Une équipe d'implantation ERP comprend généralement cinq rôles clés : des dirigeants qui défendent le projet et approuvent les décisions majeures, un gestionnaire de projet qui supervise la portée, le budget et l'échéancier, des utilisateurs finaux qui représentent chaque service, des membres techniques essentiels (habituellement du personnel des TI et des finances), et un partenaire d'implantation qui apporte expertise et orientation. Une équipe réussie requiert le soutien de la direction, une solide communication, une priorisation claire ainsi que des rôles et responsabilités bien définis dès le premier jour.
Si vous envisagez de faire appel à un partenaire pour la mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégré (PGI) dans le cadre de la croissance de votre entreprise, vous vous posez probablement toute une série de questions : coût, responsabilités de l'équipe, processus opérationnels, etc. Ne vous inquiétez pas, car nous allons répondre à toutes vos questions brûlantes sur les équipes de mise en œuvre.
Qu'est-ce qu'une équipe d’implantation d'ERP ?
Entreprendre un projet ERP requiert des compétences, de l'expérience et des connaissances approfondies. Toutefois, il est avant tout essentiel de disposer d'acteurs clés pour toute implantation d'un système ERP. La composition de votre équipe varie en fonction d'un certain nombre de facteurs : la taille de votre organisation, les attentes du projet et les personnalisations spécifiques.
L’équipe responsable de l’implantation de l’ERP doit se composer d’un représentant de chaque département de l’entreprise. Cela permettra aux membres de l’équipe de mieux comprendre et de s’adapter aux procédures opérationnelles actuelles. Lorsqu'il s'agit de trouver les bonnes personnes, recherchez celles qui excellent non seulement dans leur propre service, mais qui ont également une compréhension globale des buts et objectifs de l'entreprise.
Que fait une équipe d’implantation d'ERP ?
Les rôles et les responsabilités de l'équipe chargée de l’implantation du projet visent à garantir la réussite du projet et à gérer les éventuels problèmes en cours de route. Dès le début, lorsque les objectifs de l'entreprise sont discutés, et même après la mise en service de l'ERP, l'équipe d’implantation joue un rôle crucial dans l'obtention de résultats opérationnels.
Il est donc très important de constituer l'équipe idéale dès le départ, de manière à ce que toutes les parties prenantes aient la possibilité de fournir un retour d'information influent tout au long de chaque phase.
Il convient de noter qu'il existe de nombreux concurrents et que tous ne s'alignent pas sur votre vision de l'avenir de l'infrastructure de votre entreprise. Le choix d'un mauvais partenaire d’implantation est l'une des principales raisons pour lesquelles les mises en œuvre échouent. C'est pourquoi vous avez besoin d'un chef d'équipe ERP qui connaisse les besoins de votre entreprise et la meilleure façon d'intégrer votre nouvel ERP pour répondre à ces besoins.
Qui doit faire partie de l'équipe d’implantation d'un système ERP ?
Lorsqu'il s'agit de constituer une équipe d’implantation d'un système ERP, certaines personnes doivent être incluses. En règle générale, une équipe se compose d'un cadre, d'un chef de projet, d'un utilisateur final, de membres principaux et d'un partenaire d’implantation (si votre entreprise s'oriente dans cette direction). Examinons ci-dessous les rôles des utilisateurs dans l’implantation d'un système ERP.
1. Les cadres
Tout projet ERP réussi a besoin d'une équipe de direction engagée et motivée pour prendre les grandes décisions et répondre aux questions importantes. En tant que dirigeants de l'entreprise, les cadres doivent être prêts à adopter la nouvelle plate-forme ERP et à rester impliqués tout au long de la période d’implantation.
Selon la fonctionnalité de votre entreprise, le(s) dirigeant(s) sera(ont) le principal décideur et fournira(ont) des conseils sur la liste des besoins en matière d'ERP.
2. Les chefs de projet
Comme le prévoit leur rôle, les chefs de projet gèrent des projets. Leur capacité à communiquer et à superviser l'ensemble des objectifs et des processus de l'entreprise est fondamentale dans les phases d’implantation de l'ERP, en particulier après l’implantation du système.
L'une de ses principales responsabilités sera de diriger le projet en ce qui concerne le budget, les ressources, le champ d'application, etc. Ses conseils et son influence tout au long de l’implantation seront importants en cas d'incident ou de problème.
3. Utilisateurs finaux
Les utilisateurs finaux sont des représentants de leur département qui se font les champions de l'adoption d'une plateforme ERP au sein de l'organisation. Leurs solides compétences en matière de leadership et de communication seront essentielles lorsqu'il s'agira de relayer les préoccupations et d'aider les autres à comprendre le nouveau système. Leur expérience non technique mettra l'équipe au défi de savoir quelles questions poser au sujet de l’implantation de l'ERP.
Par exemple, un membre du département des ressources humaines serait un contributeur clé à la structure de l'équipe du projet ERP. Elle connaît souvent les obstacles que les employés rencontrent lorsqu'ils doivent faire face à des changements à l'échelle de l'entreprise.
4. Les membres principaux
Vos membres principaux devront être des experts techniques qui, dans ce cas, seront généralement des professionnels de l'informatique et de la finance. En tant que membres principaux, ils devront connaître ou apprendre certains aspects du système ERP. Ils soutiendront les processus d'entreprise et seront chargés de répondre aux besoins de l'entreprise et des utilisateurs en cas de problèmes techniques.
