Fluage portée. Faisons-nous référence à des changements qui se cachent au coin de la rue, essayant de vous surprendre? Eh bien, en quelque sorte!
En gestion de projet, lorsque nous parlons de «portée», nous faisons référence au travail convenu qui doit être réalisé dans le cadre d'un certain mandat (ou projet). Une dérive de la portée se produit lorsque des changements s'infiltrent dans le projet en plus des livrables d'origine, sans qu'aucune partie impliquée ne prenne en compte les impacts que cela aura sur le temps, le budget ou même les ressources.
Cependant, vous pourriez penser: «Attendez; faire du travail supplémentaire en douce sous le radar? Qu’y a-t-il de si grave à cela?»
Examinons de plus près la dérive de la portée et ce que cela pourrait signifier pour vous et votre projet.
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Causes du Scope Creep
Il y a toujours deux côtés à chaque histoire. Voici ce que nous constatons fréquemment en ce qui concerne la dérive de la portée:
Et d’une manière générale, le changement, c’est bien ! Après tout, le changement est la raison pour laquelle vous exécutez un projet ou mettez en œuvre un nouveau système.
Les problèmes liés à la dérive de la portée et à l'évolution rapide se produisent lorsque les changements apportés ignorent les autres piliers de votre projet (à savoir le temps et le budget, où la qualité en souffre).
Lorsque de nouveaux changements sont apportés, cela peut sembler une victoire rapide d'intégrer un des changements, peut-être deux, peut-être trois... mais avant que vous vous en rendiez compte, tous ces changements sournois ont fait leur chemin dans le projet! Le projet est-il toujours en bonne voie? Le projet respecte-t-il toujours le budget?
Le problème avec la dérive de la portée est qu'il devient de plus en plus difficile (du côté du client et de la livraison) de gérer les conséquences de l'autorisation de tous ces changements. Désormais, en tant que client, vous n'êtes pas satisfait car «comment pourrais-je savoir que le projet n'était pas sur la bonne voie?» et du côté de la livraison, votre équipe est surmenée à essayer de s'occuper des moindres détails.
Alors, comment l’arrêter, ou mieux le gérer?
Gérer le Scope Creep
Suivi des changements
Tout au long d'un projet, il est inestimable de garder une trace d'un registre des demandes de changement ou d'un suivi des demandes de changement. Ce type de document n’a pas besoin d’être compliqué, mais aidera l’équipe de projet et le client à mieux comprendre quels sont les impacts des changements.
Il peut sembler fastidieux de suivre chaque demande qui arrive, surtout lorsque «c'est tellement rapide, pouvons-nous l'ajouter?» Mais une tâche peut rapidement se transformer en vingt tâches, et avant que vous vous en rendiez compte, elle est déjà hors de contrôle.
Le client et l'équipe de projet doivent travailler ensemble pour déterminer avec quel seuil vous êtes tous les deux à l'aise (c'est-à-dire suivre formellement les tâches sur un certain nombre d'heures à mettre en œuvre, ou avec certains types d'impact).
Gérer le déplacement rapide
Il peut parfois être tentant de simplement «lancer le projet» et de décider quelle en sera la portée plus tard. Dans un monde en évolution rapide, cela devient encore plus évident. Cependant, les coûts et les avantages doivent être pris en compte:
- Êtes-vous prêt à vous lancer dans un projet sans savoir combien vous allez dépenser ni ce que vous allez obtenir?
- Combien de temps représente trop de temps passé à définir les exigences? (gardez un œil sur notre prochain article sur la façon de réussir une évaluation)
Pour être compétitif dans des mondes en évolution rapide, une approche souvent négligée pour gérer la dérive du périmètre consiste à approcher de manière itérative votre projet et ses exigences.
Au lieu de chercher à avoir toutes les cloches et tous les sifflets (dont beaucoup, dont vous ne savez peut-être même pas qu'ils existent ou sont possibles), commencez par un petit ensemble d'objectifs bien définis, et une fois ceux-ci terminés, demandez des commentaires sur la façon dont vous pouvez améliorer par rapport à l’état actuel des choses et utiliser les commentaires comme moteur pour de nouvelles exigences.
Responsabilités et implication
Toutes les personnes impliquées dans le projet doivent être parfaitement conscientes de leurs livrables. Si une nouvelle demande ou idée arrive, vous devez suivre quelques étapes :
1. La direction du projet et les parties prenantes côté client sont-elles conscientes?
- Les chefs de projet sont les gardiens de la dérive du périmètre, mais ils ne peuvent remplir ce rôle que s’ils en sont informés!
- Les parties prenantes du client doivent être informées des changements, afin de pouvoir les approuver (ou les rejeter).
2. La nouvelle demande est-elle bien définie?
- Il est essentiel que le client soit impliqué dans la définition de sa demande; l'équipe de réalisation du projet peut certainement aider ici, mais en fin de compte, les changements doivent être pilotés par les parties prenantes côté client.
3. Le changement correspond-il aux buts et objectifs?
- Si oui, évaluez-la comme une demande de modification. Si non, envisagez de le suivre dans un backlog pour une phase future
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