Entrepôt de données vs base de données: les principales différences

Qu'est-ce qu'une base de données dans les systèmes ERP ?

Par définition, une base de données - sans entrer dans les détails techniques - est une collection de données structurées stockées électroniquement dans un système informatique. Dans le cas d'un ERP, il peut s'agir d'un serveur physique ou, s'il est sur le cloud, d’un centre de données appartenant au fournisseur de l'ERP.

Chaque base de données est contrôlée par un système de gestion de base de données (SGBD). Lorsqu'on se réfère aux données, au SGBD et à toute autre application utilisée dans le système dans son ensemble, on parle de système de base de données. Toutefois, certains l'appelleront simplement base de données.

De nos jours, la façon la plus répandue dont une base de données se présente est par le biais de lignes et colonnes dans une série de tableaux, ce qui rend la gestion des données plus efficace. Elle enregistre des informations en temps réel sur une partie spécifique de votre entreprise. À la base, sa tâche principale consiste à traiter les transactions quotidiennes de votre entreprise.

La véritable définition d'une base de données est devenue floue au fil des ans, à mesure que les systèmes ont évolué. Depuis la toute première base de données connue dans les années 1960 jusqu'à aujourd'hui, le développement du logiciel a permis aux données d'une base de données d'être flexibles au point d'être révolutionnaires.

Nombreux sont ceux qui considèrent encore une feuille de calcul comme une base de données (et ils n'ont pas tort !). Les tableurs tels qu'Excel ou Google Sheets sont conçus pour stocker des données ; cependant, comme le plastique, ils sont conçus pour un seul utilisateur. Ils sont limités dans la quantité d'informations qu'il est possible de manipuler. Une base de données, en revanche, est tout le contraire : elle peut traiter un volume massif de requêtes et être manipulée par plusieurs utilisateurs.

L'une des principales caractéristiques des ERP réside dans leur base de données commune. Par exemple, NetSuite dispose d'une base de données centrale qui permet à ses utilisateurs de centraliser les informations de tous les départements de l'entreprise.

Grâce à cette fonctionnalité, une entreprise évite la saisie manuelle des données et la nécessité de fusionner des bases de données distinctes provenant de différentes applications. La base de données de NetSuite gère automatiquement les principales données opérationnelles, pour les présenter de manière claire et concise. Le fait de disposer d'une base de données commune permet à tous les décideurs de disposer d'une vision globale de l'entreprise.

Qu’est ce qu’un entrepôt de données ?

Imaginez un entrepôt de données comme l'enfant et la base de données comme le père. Un entrepôt de données est une branche spécifique d'une base de données qui relie et analyse des données d'affaires provenant de plusieurs sources.

Neil Stolovitsky, chef de produit chez GURUS, nous donne une excellente explication :

"Un entrepôt de données est un système qui rassemble des données provenant de différentes sources au sein d'une organisation à des fins de rapport et d'analyse. Les rapports créés à partir de requêtes complexes dans un entrepôt de données sont ensuite utilisés pour prendre des décisions d'affaires. Un entrepôt de données conserve les données historiques de votre entreprise afin que vous puissiez les analyser et en extraire des informations. Il ne stocke pas les informations récentes et ne fait pas l'objet d'une mise à jour en temps réel."

Les entrepôts de données les plus courants sont :

• L'entrepôt de données virtuel :

  des bases de données distinctes qui sont consultées ensemble pour accéder efficacement aux données en un seul endroit.

• Le modèle de magasin de données :

  les données sont regroupées dans un domaine d'activité spécifique, comme les ventes ou les finances.

• L’entrepôt de données d'entreprise :

  c'est le cœur du système d'information d'une entreprise, qui consolide les données de tous les départements de celle-ci.

La principale question que l'on se pose lorsqu'il s'agit de décider de la direction à prendre est : pourquoi ? Pourquoi recourir à un entrepôt de données alors qu'une base de données est aussi une plateforme adaptable. L'une des principales raisons est de créer des rapports de qualité supérieure à partir de vos données afin de prendre des décisions encore plus précises basées sur des données analytiques antérieures pour le développement des affaires.

Pour ceux qui utilisent un système ERP, tel que NetSuite, le besoin est encore plus grand. NetSuite est un logiciel destiné à gérer les opérations quotidiennes. Sa base de données vous fournira des rapports opérationnels axés sur les activités principales de votre entreprise.

Le problème apparaît lorsque les utilisateurs ont besoin de visualiser toutes les informations pertinentes. Les limites relatives aux données de NetSuite obligent alors les décideurs à créer leurs rapports plus stratégiques et complexes en dehors de la plateforme ERP.

