Les défis en matière de coûts et de conformité liés au départ de NetSuite
Le transfert des données actuelles d’un système ERP vers un autre ne représente pas la seule étape du processus de migration. Les entreprises sont confrontées à deux obstacles majeurs : le coût et la conformité. De nombreuses entreprises continuent de payer pour des licences NetSuite en « lecture seule » afin de conserver l'accès aux données historiques, ce qui, au fil du temps, devient une dépense importante pour une valeur fonctionnelle minime.
En même temps, les exigences de conformité persistent, obligeant les entreprises à conserver des dossiers inaltérables de toutes leurs transactions pendant une période pouvant aller de sept à dix ans. En l'absence d'archives validées, les entreprises s'exposent à des échecs d'audit, à des risques réglementaires et à des rapports historiques incomplets.
GURUS Data Archive 4NetSuite (DA4NetSuite) résout ces deux problèmes en fournissant des archives permanentes, structurées et validées, indépendantes de votre contrat NetSuite.
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Le coût réel des licences Caretaker
Les organisations qui dépendent des licences Caretaker de NetSuite sous-estiment souvent le coût cumulé. Ces licences fournissent généralement un accès et des fonctionnalités restreints, ce qui rend les équipes tributaires d’un système devenu obsolète. Avec le temps, les frais d’abonnement pour des données statiques peuvent s’élever à des dizaines ou des centaines de milliers de dollars, sans grande utilité.
Solutions GURUS offre une option innovante : une archive vérifiée et un accès permanent, exempt de dépendance à l’égard des licences NetSuite. Cette méthode permet non seulement de réaliser des économies, mais aussi de conférer aux équipes financières un pouvoir décisionnel et une autonomie sur les données passées.
Données historiques prêtes pour l'audit et conformité sans systèmes hérités
GURUS préserve les données historiques de l'ERP dans un format entièrement structuré, validé et contrôlable. Chaque transaction, chaque écriture de journal, chaque facture et chaque paiement sont conservés à la ligne, tout comme les champs et les enregistrements personnalisés qui fournissent un contexte opérationnel et financier. Ce qui est inclus:
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Pièces jointes et éléments du classeur : Les contrats, factures, reçus et autres pièces justificatives sont intégralement conservés.
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Modèles de rapprochement préétablis : Les auditeurs peuvent vérifier les données historiques des états financiers, y compris le compte de résultat, le bilan et la balance de vérification, sans avoir besoin d’accéder à NetSuite.
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Entrepôt de données prêt pour les requêtes : Toutes les données archivées sont stockées dans BigQuery, ce qui permet un accès sécurisé et à long terme pour les audits et les rapports.
Cette combinaison d'éléments narratifs et de puces met en évidence les principales caractéristiques tout en permettant aux lecteurs et aux auditeurs de parcourir la section facilement.
Éviter le piège de l'« exportation rapide »
De nombreuses options d’exportation rapide ou d’archivage économique ne satisfont pas les exigences réglementaires. Elles omettent fréquemment les pièces jointes, écrasent les champs personnalisés, interrompent les liens entre les opérations, suppriment des métadonnées cruciales et ne fournissent aucun moyen de vérifier l’exactitude des données financières.
Les conséquences peuvent s’avérer désastreuses : audits infructueux, manque de rigueur, impossibilité d’attester les soldes passés, absence de documentation et correction onéreuse plusieurs mois plus tard.
Solutions GURUS est meilleur que ces approches rapides car il capture tous les composants des données, les valide avec des rapports financiers prédéfinis et stocke le tout dans un entrepôt de données structuré et entièrement traçable. Cela garantit que vos données historiques restent complètes, vérifiables et accessibles en permanence sans dépendre des licences NetSuite.
Rendre les données historiques prêtes pour la BI
L'abandon de NetSuite ne doit pas signifier la perte des informations sur les tendances historiques. GURUS intègre les données archivées dans un entrepôt BigQuery, prêt pour tout outil de BI tel que Power BI ou Looker Studio. Cela permet aux entreprises de:
- Comparer les tendances pluriannuelles du compte de résultat Suivre le chiffre d'affaires et la marge des clients au fil du temps
- Réaliser des budgets et des prévisions en tenant compte de tout le contexte historique.
- Combiner les anciennes données NetSuite avec les nouveaux rapports ERP.
Cela est possible grâce au fait qu’on n’a pas besoin de maintenir des licences NetSuite onéreuses en lecture seule, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent.
Les avantages à long terme d'une archive validée
En s'appuyant sur GURUS Data Archive 4NetSuite pour l'intégration de l'ERP, les entreprises bénéficient d'une liberté financière, d'une confiance en matière d'audit, d'une indépendance opérationnelle et d'une conformité aux réglementations. Les données financières historiques restent accessibles à des fins d'audit, de reporting ou d'analyse stratégique, et constituent un solide « plan de secours » pour les données, bien au-delà de la migration vers l'ERP.
Prêt à sécuriser vos données ERP historiques ?
Ne prenez pas le risque de perdre l'accès à votre historique financier à des fins d'audit ou de surpayer des licences de gardien.
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Demandez une démonstration gratuite pour voir comment GURUS Data Archive 4NetSuite assure la préservation et la vérification de votre historique NetSuite.
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Parlez à un expert GURUS pour planifier votre migration ERP en toute confiance.
Vos données historiques méritent plus qu'une « exportation rapide ». Protégez-les grâce aux fonctionnalités de GURUS.
Démarrez avec GURUS Data Archive 4NetSuite