURUS Data Archive 4NetSuite conserve, valide et valorise l'ensemble de votre historique financier après la mise en service de NetSuite.