Tout ce que vous devez savoir sur les équipes de mise en œuvre ERP

Par: GURUS Solutions

 

Si vous envisagez de faire appel à un partenaire de mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégré (ERP) pour votre entreprise en pleine croissance, vous avez probablement toute une liste de questions : coût, responsabilités de l'équipe, processus d'affaires, etc. Pas de panique, nous allons répondre à toutes vos questions brûlantes concernant ces équipes.

Qu'est-ce qu'une équipe de mise en œuvre ERP ?

La mise en place d'un projet ERP requiert des compétences, de l'expérience et des connaissances approfondies. Cependant, il est avant tout essentiel de disposer des acteurs clés dans toute mise en œuvre d'un ERP. La composition de votre équipe varie en fonction d'un certain nombre de facteurs : la taille de votre entreprise, les objectifs du projet et les personnalisations spécifiques.

Au sein de votre équipe ERP, il doit y avoir un représentant de chacun des départements de votre entreprise pour aider les membres de l'équipe qui s’occupe de la mise en place de votre ERP à comprendre vos processus d'affaires actuels et à s'y adapter. Lorsqu'il s'agit de trouver les bonnes personnes, trouvez celles qui excellent non seulement dans leur propre département, mais qui ont également une compréhension globale des buts et objectifs de l'entreprise.

 

Que fait une équipe de mise en œuvre ERP ?

Les rôles et responsabilités de l'équipe de mise en œuvre du projet visent à garantir la réussite du projet et à gérer les éventuels contretemps en cours de route. Dès le début, lorsque les objectifs stratégiques sont discutés, et même après le déploiement de l'ERP, cette équipe est essentielle pour garantir des résultats opérationnels.

Il est donc très important de constituer l'équipe idéale dès le départ, de sorte que toutes les entités concernées aient la possibilité de fournir un retour d'information déterminant tout au long de chaque phase.

Il convient de noter que les concurrents sont nombreux et que tous ne partagent pas votre vision de l'avenir de l'infrastructure de votre entreprise. Le choix du mauvais partenaire de mise en œuvre est l'une des principales raisons de l'échec des mises en œuvre. C'est pourquoi vous avez besoin d'un chef d'équipe ERP qui connaît les besoins de votre entreprise et la meilleure façon d'intégrer votre nouvel ERP afin de répondre à ces besoins.

Qui doit faire partie de l’équipe de mise en œuvre ERP ?

Lorsqu'il s'agit de constituer une équipe de mise en place d’un projet ERP, il est indispensable que certaines personnes en fassent partie. En règle générale, une équipe se compose d'un dirigeant, d'un chef de projet, d'un utilisateur final, de collaborateurs clés et d'un partenaire de mise en œuvre (si votre entreprise va dans cette direction). Examinons ci-dessous les rôles des utilisateurs lors de l’implantation d’un ERP.

1. Dirigeants

La réussite d'un projet ERP repose sur une équipe de direction engagée et dévouée, capable de prendre facilement les grandes décisions et de répondre aux questions importantes. En tant que dirigeants de l'entreprise, les dirigeants doivent être prêts à adopter la nouvelle plateforme ERP et à rester impliqués tout au long de la période d’implantation.

Selon la fonctionnalité de votre entreprise, le ou les dirigeants seront les principaux décideurs et donneront des directives sur la liste des exigences de l'ERP.

2. Chefs de projet

Comme le prévoit leur rôle, les chefs de projet gèrent les projets. Leur capacité à communiquer et à superviser tous les objectifs et processus d'affaires est fondamentale dans les phases d’implantation d'un ERP, surtout après la mise en service du système.

L'une de leurs principales responsabilités sera de diriger le projet en tenant compte du budget, des ressources, de la portée, etc. Leurs consignes et leur influence tout au long de la mise en œuvre seront importantes en cas d'imprévus ou de problèmes.

3. Utilisateurs finaux

Les utilisateurs finaux sont des représentants de leurs départements qui soutiennent l’adoption d’une plateforme ERP au sein de l’organisation. Leurs solides compétences en matière de leadership et de communication seront essentielles lorsqu'il s'agira de relayer les préoccupations et d'aider les autres à comprendre le nouveau système. Leur formation non technique mettra l'équipe au défi de savoir quelles questions poser au sujet de l’implantation de l'ERP.