Votre équipe informatique devra comprendre et acquérir les compétences ou les connaissances nécessaires pour gérer le processus continu de maintenance de votre logiciel ERP. Des possibilités de formation supplémentaires peuvent également permettre à votre équipe informatique de se mettre à niveau pour mener à bien les tâches qui lui sont confiées dans le cadre de l'ERP.
Votre système ERP sera utilisé par le service financier de votre entreprise pour la planification et la budgétisation, la paie, etc. C'est donc un atout majeur que de faire participer au processus d'installation du logiciel les personnes qui l'utilisent réellement.
5. Partenaire d’implantation
Votre partenaire d'implémentation est choisi par vous pour représenter les besoins et les souhaits de votre entreprise tout au long du processus d'implantation de votre logiciel ERP. En tant que responsable de l’implantation de l'ERP au sein de votre équipe, votre partenaire vous fournira des instructions, un coaching et des conseils personnalisés.
Plus important encore, les partenaires d’implantation ont des dizaines d'années d'expérience dans l’implantation de l'ERP et savent comment s'attaquer à des problèmes complexes. Ils veilleront à ce que votre projet soit une réussite et aideront vos employés à maîtriser les subtilités du logiciel.
Si vous décidez de travailler avec un partenaire compétent pour l’implantation de l'ERP, il discutera avec vos spécialistes et tous les autres utilisateurs concernés de la nécessité d'une formation à l'ERP, afin de garantir une utilisation stratégique de la plate-forme.
Comment constituer une équipe idéale pour l’implantation d’un ERP ?
Chaque projet d’implantation a besoin de sa propre Ligue de justice. Maintenant que vous savez de quels super-héros vous avez besoin, vous pouvez commencer à la constituer.
Pour constituer l'équipe idéale, il faut :
1. Le soutien des dirigeants
Les dirigeants sont les principaux décideurs d'une entreprise et, lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre un système ERP, ce sont eux qui ont le plus d'influence. Il n'est donc pas surprenant que leur soutien soit nécessaire pour faire avancer le projet.
2. Une communication forte
La communication est essentielle tout au long du projet, du début à la fin. Le fait de disposer de la bonne équipe permet de s'assurer que les voix de tous les services sont entendues tout au long de l’implantation et que les besoins de chacun sont satisfaits.
3. L'établissement de priorités
Les chefs de projet et les cadres doivent donner le ton - pour s'assurer que les rôles et les responsabilités de l'équipe du projet ERP sont correctement répartis.
Lorsqu'il s'agit de tâches liées à l'ERP, il est important d'établir des priorités. Mettez à la disposition de votre équipe les ressources adéquates, externes ou internes, pour qu'elle dispose des connaissances et de l'expertise nécessaires à la préparation de l’implantation de l'ERP. Attribuez également des responsabilités spécifiques à chaque membre de l'équipe et continuez à communiquer tout au long du processus.
L’implantation d'un système ERP peut être extrêmement accablante. Veillez donc à apporter votre soutien et à limiter les tâches si quelqu'un se sent submergé par le travail.
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Foire aux questions
Combien de personnes devraient faire partie d'une équipe d'implantation ERP ?
La taille de l'équipe dépend de la portée du projet et de la taille de votre organisation. Les petites implantations peuvent compter 5 à 8 personnes clés, tandis que les déploiements multi-entités d'envergure peuvent impliquer 15 à plus de 30 parties prenantes, des dirigeants aux gestionnaires de projet, en passant par les responsables de service, le personnel technique et les ressources du partenaire d'implantation.
Qui dirige une implantation ERP ?
Le gestionnaire de projet dirige l'exécution au quotidien, tandis qu'un parrain à la direction dirige les décisions stratégiques et lève les obstacles. Si un partenaire d'implantation est engagé, il affecte généralement un consultant senior pour codiriger le projet aux côtés de votre gestionnaire de projet interne.
Que fait un gestionnaire de projet ERP ?
Un gestionnaire de projet ERP est responsable de la portée, du calendrier, du budget, de la gestion des risques et de la coordination de l'équipe tout au long de l'implantation. Il anime les réunions de statut, escalade les problèmes, gère les demandes de changement et veille à ce que les jalons soient atteints du lancement à la mise en service et au soutien après le lancement.
Ai-je besoin d'un partenaire d'implantation pour mon projet ERP ?
Pour la plupart des organisations, oui. Les partenaires d'implantation ERP apportent une méthodologie, une expertise sectorielle et une expérience propre à la plateforme que les équipes internes n'ont généralement pas. Se passer d'un partenaire est faisable pour de très petits déploiements, mais augmente considérablement le risque d'échec pour les projets du marché intermédiaire et de l'entreprise.
Quelle est la différence entre un consultant ERP et un partenaire d'implantation ?
Un consultant ERP est un expert individuel, tandis qu'un partenaire d'implantation est une firme qui fournit une équipe complète (consultants fonctionnels, développeurs techniques, gestionnaires de projet, formateurs) et une méthodologie éprouvée. Les partenaires d'implantation sont responsables des résultats du projet; les consultants individuels ne le sont généralement pas.
Combien de temps prend une implantation ERP ?
Les implantations vont de 3 à 6 mois pour les plus petites entreprises à 9 à plus de 18 mois pour les déploiements d'entreprise complexes et multi-entités. L'échéancier dépend du nombre d'intégrations, de la complexité de la migration des données, des besoins de personnalisation et de la disponibilité de l'équipe.