Une application telle qu'un entrepôt de données s'intégrera à votre système NetSuite et vous fournira des vues et tableaux améliorés pour mieux analyser vos données pertinentes. Les avantages d'un entrepôt de données infonuagique sont considérables. Et une fois que celui-ci est mis en œuvre, il n'y a plus de retour en arrière possible.

Principaux avantages de l'utilisation d'un entrepôt de données avec un système ERP

Les avantages d'un entrepôt de données pour une organisation résident dans son évolutivité, sa flexibilité et son accessibilité, mais ce ne sont que quelques exemples.

Gain de temps

Si quelqu'un me remet une feuille de calcul comportant plus de 400 000 lignes débordant d'informations essentielles pour mes rapports, je vais à coup sûr m'effondrer sur-le-champ.

L'un des principaux avantages d'un entrepôt de données est le gain de temps. En quelques minutes seulement, vous avez accès à toutes les informations dont vous avez besoin pour un projet ou un rapport spécifique.

Nettoyage des données

Il n'y a rien de pire que de baser un objectif sur des informations erronées. Un entrepôt de données élimine tout risque d’avoir des données dupliquées ou incorrectes. En transformant les données d'un ensemble de systèmes en un entrepôt partagé, vous veillez à la fiabilité et à la qualité de vos données.

Cela vous permet de disposer de données synchronisées entre toutes les sources. Des données cohérentes et standardisées sont déterminantes pour la projection des résultats opérationnels.

Sécurisation des données

La sécurité des données sera toujours (du moins dans un avenir proche) en tête des priorités de toute entreprise. Aucun client ne souhaite que ses données soient étalées comme du linge sale à la vue de tous. Un entrepôt de données adéquat permet alors une consolidation et une sécurité exceptionnelles.

Croyez-moi quand je dis qu'il est fondamental d'avoir un entrepôt de données sécurisé, surtout lorsque ces entrepôts de données stockent de grands volumes de données historiques. Vous devez garder à l'esprit que ces données historiques seront cruciales pour la croissance de votre entreprise. Sans entrepôt de données, il y a plus de risques que des personnes extérieures à votre entreprise tentent d'y avoir accès.

Si vous souhaitez un jour anticiper des décisions stratégiques, sans les données historiques, vous n'aurez aucune base sur laquelle vous appuyer. C'est pourquoi vous devez disposer d'entrepôts de données sécurisés pour conserver toutes ces données dans la perspective d'une croissance future.

Intégration des entrepôts de données avec un système ERP et NetSuite

Que vous soyez ou non un utilisateur d'ERP, rien ne devrait vous empêcher de mettre en place un entrepôt de données. Le problème quand on compare un ERP et un entrepôt de données, c'est qu'ils sont incomparables. Ce sont deux entités distinctes qui peuvent sembler incompatibles, mais une fois synchronisées, elles deviennent majestueuses.

Imaginez : le système d'exploitation d'un ERP avec les capacités analytiques d'un entrepôt de données. Certains diraient que c'est une combinaison gagnante.

Donc, si vous vous demandez encore "pourquoi ai-je besoin d'un entrepôt de données si un ERP dispose déjà d'une base de données", alors vous devriez nous contacter pour découvrir comment GURUS Data Warehouse s'adapte à l'infrastructure unique de chaque entreprise pour fournir une excellente solution interne.

Questions fréquemment posées sur les entrepôts de données et les bases de données

Q1 : Quelle est la différence entre une base de données et un entrepôt de données ?
Une base de données est conçue pour stocker et gérer des données transactionnelles en temps réel, tandis qu'un entrepôt de données est utilisé pour stocker des données historiques et générer des rapports analytiques complexes à partir de plusieurs sources de données.

Q2 : Pourquoi ai-je besoin d'un entrepôt de données si mon ERP dispose déjà d'une base de données ?
Une base de données ERP gère les opérations quotidiennes, mais un entrepôt de données permet des analyses plus approfondies, de meilleurs rapports et des perspectives à long terme en consolidant les données provenant de plusieurs systèmes.

Q3 : Puis-je intégrer un entrepôt de données à NetSuite ?
Oui. Vous pouvez intégrer un entrepôt de données dans le cloud à NetSuite pour améliorer les rapports, connecter des sources de données externes et utiliser des outils de BI tels que Power BI ou Looker pour des analyses avancées.

Q4 : Quels sont les principaux avantages de l'utilisation d'un entrepôt de données pour la création de rapports ERP ?
Les entrepôts de données améliorent l'évolutivité, garantissent l'exactitude des données, renforcent la sécurité et permettent de gagner du temps en centralisant et en nettoyant les données pour une veille économique et une prise de décision fiables.