Stratégies essentielles pour conserver les données de l'ERP NetSuite

La nécessité de conserver les données historiques de l'ERP

1. Assurer la conformité réglementaire et la préparation à l'audit :

• États financiers et grands livres comptables
• Déclarations fiscales et documentation sous-jacente
• Historique complet des transactions avec les clients et les fournisseurs
• Les données relatives aux salaires et aux employés.

Le non-respect de ces réglementations peut entraîner des amendes et des pénalités substantielles. Même après la migration, les auditeurs auront probablement besoin d'accéder aux données historiques de l'ancien système ERP, en particulier pendant la période de transition et pour enquêter sur les anomalies historiques.

2. Maintenir la continuité de l'activité et favoriser l'intelligence :

• Les tendances en matière de performance des ventes et les prévisions
• Les habitudes d'achat et les possibilités d'optimisation de la chaîne d'approvisionnement
• Les mesures d'efficacité opérationnelle et les domaines à améliorer.

La conservation de ces données historiques garantit des capacités de reporting ininterrompues et permet une analyse longitudinale significative. Dans des secteurs tels que la fabrication et la distribution, la compréhension des tendances pluriannuelles est cruciale pour une gestion précise des stocks, une planification de la demande et un contrôle efficace des coûts.

Relever les défis de la conservation des données ERP

1. Faire face à la portée limitée de la migration :

Les migrations de données ERP sont intrinsèquement complexes, coûteuses et comportent des risques inhérents. Par conséquent, les organisations adoptent souvent une stratégie de « migration minimale viable », en se concentrant sur le transfert de seulement :

• 2 à 3 ans de soldes du grand livre
• Les transactions en cours nécessitant une action immédiate
• Les données de base essentielles des clients et des fournisseurs.

Cette approche exclut souvent les détails historiques essentiels, tels que :

• Les données granulaires des transactions au niveau des lignes
• Les pièces jointes et la documentation à l'appui
• Les rapports personnalisés et les vues analytiques sauvegardées.

Cette migration sélective peut entraîner une perte importante de la mémoire institutionnelle et entraver une analyse historique complète.

2. Surmonter le verrouillage des fournisseurs et les obstacles à l'extraction des données :

Certains fournisseurs d'ERP, en particulier les fournisseurs SaaS basés sur le cloud, peuvent présenter des défis dans l'extraction de données historiques complètes en raison de :

• Modèles de données propriétaires qui masquent les structures relationnelles sous-jacentes.
• Interfaces de programmation d'applications (API) à portée limitée, nécessitant souvent un développement personnalisé complexe.
• L'imposition de licences coûteuses de « lecture seule » ou « d'administrateur » pour accéder aux systèmes existants après la migration.

Ces droits de licence d'administrateur peuvent être considérables, atteignant souvent des dizaines de milliers de dollars par an, simplement pour conserver un accès en lecture seule. Cela peut être financièrement prohibitif pour de nombreuses organisations, ce qui peut entraîner des arrêts prématurés du système et la perte de données historiques précieuses.

Combler le fossé entre l'archivage et l'accès actif :

Le simple fait d'exporter des fichiers de données statiques vers un disque partagé ne suffit pas à répondre aux exigences d'audit ou à permettre une intelligence économique efficace. Les organisations doivent trouver un équilibre entre :

• Le maintien d'un accès complet et permanent au système (dont le coût est souvent prohibitif)
• La gestion des données brutes non structurées et inaccessibles.

La solution optimale réside dans la mise en œuvre d'une stratégie d'archivage qui fournit un accès structuré, consultable et communicable aux données historiques sans avoir à payer des frais de licence ERP.

Implantation de stratégies efficaces de conservation des données

1. Exploiter l'archivage des données dans une plateforme de BI ou d'entrepôt de données :

Une approche moderne et robuste consiste à exporter les données ERP dans un entrepôt de données basé sur le cloud (par exemple, Google BigQuery, Snowflake, Amazon Redshift) et à utiliser des outils de Business Intelligence (BI) pour un accès et une analyse transparents.

Avantages :

• Conservation à long terme de données structurées et relationnelles.
• Infrastructure de stockage sécurisée et hautement évolutive.
• Accès convivial aux données par le biais d'outils de BI familiers (par exemple, Power BI, Tableau, Looker).

