Sun Health Services est l'un des principaux établissements de soins pour personnes âgées de Surprise, en Arizona. Avec trois résidences pour personnes âgées sous sa bannière, l'entreprise offre des soins complets à ses résidents, répondant à tous les niveaux de besoins.
En plus de ces communautés, Sun Health Services gère également Sun Health at Home, qui offre un sentiment de sécurité et de protection aux personnes âgées qui souhaitent vieillir à la maison. Le Sun Health Center for Health and Wellbeing propose une multitude de programmes de prévention et de gestion des maladies, des cours de fitness et des initiatives éducatives à l'ensemble de la communauté de la région West Valley de Phoenix.
Également, la Sun Health Foundation est un pilier philanthropique de la communauté depuis plus de 55 ans, veillant à ce que les habitants de cette région aient accès aux dernières avancées technologiques en matière de prestation de soins de santé grâce à son soutien à deux hôpitaux communautaires.
Sun Health Services s'engage à améliorer la qualité de vie des personnes âgées et à favoriser une communauté qui soutient le vieillissement en bonne santé. La vaste gamme de services offerts par l'organisation et son dévouement au bien-être de ses résidents et des membres de la communauté en ont fait un chef de file dans le domaine des soins aux personnes âgées.
Le défi: Logiciel financier hérité
En tant qu'organisation tournée vers l'avenir, Sun Health Services a reconnu les limites de son infrastructure existante. L'entreprise utilisait plusieurs systèmes désuets, dont un système financier dépassé, le progiciel GL.
Bien que ce système ait été adéquat dans le passé, il est devenu évident qu'il ne répondait pas aux besoins actuels de l'organisation. Les principaux problèmes étaient un manque de convivialité et, plus important encore, un manque d'intégration entre les différents systèmes.
Gene Rawls, vice-président de la gestion des programmes chez Sun Health Services, explique la situation:
"Nous avions plusieurs systèmes hérités du passé, dont notre système financier GL package. Ce n'était pas un mauvais système à l'époque, mais son fonctionnement était tout juste correct. Il manquait vraiment de convivialité et, ce qui est encore plus important, de loin, il manquait de capacité d'intégration avec d'autres systèmes."
La présence de données cloisonnées dans ces systèmes signifiait que des informations précieuses n'étaient pas facilement accessibles ou utilisables. Cette fragmentation entravait la capacité de l'organisation à prendre des décisions éclairées et à exploiter efficacement ses données.
Sun Health Services avait besoin d'une solution qui non seulement intégrerait ces systèmes disparates, mais aussi améliorerait la convivialité et fournirait un accès complet à ses données.
La solution: S'associer avec le bon fournisseur de solutions NetSuite
À la recherche d'une solution, Sun Health Services s'est tournée vers Solutions GURUS, un partenaire de confiance reconnu pour son expertise dans l’implantation de NetSuite. La collaboration visait à moderniser les systèmes de l'entreprise, en garantissant une intégration transparente et une meilleure accessibilité des données.
Gene Rawls se souvient des premières étapes du partenariat:
"GURUS est arrivé au processus de découverte avec des procédures prêtes à l'emploi. Ils sont donc arrivés avec leur plan, leur script. Ils savaient ce qu'ils devaient recueillir pour apprendre à nous connaître, à comprendre nos besoins et à nous aider à comprendre l'alignement de NetSuite sur ces besoins."
Solutions GURUS a impressionné Sun Health Services par son approche structurée et sa préparation. Le processus de découverte a été approfondi, permettant à GURUS d'acquérir une compréhension profonde des besoins opérationnels et des défis de Sun Health.
Cette compréhension a été cruciale pour aligner les capacités de NetSuite sur les exigences de l'organisation.
Le processus structuré de la phase de découverte a donné le ton à l'ensemble du projet. La rigueur et le souci du détail dont Solutions GURUS a fait preuve témoignent de son engagement en faveur de l'excellence. Gene Rawls souligne ce point:
"Le fait qu'ils aient mis en place ce processus dans le cadre de leurs ventes est un excellent indicateur de leur approche du travail. Le comportement passé est révélateur de l'avenir, c'est-à-dire qu'ils apporteront la même rigueur à leurs efforts d’implantation des projets."
