L'exploitation du potentiel de vastes réserves de données est un aspect crucial pour les entreprises qui cherchent à analyser les performances, à identifier les opportunités de croissance et à améliorer l'expérience des clients. Dans le domaine de NetSuite, disposer des bons outils pour extraire, présenter et analyser les données commerciales en temps réel est essentiel pour procéder à des ajustements opérationnels susceptibles d'avoir un impact positif sur le résultat net.
Pour les utilisateurs de NetSuite, deux outils fondamentaux d'extraction de données et de création de rapports sont facilement accessibles: les recherches enregistrées et les rapports. Bien qu'ils servent tous deux à l'analyse des données, il est essentiel de comprendre les différences entre eux pour une utilisation optimale.
Mais quel est le meilleur outil pour vous? De quelle fonction NetSuite avez-vous besoin?
Continuez à lire pour découvrir les différences, les considérations à prendre en compte avant de choisir l'un ou l'autre, les pièges courants et les questions fréquemment posées concernant les recherches et les rapports enregistrés dans NetSuite.
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Comparaison entre les rapports NetSuite et les recherches enregistrées
Les recherches enregistrées fonctionnent comme des requêtes dynamiques et personnalisables dans la base de données de NetSuite, permettant aux utilisateurs d'identifier des ensembles de données spécifiques adaptés à leurs besoins. Ces recherches offrent une grande flexibilité, permettant aux utilisateurs de filtrer, de trier et de regrouper les données de diverses manières.
Les recherches enregistrées se distinguent par leur fonctionnalité avancée, permettant aux utilisateurs d'employer des formules complexes, des jointures et des types de résumé pour une analyse approfondie et une prise de décision stratégique. En outre, l'exportation des résultats dans des formats tels que CSV ou Excel renforce l'utilité des recherches enregistrées, en facilitant l'intégration transparente avec des outils et des systèmes externes.
En revanche, les rapports de NetSuite offrent une approche structurée de la présentation des données, caractérisée par des modèles prédéfinis et des mises en page standardisées. Bien que les rapports ne disposent pas des options de personnalisation étendues des recherches enregistrées, ils excellent dans la fourniture d'informations résumées dans un format clair et digeste.
En outre, les rapports offrent la commodité d'une livraison programmée, ce qui permet aux utilisateurs d'automatiser la génération et la diffusion d'informations essentielles aux parties prenantes concernées, rationalisant ainsi la communication au sein des organisations.
Vous vous demandez peut-être quand vous pouvez choisir une recherche enregistrée plutôt qu'un rapport ou vice versa. Voici quelques éléments à prendre en compte pour choisir l'un plutôt que l'autre:
Besoin de personnalisation
Les recherches enregistrées offrent plus de flexibilité et d'options de personnalisation pour les utilisateurs qui ont besoin de manipuler et de filtrer des données complexes.
Modèles standardisés
Les rapports sont idéaux pour les utilisateurs qui recherchent des modèles et des mises en page standardisés pour les besoins courants de l'entreprise.
Facilité d'utilisation
Les rapports offrent une interface conviviale et une présentation claire des données, ce qui les rend adaptés aux utilisateurs ayant différents niveaux d'expertise technique.
Surligner les données
Les recherches enregistrées permettent de mettre en évidence les données répondant à des critères spécifiques, ce qui convient aux utilisateurs qui ont besoin d'identifier des valeurs aberrantes ou des tendances.
Erreurs courantes lors de la création de recherches enregistrées
Sélection d'un type de recherche incorrect
Le type de recherche est l'enregistrement NetSuite spécifique, tel que l'article, le fournisseur ou la transaction, sur lequel la recherche sera basée. Le choix de l'enregistrement approprié détermine quels champs peuvent être recherchés ou inclus dans les résultats de la recherche.
Définition incorrecte des critères
Les critères de recherche enregistrés servent à filtrer les résultats afin d'inclure ou d'exclure les critères spécifiés. L'utilisation d'un nombre excessif de filtres peut exclure des enregistrements pertinents, tandis que l'utilisation d'un nombre insuffisant de filtres peut produire un nombre excessif de résultats, entraînant un dépassement du délai d'exécution de la recherche enregistrée.
Utilisation d'une syntaxe incorrecte
NetSuite affiche le message "ERREUR: Expression non valide" dans la colonne de la recherche enregistrée où une formule incorrecte a été saisie.
Spécification d'une audience incorrecte
Lorsque l'on définit la visibilité d'une recherche enregistrée, il est essentiel de tenir compte du fait que si l'on définit l'audience au niveau de l'employé individuel, son remplaçant n'aura pas accès à l'enregistrement de la recherche enregistrée s'il quitte l'organisation.
Absence de sauvegarde de la recherche
Les utilisateurs prévoient souvent un aperçu d'une recherche enregistrée lors de sa création afin de vérifier les résultats de la recherche enregistrée. En cas d'erreur dans la recherche enregistrée, la prévisualisation de la recherche enregistrée renvoie une erreur et toutes les données associées à la recherche enregistrée sont perdues.
Erreurs courantes lors de la création d'un rapport
1. Les rapports natifs ont des modèles qui peuvent être utilisés comme point de départ pour de nouveaux rapports. Ne pas utiliser ces modèles peut entraîner des pertes de temps et des efforts inutiles.
2. Les utilisateurs qui ne sont pas familiarisés avec le générateur de rapports de NetSuite peuvent avoir besoin de plus de temps pour apprendre les fonctionnalités avant de pouvoir créer un rapport.
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