Fonctionnalités clés à privilégier :

• Modèles de données prédéfinis optimisés pour le reporting et l'analyse ERP.
• Formats et fonctionnalités de reporting faciles à auditer.
• Suivi complet de l'évolution des données et journaux de transformation pour plus de transparence.
• Protocoles de sécurité basés sur les rôles pour contrôler l'accès des auditeurs et des utilisateurs financiers.

Cette stratégie permet également d'intégrer les données historiques de l'ERP aux données du nouveau système, ce qui facilite l'établissement de rapports unifiés et complets sur l'ensemble des plates-formes.

2. Développer une application personnalisée de conservation des données :

Pour les organisations disposant de solides capacités techniques en interne, la création d'une application personnalisée légère pour héberger les données historiques peut être une option rentable. Cela implique généralement :

• L'extraction des tables de données clés du système ERP existant.
• Développer une interface conviviale (souvent en utilisant des plateformes comme PowerApps ou des portails web personnalisés).
• La mise en œuvre de fonctionnalités robustes de recherche, de filtrage et d'exportation de données.

Toutefois, cette approche peut nécessiter beaucoup de ressources et ne pas offrir l'évolutivité et les fonctions avancées proposées par les solutions commerciales de BI.

Utiliser une solution d'archivage spécifique :

Des fournisseurs spécialisés proposent des solutions dédiées à l'archivage des données ERP, conçues pour un accès en libre-service aux informations historiques. Ces solutions sont souvent optimisées pour des plateformes ERP spécifiques.

Par exemple, GURUS BI pour NetSuite fournit une solution sur mesure pour l'archivage et le reporting des données NetSuite après la migration en :

• Extrayant efficacement toutes les données NetSuite pertinentes dans Google BigQuery.
• Fournissant une couche de reporting conviviale accessible via les outils de BI les plus courants.
• Proposant des rapports historiques prêts à être audités pour garantir la conformité.
• En réduisant considérablement ou en éliminant les frais de licence « Caretaker » coûteux.

Ces solutions spécifiques sont particulièrement précieuses pour les organisations qui cherchent à mettre hors service leur ancien système ERP tout en conservant un accès complet aux données historiques à des fins de conformité et d'analyse avancée.

Utilisés conjointement et en fonction du cas d'utilisation de votre entreprise, ces outils peuvent aider votre entreprise à élaborer une stratégie de conservation des données ERP à l'épreuve du temps, sans dépendre d'un administrateur NetSuite coûteux.

Meilleures pratiques pour le retrait des systèmes ERP

• Planifiez tôt : Commencez à planifier votre stratégie de conservation des données bien avant la migration vers l'ERP. Définissez clairement les données spécifiques requises pour la conformité, le reporting et les prévisions.
• Faites appel à des experts : Associez-vous à des consultants expérimentés en matière de données ERP ou à des fournisseurs spécialisés dans le reporting et la migration ERP. Leur expertise peut considérablement rationaliser le processus et atténuer les risques potentiels.
• Documenter les modèles de données : Extrayez et préservez soigneusement les métadonnées essentielles, y compris les correspondances entre les champs, les formules et la logique des rapports, afin de garantir l'exploitabilité et l'interprétabilité continues de vos données historiques.
• Tester les rapports avec les auditeurs : Avant de mettre hors service l'ancien système ERP, vérifiez rigoureusement que les auditeurs peuvent accéder facilement à toutes les informations nécessaires à partir des nouvelles archives de données.

Utiliser les solutions GURUS pour éliminer le besoin d'un administrateur NetSuite

La migration d'un système ERP ne nécessite pas la perte de données historiques précieuses. La mise en œuvre d'une stratégie de conservation des données bien définie est cruciale pour atténuer les risques de conformité, préserver les informations commerciales essentielles et optimiser les coûts opérationnels à long terme.

Alors que les approches traditionnelles telles que les licences d'administrateur coûteuses offrent des fonctionnalités limitées à un prix élevé, les solutions modernes telles que GURUS BI for NetSuite offrent un accès complet et rentable à vos données historiques. En exploitant stratégiquement les entrepôts de données en nuage et les puissants outils de BI, votre entreprise peut conserver et analyser efficacement les données historiques de l'ERP sans le fardeau d'un verrouillage continu du fournisseur.

Prêt à assurer la pérennité de votre transition ERP ? Explorez les avantages de l'archivage de vos données historiques avec GURUS BI for NetSuite – une solution conçue pour intégrer de manière transparente vos données passées dans votre stratégie commerciale future.