Par exemple, un membre du département des ressources humaines pourrait être un collaborateur clé de la structure de l'équipe du projet ERP. Ces personnes sont souvent au courant des obstacles que les employés rencontrent lorsqu'ils doivent faire face à des changements à l'échelle de l'entreprise.

4. Collaborateurs clés

Vos principaux collaborateurs devront être des experts techniques qui, dans ce cas, seront généralement des professionnels de l'informatique et des finances. En tant que tel, ils devront connaître ou apprendre certains aspects du système ERP. Ils soutiendront les processus d'affaires et seront chargés de répondre aux besoins de l'entreprise et aux utilisateurs ayant des problèmes techniques.

Votre équipe informatique aura besoin de comprendre et d’acquérir les compétences ou les connaissances nécessaires pour gérer les processus de maintenance de votre logiciel ERP. Des possibilités de formation supplémentaires permettront également à votre équipe informatique de se mettre à niveau pour faire face aux tâches ERP qui lui sont confiées.

Votre système ERP sera utilisé par le service financier de votre entreprise pour la planification et la budgétisation, la gestion des salaires, etc. C'est donc un véritable atout que de faire participer les personnes qui utilisent réellement le logiciel au processus d'installation de celui-ci.

5. Partenaire de mise en oeuvre

Vous sélectionnez votre partenaire de mise en œuvre pour représenter les besoins et les souhaits de votre entreprise tout au long du processus de déploiement de votre logiciel ERP. En tant que responsable de la mise en place de l'ERP dans votre équipe, votre partenaire vous fournira des instructions, un encadrement et des conseils personnalisés.

Plus important encore, les partenaires de mise en œuvre ont des dizaines d'années d'expérience en la matière et savent comment aborder les questions complexes. Ils veilleront à ce que votre projet soit une réussite et aideront vos employés à maîtriser les subtilités du logiciel.

Si vous décidez de travailler avec un partenaire de mise en œuvre ERP compétent, il discutera de la nécessité d'une formation ERP avec vos spécialistes, et tout autre utilisateur requis, afin de garantir une utilisation stratégique de la plateforme.

Comment constituer la parfaite équipe de mise en œuvre ?

Chaque projet d’implantation ERP a besoin de sa propre Justice League. Et maintenant que vous savez de quels super-héros vous avez besoin, vous pouvez commencer à former votre équipe.

Pour cela, il vous faut :

1. Le soutien des dirigeants

Les dirigeants sont les principaux décideurs d'une entreprise, et lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre un système ERP, ce sont eux qui ont le plus d'influence. Il n'est donc pas surprenant que leur soutien soit nécessaire pour faire avancer le projet.

2. Une communication solide

La communication est essentielle tout au long du projet, du début à la fin. Disposer de la bonne équipe permet de s'assurer que les voix de tous les départements seront entendues tout au long de la mise en œuvre et que les besoins de chacun seront satisfaits.

3. Établir des priorités

Les chefs de projet et les exécutifs doivent donner le ton - pour veiller à ce que les rôles et les responsabilités de l'équipe du projet ERP soient correctement répartis.

Lorsqu'il s'agit de tâches liées à l'ERP, il est important d'établir des priorités. Fournissez à votre équipe les bonnes ressources, externes ou internes, afin qu'elle dispose des connaissances et de l'expertise nécessaires pour préparer la mise en œuvre de l'ERP. Attribuez également des responsabilités spécifiques à chaque membre de l'équipe et continuez à communiquer tout au long du processus.

L’implantation d'un système ERP peut s'avérer extrêmement lourde. Veillez donc à prévoir un soutien et à limiter les tâches si quelqu'un a le sentiment d'être submergé de travail.

4. Des rôles et responsabilités

Après avoir constitué votre équipe ERP, n'oubliez pas de dresser la liste des tâches de chacun en fonction de son expertise, de son expérience et du temps qui lui est imparti.

Les rôles et responsabilités clés peuvent être définis comme étant tout ce qui va de la définition des processus à la formation des utilisateurs finaux. Savoir qui doit faire quoi dès le début permet d’éviter toute confusion en cours de route.

Comme nous l'avons mentionné plus haut, il est essentiel d'avoir le bon partenaire de mise en œuvre. Votre partenaire vous fournira les ressources dont vous avez besoin - pour l'analyse commerciale, l’implantation, la migration des données, la personnalisation, la formation et le support.

 

GURUS est votre partenaire de mise en oeuvre

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