Implantation de l'ERP NetSuite et collaboration
La phase d'implantation a été marquée par un esprit de collaboration et un sens aigu du partenariat. Solutions GURUS a réuni une équipe de professionnels hautement qualifiés, chacun apportant sa propre expertise.
Cette équipe n'était pas seulement compétente sur le plan technique, elle était aussi profondément engagée à comprendre et à répondre aux besoins uniques de Sun Health Services.
"L'une des meilleures choses que je puisse dire, c'est que nous n'avons pas l'impression d'être un simple numéro. Ils ont constitué une équipe. Le calibre des membres de l'équipe qu'ils apportent est impressionnant. Et puis, ils sont à notre disposition, nous ne décrochons pas le téléphone pour les appeler toute la journée, mais ils sont très réactifs."
L'engagement a été caractérisé par une communication fréquente et efficace.
Solutions GURUS a veillé à ce que plusieurs membres de l'équipe soient familiarisés avec les opérations de Sun Health, ce qui a permis de mettre en place un système de soutien solide. Cette approche à multiples facettes a permis à Sun Health Services d'avoir toujours accès à l'expertise adéquate en cas de besoin.
"Ce n'est pas une seule personne qui apprend à nous connaître, mais plusieurs qui ont leurs propres compétences et qui travaillent en étroite collaboration, en gardant notre meilleur intérêt à l'esprit. C'est vraiment une équipe qui travaille ensemble, vous savez, notre équipe qui travaille avec l'équipe GURUS."
Un aspect important de l’implantation consistait à ravitailler les processus de Sun Health pour tirer pleinement parti des capacités du nouveau système. Au lieu de se contenter d'adapter les anciens processus au nouveau système, Solutions GURUS a aidé les services de santé de Sun Health à redéfinir leurs flux de travail afin d'optimiser les performances et l'efficacité.
"Lorsque nous nous sommes adressés aux GURUS pour mettre en place le système, nous leur avons notamment demandé de nous aider à réorganiser nos processus, afin de tirer pleinement parti du système, plutôt que de prendre nos anciens processus et de chercher à les faire fonctionner sur un nouveau système."
Cette approche proactive a facilité la transition et a permis à l'organisation de maximiser les avantages du nouveau système. Le dévouement de l'équipe à la formation et au soutien a été déterminant pour aider Sun Health Services à naviguer dans les changements.
"L'équipe a été bien formée et bien soutenue, et la meilleure chose est l'accès aux données. Nous commençons à en récolter les fruits".
Résultats et avantages de l'implantation d'un ERP
Le partenariat avec Solutions GURUS a apporté des avantages significatifs à Sun Health Services. L'organisation bénéficie désormais d'une meilleure intégration de ses systèmes, ce qui lui donne un accès complet aux données essentielles. Cette intégration a permis d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de prendre de meilleures décisions.
Le réoutillage des processus a également conduit à un flux de travail plus rationalisé et plus efficace, permettant à Sun Health Services de tirer pleinement parti des capacités de NetSuite. L'organisation est désormais mieux positionnée pour répondre aux besoins de ses résidents et des membres de la communauté, grâce à un système robuste et intégré qui soutient ses opérations.
Pour Sun Health Services, la décision de s'associer à Solutions GURUS s'est avérée stratégique et inestimable. L'expertise, le dévouement et l'esprit de collaboration de l'équipe de GURUS ont joué un rôle déterminant dans la transformation des systèmes et des processus de l'organisation.
"Je recommanderais absolument GURUS. Il devient très clair que lorsque vous prenez cette décision avec NetSuite et que vous vous associez avec GURUS, il s'agit d'une offre globale. Je n'achèterais pas NetSuite sans GURUS, mais je ne choisirais pas un autre système parce que je ne l'aurais pas."
Le succès de ce partenariat souligne l'importance de choisir le bon partenaire d'implantation. Avec Solutions GURUS, Sun Health Services a non seulement modernisé ses systèmes, mais s'est également positionné pour une réussite et une croissance continues à l'avenir.
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